หัวหน้างานจัดซื้อเป็นผู้จัดการประเภทหนึ่งที่รับผิดชอบกลุ่มการจัดซื้อ ในส่วนของงานผู้บังคับบัญชาฝ่ายจัดซื้อสนับสนุนการดำเนินธุรกิจโดยการทบทวนใบขอเสนอซื้ออนุมัติผลต่างราคาซื้อและควบคุมต้นทุนส่วนเกินและล้าสมัย หากหัวหน้างานจัดซื้อมีการจ้างงานโดยโรงงานผลิตเขาจะต้องรับผิดชอบในการทำงานร่วมกับการจัดการโปรแกรมและกำหนดเวลาการผลิตเพื่อกำหนดว่าวัสดุจะพร้อมใช้งานสำหรับการดำเนินงานเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์หรือไม่
ใบขอเสนอซื้อเป็นคำขอซื้อผลิตภัณฑ์เพื่อรองรับคำสั่งซื้อของลูกค้า หัวหน้างานจัดซื้อตรวจสอบใบขอเสนอซื้อและกำหนดสิ่งที่จะต้องสั่งซื้อ รายการสั่งซื้อจริงดำเนินการโดยผู้ซื้อที่ทำงานให้กับหัวหน้างานจัดซื้อ โดยทั่วไปใบขอเสนอซื้อเหล่านี้จะเป็นผลลัพธ์ของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ก่อนที่จะอนุญาตให้ผู้ซื้อทำการสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์ผู้ควบคุมการจัดซื้อจะพบกับสมาชิกของเจ้าหน้าที่จัดการเพื่อยืนยันว่าความต้องการสั่งซื้อของลูกค้าและกำลังการผลิตของโรงงานเพียงพอที่จะรองรับคำสั่งซื้อเหล่านี้
ผลต่างราคาซื้อ (PPV) เป็นผลมาจากราคาต่อหน่วยที่เสนอราคาสูงกว่าราคาต่อหน่วยมาตรฐานที่โหลดในระบบ ERP PPV ที่ไม่พึงประสงค์อาจทำให้ บริษัท ทำกำไรน้อยลงดังนั้นหัวหน้างานจัดซื้อจะต้องตรวจสอบ PPV ที่ไม่พึงประสงค์ใด ๆ เพื่อหาสาเหตุ หากสาเหตุเกิดจากปัญหาที่ลูกค้าชักนำเช่นคำขอในระยะเวลารอคอยสินค้าหรือปริมาณที่น้อยกว่าที่กำหนดไว้ในตอนแรกผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะส่งคำขอไปยังผู้จัดการโปรแกรมเพื่อรับ PPV ที่กู้คืนจากลูกค้า หากสาเหตุเกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดของผู้ซื้อหรือปัญหาอื่น ๆ ที่ไม่ได้เกิดจากลูกค้าหัวหน้างานฝ่ายจัดซื้อจะทำการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงและจัดให้มีการฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือการปรับปรุงกระบวนการตามที่จำเป็นเพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อยังรับผิดชอบในการควบคุมต้นทุนส่วนเกินและล้าสมัย ส่วนเกินคือปริมาณของวัสดุที่ บริษัท เป็นเจ้าของซึ่งมากกว่าความต้องการของลูกค้า ล้าสมัยหมายถึงวัสดุใด ๆ ที่มีความต้องการเป็นศูนย์จึงไม่ใช้ หัวหน้างานฝ่ายจัดซื้อจะทำการตรวจสอบวัสดุและสั่งรายละเอียดวัสดุเป็นระยะ ๆ
ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงความต้องการจากลูกค้าทำให้วัสดุมีจำนวนเกินผู้ควบคุมการจัดซื้อจะทำงานร่วมกับผู้ซื้อและพยายามส่งคืนส่วนที่เกินไปยังซัพพลายเออร์เดิม หลังจากดำเนินการตรวจสอบสถานะตามปกติวัสดุใด ๆ ที่ยังคงค้างอยู่จะถูกส่งในการเรียกร้องส่วนเกินจากลูกค้าเพื่อชำระเงิน วัสดุที่ล้าสมัยมักเกิดจากการเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรมซึ่งอาจลบส่วนประกอบเฉพาะออกจากรายการวัสดุ แผนกจัดซื้อจะพยายามคืนชิ้นส่วนหรือหาวิธีอื่นในการใช้งาน หากไม่สำเร็จจะมีการส่งการเรียกร้องที่ล้าสมัยไปยังลูกค้า
