ผู้ดูแลระบบค่าใช้จ่ายทำอะไร?

administrator ผู้ดูแลระบบตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายของธุรกิจชำระเงินให้กับบุคคลหรือ บริษัท ที่เหมาะสมเมื่อตรวจสอบและจัดการกับเงินทุนในทางที่ผิดเขามั่นใจว่าตั๋วเงินทั้งหมดมีความจำเป็นและถูกต้องซึ่งป้องกันการใช้จ่ายและการสูญเสียรายได้ที่สูงเกินไปหรือไม่ได้รับอนุญาตนอกจากนี้ยังเป็นความรับผิดชอบของเขาในการเก็บบันทึกอย่างละเอียดทั้งใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์และไม่ใช่อิเล็กทรอนิกส์ของใบเสร็จรับเงินและการชำระเงิน

แต่ละ บริษัท มีนโยบายและรูปแบบเฉพาะที่จำเป็นสำหรับการชำระเงินและการชำระเงินคืนในขณะที่พนักงานใหม่หรือผู้ให้บริการไม่ทราบนโยบายและรูปแบบเหล่านี้เสมอไปผู้ดูแลระบบค่าใช้จ่ายจะอธิบายหรือให้พวกเขานอกจากนี้เขายังตอบคำถามใด ๆ เกี่ยวกับนโยบายและรูปแบบตามความจำเป็นเช่นค่าใช้จ่ายเฉพาะมีคุณสมบัติสำหรับการชำระเงินคืนของ บริษัท หรือไม่

ด้วยเหตุผลด้านภาษีและกฎหมายผู้ดูแลระบบค่าใช้จ่ายจะรวบรวมใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินโดยใช้เอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินที่จะชำระนั้นเป็นธรรมและถูกต้องการบริหารค่าใช้จ่ายนั้นเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับการประมวลผลเงินเดือนและมักจะทำโดยบุคคลเดียวกันผู้ดูแลระบบจำนวนมากจึงตรวจสอบบัตรเวลาพวกเขายังรวบรวมข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการชำระเงินที่เหมาะสมเช่นหมายเลขการกำหนดเส้นทางธนาคารหรือที่อยู่

เมื่อผู้ดูแลระบบค่าใช้จ่ายตรวจสอบค่าใช้จ่ายนั้นถูกต้องตามกฎหมายเขาจะต้องเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายบ่อยครั้งที่หมายถึงการทำสำเนาและวางไว้ในไฟล์ บริษัท แต่ก็เกี่ยวข้องกับการป้อนค่าใช้จ่ายในระบบคอมพิวเตอร์และการเข้ารหัสค่าใช้จ่ายทุกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดสรรงบประมาณและการรักษาภาษีที่เหมาะสม

การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนเกิดขึ้นตัวอย่างเช่นพนักงานอาจกรอกรายงานค่าใช้จ่ายอย่างไม่เหมาะสมหรือผู้ดูแลระบบอาจอนุมัติการชำระเงินไปยังบัญชีที่ไม่ถูกต้องโดยไม่ตั้งใจเมื่อความผิดพลาดเหล่านี้เกิดขึ้นผู้ดูแลระบบจะต้องค้นหาแหล่งที่มาหรือเหตุผลสำหรับข้อผิดพลาดแจ้งผู้ที่ได้รับผลกระทบและดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา

อุดมคติของ บริษัท คือพนักงานทุกคนปฏิบัติต่อกองทุนและทรัพย์สินของ บริษัท ด้วยความเคารพ แต่ในความเป็นจริงบางคนพนักงานพยายามที่จะทำธุรกิจให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่ความรับผิดชอบของ บริษัท หรือสูงกว่าที่จำเป็นเมื่อผู้ดูแลระบบพบว่ามีคนทำสิ่งนี้เขาจะดำเนินการที่เหมาะสมตามนโยบายของ บริษัท เช่นการออกคำเตือนด้วยวาจาหรือส่งหลักฐานการละเมิดต่อเจ้าหน้าที่ระดับสูงสิ่งนี้ไม่ได้ทำให้ผู้ดูแลระบบเป็นที่นิยมในหมู่พนักงาน แต่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ดูแลระบบในการบังคับใช้นโยบายของ บริษัท หากฝ่ายบริหารคือการรักษาออร่าของผู้มีอำนาจ

บางครั้งเมื่อผู้ดูแลระบบค่าใช้จ่ายเข้ารับตำแหน่งใหม่หรือเมื่อสถานการณ์ของ บริษัท เปลี่ยนไปเห็นวิธีการที่ระบบปัจจุบันของการบริหารกองทุน บริษัท ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรในฐานะผู้จัดการประเภทหนึ่งผู้ดูแลระบบควรระบุพื้นที่ที่สามารถใช้การปรับปรุงและระดมสมองเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนกลยุทธ์หรือเครื่องมือค่าใช้จ่ายบริษัท อาจกำหนดให้เขาส่งข้อเสนออย่างเป็นทางการสำหรับการแก้ไขใด ๆ และนำเสนอแนวคิดของเขาต่อผู้ถือหุ้นหรือสมาชิกคณะกรรมการ

ในบาง บริษัท ปัญหาการประกันภัยอยู่ในขอบเขตของผู้ดูแลระบบค่าใช้จ่ายเช่นกันตัวอย่างเช่นพวกเขาอาจต้องจัดการชำระเงินสำหรับการประกันภัยยานพาหนะของ บริษัท เนื่องจากผู้ให้บริการประกันภัยจะต้องชำระค่าบริการที่คล้ายกับผู้ขายรายอื่นในกรณีเหล่านี้ผู้ดูแลระบบติดต่อกับ บริษัท ประกันภัยและบุคคลที่สามใด ๆ