เลขานุการทำอะไร?

เลขานุการสามารถมีหน้าที่ได้หลากหลายขึ้นอยู่กับสถานที่ทำงานของพวกเขา แต่โดยทั่วไปแล้วพวกเขามีหน้าที่ดูแลสำนักงานอย่างราบรื่นโดยการผสมผสานระหว่างงานด้านการบริหารและการจัดการระดับต่ำผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มักจะตอบโทรศัพท์และการติดต่อทางอีเมลและจัดการระบบการยื่นพวกเขาอาจจัดเรียงจดหมายจัดประชุมและประสานงานการสื่อสารระหว่างสำนักงานในกรณีส่วนใหญ่งานนี้ถือว่าเป็น“ ระดับเริ่มต้น” ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องมีทักษะพิเศษหรือคุณสมบัติการศึกษาเพื่อความสำเร็จเหมือนกันมักจะมีที่ว่างสำหรับความก้าวหน้าผู้ที่มีศักยภาพหรือประสบการณ์จำนวนมากมักพบว่าตัวเองกำลังทำงานเพื่องานที่มีชื่อเสียงมากขึ้นด้วยการจ่ายเงินที่สูงขึ้นและสูงขึ้น

ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบเสมียนและงานผู้ช่วยส่วนตัวมักจะรวมอยู่ในร่มนี้ตำแหน่งทั้งหมดเหล่านี้เป็นการบริหารและมักจะเป็นศูนย์กลางในการจัดการเอกสารและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หนึ่งในข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือระดับรัฐบาลหรือ“ เลขานุการ” อย่างเป็นทางการอื่น ๆ เช่นเลขานุการกลาโหมหรือเลขานุการกระทรวงการคลังแม้ว่าชื่อเหล่านี้อาจแนะนำฟังก์ชั่นระดับต่ำอย่างหมดจด แต่เจ้าหน้าที่ในบทบาทเหล่านี้มักจะอยู่ในระดับที่ค่อนข้างสูง

ทักษะเสมียน

การจัดการสำนักงานเป็นหนึ่งในงานเลขานุการที่สำคัญที่สุดงานหมวดหมู่นี้อาจค่อนข้างกว้าง แต่เกือบจะเกี่ยวข้องกับหน้าที่ด้านการบริหารและเสมียนเลขานุการมักจัดการเอกสารสำนักงานซึ่งรวมถึงการส่งและรับจดหมายการสร้างและการจัดระเบียบระบบการจัดเก็บและการจัดการจดหมายโต้ตอบในการตั้งค่าส่วนใหญ่ทักษะการประมวลผลคอมพิวเตอร์และคำเป็นสิ่งจำเป็น

การรับสายโทรศัพท์ก็เป็นส่วนสำคัญของงานในสถานที่ส่วนใหญ่เลขานุการมักจะเป็นลูกค้าคนแรกและลูกค้าจะพูดคุยกับเมื่อพูดโทรศัพท์ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องมีมารยาทที่ดีและท่าทางที่สุภาพโดยทั่วไปแล้วผู้เชี่ยวชาญจะต้องแสดงไหวพริบอย่างมากเมื่อรับข้อความวางผู้โทรเข้าพักหรือตอบคำถามพื้นฐาน

การจัดตารางเวลาและปฏิทิน

ในหลาย ๆ การตั้งค่าบุคลากรด้านการบริหารมีหน้าที่จัดการปฏิทินสำนักงานเช่นเดียวกับปฏิทินพนักงานรายบุคคลพวกเขามักจะรับผิดชอบในการจัดตารางการประชุมและการนัดหมายและเฝ้าดูความขัดแย้งและหนังสือสองเล่มงานนี้เด่นชัดโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานที่ต่าง ๆ เช่นการแพทย์ที่ผู้ป่วยเรียกร้องให้มีการนัดหมายอยู่ตลอดเวลา แต่สามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่พนักงานระดับสูงกว่านั้น“ เป็นที่ต้องการ”แม้ว่ามันจะเป็นเพียงเรื่องของการจัดตารางเวลาการประชุมอาหารกลางวันหรือจัดจองอาหารค่ำ แต่เลขานุการมักจะเป็นผู้บริหารและผู้จัดการคนแรกที่หันไปขอความช่วยเหลือ

