เสมียนจัดหาทำอะไร?

เสมียนจัดหาเป็นบุคคลที่ถูกตั้งข้อหารับผิดชอบในการจัดการพื้นที่จัดหาของ บริษัท ในลักษณะที่ทำให้มั่นใจได้ว่าอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องมีอยู่ในปริมาณที่เพียงพอโดยทั่วไปเสมียนอุปทานจะทำงานควบคู่กับหัวหน้างานแผนกและตัวแทนจัดซื้อเพื่อกำหนดปริมาณของรายการต่าง ๆ เพื่อให้อยู่ในมือและเพื่อพัฒนาเกณฑ์สำหรับการจัดลำดับใหม่ตามรูปแบบการใช้งานเป็นวิธีการรักษาสินค้าคงคลังภายในขอบเขตที่สมเหตุสมผลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้เสมียนจัดหาจะจัดการกระบวนการที่ใช้ในการจ่ายเงินจากสินค้าคงคลังห้องจัดหาจัดทำสมานฉันท์สินค้าคงคลังเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องของบันทึกห้องจัดหาและเริ่มต้นใบขอเสนอซื้อตัวแทนซื้อตัวแทนจำนวนและวางกับผู้ขายสำหรับการปฏิบัติตามคำสั่ง

หนึ่งในภารกิจหลักของเสมียนอุปทานคือการเก็บรักษาบันทึกที่ถูกต้องทั้งประเภทและปริมาณของรายการที่อยู่ในห้องจัดหาในทศวรรษที่ผ่านมาสิ่งนี้มักจะได้รับการจัดการด้วยระบบการยื่นแบบแมนนวลบางประเภทซึ่งทำให้สามารถโพสต์ใบเสร็จรับเงินของสินค้าที่ได้รับเมื่อเร็ว ๆ นี้ได้อย่างรวดเร็วในขณะเดียวกันก็โพสต์การชำระบัญชีของรายการไปยังแผนกต่างๆเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากแผนกเหล่านั้นจะกรอกคำของ่ายๆสำหรับบางส่วนหรือรายการอื่น ๆ โดยสังเกตว่าแผนกที่จะได้รับสินค้าเหล่านั้นเสมียนอุปทานจะใช้คำขอเพื่อดึงรายการและปริมาณจากสินค้าคงคลังและส่งมอบรายการเหล่านั้นไปยังตัวแทนแผนกนั้นณ จุดนั้นแบบฟอร์มคำขอจะได้รับการอัปเดตด้วยวันที่และเวลาของการชำระบัญชีลงนามโดยตัวแทนกรมและจากนั้นใช้โดยเสมียนเพื่อลบปริมาณและประเภทของสินค้าจากบันทึกสินค้าคงคลัง

เสมียนอุปทานจะใช้สำเนาของใบตราส่งสินค้าและรายการบรรจุภัณฑ์เพื่อรับสินค้าขาเข้าและเพิ่มลงในสินค้าคงคลังโดยทั่วไปแล้วสินค้าจะได้รับการตรวจสอบก่อนที่จะได้รับการยอมรับจากนั้นลงนามและกำหนดตำแหน่งเฉพาะภายในห้องจัดหาเพื่อจัดเก็บการกำหนดสถานที่เฉพาะทำให้ง่ายต่อการเรียกคืนสินค้าเมื่อและตามความจำเป็นโดยแผนกต่าง ๆ และลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดในการนับหน่วย

วันนี้เทคโนโลยีอนุญาตให้เสมียนจัดหาป้อนข้อมูลอัปเดตไปยังสินค้าคงคลังอย่างรวดเร็วผ่านฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ฐานข้อมูลสามารถตั้งโปรแกรมเพื่อระบุรายการใด ๆ ที่อยู่ใกล้หน่วยขั้นต่ำเพื่อให้อยู่ในมือให้เสมียนมีความสามารถในการเตรียมและส่งใบขอเสนอซื้อใหม่อย่างรวดเร็วการใช้ฐานข้อมูลการจัดหายังช่วยในงานต่อเนื่องร่วมกันกับระบบการจัดหาจำนวนมากที่เรียกว่าการนับรอบโดยพื้นฐานแล้วการนับวัฏจักรคือจำนวนทางกายภาพเป็นระยะของรายการทั้งหมดในสินค้าคงคลังและใช้เพื่อปรับความแตกต่างใด ๆ ที่อาจมีอยู่ระหว่างบันทึกการจัดหาและจำนวนหน่วยจริงของแต่ละรายการที่พบในสินค้าคงคลังงานนี้ทำให้เป็นไปได้ที่จะอนุญาตให้มีความแตกต่างใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากข้อผิดพลาดในการนับหรือชิ้นส่วนและอุปกรณ์อื่น ๆ ที่อาจประกาศล้าสมัยและช่วยในการทำให้แน่ใจว่ามีอุปกรณ์สำคัญเสมอเมื่อจำเป็น