ผู้ประสานงานข้อเสนอเป็นตำแหน่งสำคัญใน บริษัท ขายหลายแห่ง หน้าที่รวมถึงการรวบรวมข้อมูลจากผู้มีส่วนร่วมที่หลากหลายในหลาย ๆ แผนกหรือหน้าที่การทำงานการจัดรูปแบบข้อเสนอตามข้อกำหนดในการส่งการติดตามกำหนดเวลาและการติดตามสถานะของข้อเสนอที่ส่งมา ผู้ประสานงานข้อเสนออาจจะอุทิศให้กับงานใน บริษัท ขนาดใหญ่หรือใน บริษัท ขนาดเล็กอาจมีฟังก์ชั่นเพิ่มเติม ผู้ประสานงานมักเป็นสมาชิกของทีมขาย แต่อาจเป็นส่วนหนึ่งของแผนกการตลาดหรือพัฒนาธุรกิจ
บริษัท ใด ๆ ที่ขายบางอย่างไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์หรือบริการจะต้องเขียนข้อเสนอ นี่อาจเป็นการตอบสนองต่อคำขอราคาหรืออาจเป็นความพยายามเชิงรุกในการหารายได้ทางธุรกิจ ข้อเสนอบางข้อนั้นค่อนข้างง่ายและมีเพียงข้อมูลพื้นฐานเช่นรายการสิ่งที่ส่งมอบข้อกำหนดและราคา ข้อเสนออื่น ๆ โดยเฉพาะงานที่มีขนาดใหญ่และซับซ้อนนั้นค่อนข้างยาวและต้องการการรวบรวมข้อมูลจำนวนมาก
โดยไม่คำนึงถึงระดับความซับซ้อนแต่ละข้อเสนอจะต้องได้รับการพัฒนาก่อนที่จะนำเสนอต่อลูกค้า นี่คือที่ที่ผู้ประสานงานข้อเสนอเข้ามางานของเขาคือการตรวจสอบข้อกำหนดของข้อเสนอแต่ละข้อและพัฒนาเอกสารที่ตรงตามเกณฑ์ทั้งหมดเหล่านั้น
หนึ่งในหน้าที่หลักของผู้ประสานงานข้อเสนอคือการกำหนดราคา ซึ่งอาจรวมถึงการคำนวณราคาสินค้าและบริการภาษีค่าจัดส่งและอีกมากมาย ในกรณีส่วนใหญ่ผู้ประสานงานจะไม่รับผิดชอบในการสร้างการกำหนดราคาหรือการกำหนดมาร์กอัป แต่มีหน้าที่รับผิดชอบค่อนข้างมากในการรับข้อมูลการกำหนดราคาจากฝ่ายที่เหมาะสมหรือฝ่ายต่างๆ
ข้อมูลประเภทอื่น ๆ จะต้องอยู่ในข้อเสนอบางอย่างด้วย เมื่อตอบสนองต่อคำขอเสนอราคาตัวอย่างเช่นข้อเสนอจะต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่ระบุโดยคำขอนั้น ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการจัดอันดับเครดิตการใช้ผู้รับเหมาช่วงและการอ้างอิง การเสนอราคาอาจต้องมีเอกสารประกอบเช่นหลักฐานการประกันมาพร้อมกับการเสนอราคาตอบ ผู้ประสานงานข้อเสนอจะรับผิดชอบในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจากด้านต่าง ๆ เช่นการบัญชีการบริหารความเสี่ยงการปฏิบัติงานและการจัดซื้อเพื่อพัฒนาเอกสารตอบรับการเสนอราคา
ในหลายกรณีผู้ประสานงานข้อเสนอมีหน้าที่ในการจัดการกรอบเวลาข้อเสนอ ซึ่งอาจรวมถึงการเตือนผู้มีส่วนร่วมเมื่อถึงกำหนดข้อมูลและติดตามเมื่อไม่ได้รับข้อมูล นอกจากนี้ยังหมายถึงการทำให้มั่นใจว่าข้อเสนอจะถูกส่งภายในวันที่กำหนด ผู้ประสานงานข้อเสนอบางคนยังติดตามข้อเสนอที่ส่งมาและเอกสารที่ยอมรับและถูกปฏิเสธ
