ผู้ช่วยจัดซื้อคือบุคคลที่ทำงานในแผนกจัดซื้อของธุรกิจหรือสถานประกอบการค้าปลีก บุคคลนี้อาจช่วยผู้ซื้ออาวุโสหรือผู้ซื้อในการตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่จะซื้อแม้ว่าผู้ช่วยการจัดซื้อส่วนใหญ่จะทำงานได้มากขึ้นในด้านการบริหารและการป้อนข้อมูลของสิ่งต่าง ๆ บางคนจะทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อระหว่างแผนกจัดซื้อและผู้ผลิตหรือธุรกิจที่ซื้อสินค้า เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนที่ต้องการทำงานเป็นผู้ช่วยในการจัดซื้อเพื่อให้มีความใส่ใจในรายละเอียดและความสามารถในการเข้าใจรายงานที่ซับซ้อนคำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้
โดยทั่วไปจะมีข้อกำหนดการศึกษาเฉพาะจำนวนไม่มากนักที่จะเป็นผู้ช่วยในการจัดซื้อ คนส่วนใหญ่จะมีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาอย่างน้อยและอาจเป็นผู้ร่วมงานหรือปริญญาตรีด้านธุรกิจหรือการบัญชีถึงแม้ว่าธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ต้องการสิ่งนี้และยินดีที่จะให้การฝึกอบรมภาคปฏิบัติสำหรับตำแหน่งงานระดับนี้ ผู้ที่ต้องการทำงานในฐานะผู้ซื้อหรือผู้ซื้อในที่สุดมักจะเริ่มต้นที่นี่ในฐานะผู้ช่วยจัดซื้อและพยายามหาทางทำงานหลังจากไม่กี่เดือนหรือหลายปีในตำแหน่งทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจ
งานธุรการและการป้อนข้อมูลมักเป็นงานที่สำคัญที่สุดของผู้ช่วยจัดซื้อ เมื่อผู้ซื้อระดับสูงตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่จะซื้อให้กับ บริษัท และเมื่อใดข้อมูลนี้อาจถูกส่งไปยังผู้ช่วยการจัดซื้อที่รับผิดชอบในการร่างคำสั่งซื้อและอาจวางไว้ ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องใส่ใจในรายละเอียดอย่างดีเยี่ยมเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีราคาแพง ผู้ช่วยอาจรับผิดชอบในการจัดทำรายงานการจัดซื้อโดยละเอียดและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดเตรียมและแจกจ่ายใบแจ้งหนี้ตามต้องการ
นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ช่วยในการจัดซื้อเพื่อให้สามารถให้บริการลูกค้าที่ดีเนื่องจากเขาหรือเธออาจเป็นผู้ที่ได้รับการติดต่อจากผู้ผลิตหรือผู้รับเหมาภายนอก แม้ว่าผู้บังคับบัญชาของเขาหรือเธอจะเป็นคนวาดสัญญาผู้ช่วยอาจเป็นคนส่งพวกเขาและสร้างความมั่นใจว่าพวกเขาจะเสร็จสมบูรณ์และลงนามอย่างถูกต้องดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาความสัมพันธ์เชิงบวกกับผู้ผลิตหรือผู้รับเหมา นอกเหนือจากงานปกติเหล่านี้ผู้ช่วยจัดซื้ออาจต้องให้การสนับสนุนสำนักงานทั่วไปเช่นการตอบรับโทรศัพท์การยื่นและการใช้งานเทคโนโลยีสำนักงานต่าง ๆ เช่นเครื่องแฟกซ์