หน้าที่การจัดการ

นอกเหนือจากการมีทักษะด้านเสมียนแล้วเจ้าหน้าที่บริหารจะต้องเป็นผู้จัดการของเวลาและผู้คนพวกเขาจะต้องคาดการณ์ความต้องการของบุคลากรสำนักงานแก้ปัญหาภายในอย่างรวดเร็วและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อประสานงานและนำคนที่แตกต่างมารวมกันทักษะคนที่ยอดเยี่ยมมีความสำคัญมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการจัดการผู้บริหารและพนักงานที่สำคัญอื่น ๆงานจำนวนมากอาจเป็น“ เบื้องหลัง” กับเลขานุการคาดการณ์ความต้องการและความต้องการของผู้บังคับบัญชาก่อนที่จะมีการร้องขอ

ตำแหน่งในลำดับชั้นของพนักงาน

ในสำนักงานส่วนใหญ่ใกล้ด้านล่างของคำสั่งซื้อสำนักงานพวกเขามักจะตอบคำถามทั้งระดับกลางและระดับสูงและโดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะต้องช่วยเหลือทุกคนอย่างเท่าเทียมกันธุรกิจขนาดใหญ่และสำนักงานมักจะมีสระว่ายน้ำเลขานุการทั้งหมดอย่างไรก็ตามในกรณีนี้บางสิ่งบางอย่างของลำดับชั้นที่เหมาะสมยิ่งขึ้นก็ปรากฏขึ้นในการตั้งค่าเหล่านี้คนงานบางคนอาจได้รับมอบหมายให้ทำงานเป็นคนชอบยื่นและตอบรับโทรศัพท์ในขณะที่คนอื่นอาจจัดการตารางเวลาและโต้ตอบกับสูงเจ้าหน้าที่ระดับเออร์ความก้าวหน้าในสำนักงานเหล่านี้มักจะขึ้นอยู่กับเวลาและประสบการณ์

งานที่มีชื่อเสียงที่สุดที่เลขานุการสามารถได้รับคือในขอบเขตของความช่วยเหลือส่วนบุคคลผู้บริหารระดับสูงและผู้นำองค์กรหลายคนได้ทุ่มเทผู้ดูแลระบบซึ่งมีอายุการใช้งานทั้งชีวิตที่ทุ่มเทให้กับการดูแลและการจัดการตารางเวลาของผู้นำคนหนึ่งเลขานุการประเภทนี้มักจะต้องทำงานเป็นเวลานานและจัดการกับความต้องการและคำขอที่คาดเดาไม่ได้บางครั้ง แต่มักจะเป็นหนึ่งในผู้ที่ได้รับค่าจ้างที่ดีที่สุดและเป็นที่เคารพนับถือมากที่สุด

ข้อกำหนดการฝึกอบรมและการศึกษา

นายจ้างที่แตกต่างกันมีข้อกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับวิธีการศึกษาเลขานุการของพวกเขาในบางกรณีประกาศนียบัตรมัธยมปลายหรือเทียบเท่าเป็นสิ่งที่จำเป็นทั้งหมดในขณะที่อื่น ๆ ในขณะที่อื่น ๆ จะมีการรับรองเลขานุการหรือองศาที่แท้จริงวิทยาลัยชุมชนและโรงเรียนอาชีวศึกษามักเสนอโปรแกรมที่นักเรียนที่สนใจสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับการประมวลผลคำและการจัดการสำนักงานการเข้าร่วมหลักสูตรแบบนี้มักจะเป็นความคิดที่ดีแม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องใช้อย่างเคร่งครัดเพราะมันสามารถช่วยให้แอปพลิเคชันโดดเด่นและสามารถให้การว่าจ้างใหม่ได้ดีขึ้นเมื่อมันมาถึงประสบการณ์

สถานการณ์พิเศษ: เลขานุการอย่างเป็นทางการและรัฐบาล

คำว่า "เลขานุการ" อาจไม่ได้แนบกับผู้ดูแลสำนักงานในบางกรณีโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหน้าที่ของรัฐระดับสูงการกำหนดอาจใช้ในความสามารถกิตติมศักดิ์เพื่อระบุการจัดการของภาคส่วนใหญ่เจ้าหน้าที่ที่เป็นหัวหน้าหน่วยงานหรือดูแลแผนกที่สำคัญอาจใช้ชื่อเลขานุการ แต่งานของพวกเขาไม่ควรสับสนกับบทบาทการจัดการสำนักงานทั่วไปมากขึ้น