ผู้ประสานงานบันทึกทำอะไร?

ผู้ประสานงานระเบียนคือบุคคลที่จัดระเบียบและจัดการไฟล์กระดาษไฟล์อิเล็กทรอนิกส์หรือทั้งสองอย่างโดยทั่วไปแล้วบุคคลเหล่านี้จะได้รับการว่าจ้างจากสถาบันรัฐบาลมหาวิทยาลัยหรือสถานพยาบาลในการปฏิบัติงานนี้อย่างมีประสิทธิภาพผู้ประสานงานบันทึกจะต้องมีการจัดระเบียบอย่างมากและรักษาความลับหน้าที่งานทั่วไปบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งนี้รวมถึงแบบฟอร์มการยื่นการเข้าถึงแบบฟอร์มสำหรับบุคคลผู้กำกับดูแลผู้ใต้บังคับบัญชาการได้รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับรายงานและการสร้างรายงาน

แบบฟอร์มการยื่นเป็นประจำเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบพื้นฐานที่สุดของผู้ประสานงานบันทึกทุกครั้งที่ต้องมีการเก็บถาวรแบบฟอร์มขึ้นอยู่กับเขาเพื่อจัดประเภทและวางไว้ในจุดที่เหมาะสมหน้าที่นี้ต้องการผู้ประสานงานบันทึกที่จะจัดระเบียบและมีความรู้อย่างละเอียดเกี่ยวกับบันทึกที่เขาเก็บไว้นอกจากนี้เขาจะต้องจัดระเบียบระเบียนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกรูปแบบอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องในบางกรณีเขาอาจต้องทำลายบันทึกบางอย่างเช่นเอกสารทางกฎหมายหลังจากระยะเวลาที่กำหนด

การเข้าถึงบันทึกสำหรับบุคคลนั้นเป็นส่วนใหญ่ของงานนี้ตัวอย่างเช่นหากเขาทำงานในมหาวิทยาลัยเขาอาจต้องค้นหาบันทึกของนักเรียนเพื่อรวบรวมข้อมูลหากเขาทำงานในสถาบันของรัฐเขาอาจต้องเข้าถึงเอกสารทางกฎหมายแง่มุมของงานนี้ต้องมีการรักษาความลับอย่างสมบูรณ์ดังนั้นจึงมีความสำคัญที่ผู้ประสานงานบันทึกไม่ได้แบ่งปันข้อมูลกับบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตใด ๆในแผนกเล็ก ๆ เขาอาจดูแลพนักงานเพียงไม่กี่คนเท่านั้นในคนที่มีขนาดใหญ่กว่าเขาอาจมีพนักงานที่มีขนาดใหญ่พอสมควรที่ช่วยในการรักษาบันทึกที่ถูกต้องและเป็นระเบียบองค์ประกอบของงานนี้เรียกร้องให้บุคคลที่มีทักษะความเป็นผู้นำที่ดีและความสามารถในการดูแลแผนก

อีกส่วนหนึ่งของการเป็นผู้ประสานงานบันทึกเกี่ยวข้องกับการได้รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับรายงานตัวอย่างเช่นหากเขาทำงานให้กับสถาบันของรัฐเขาอาจต้องค้นหาข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานงบประมาณการปฏิบัตินี้เกี่ยวข้องกับการค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องและแยกข้อมูลที่จำเป็นในบางครั้งข้อมูลการสะสมอาจน่าเบื่อและใช้เวลานานหากมีเอกสารจำนวนมากที่เกี่ยวข้อง

นอกจากนี้ผู้ประสานงานการบันทึกจะต้องสร้างรายงานหลังจากพบข้อมูลที่จำเป็นในกรณีส่วนใหญ่สิ่งนี้ต้องการให้เขาป้อนข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์หลังจากนั้นเขาจะพิมพ์แผนภูมิหรือกราฟที่อธิบายแนวโน้มข้อมูลเมื่อเขาได้รับแผนภูมิหรือกราฟเขามักจะแบ่งปันข้อมูลกับบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งตัวต่อตัวหรือโดยการติดต่อทางออนไลน์