Recordkeeper คือพนักงานสำนักงานที่ทำงานกับจัดการและจัดเก็บข้อมูลเช่นรายงานไฟล์รายงานการประชุมบัญชีแยกประเภทและจดหมายโต้ตอบอื่น ๆ เขาหรือเธอมีหน้าที่รับผิดชอบในการเก็บบันทึกอย่างเป็นระเบียบและสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับคนงานอื่นหรือบุคคลภายนอกเช่นนักกฎหมายที่อาจต้องการข้อมูล หนังสือทางการเงินของ บริษัท ไฟล์และใบเสร็จรับเงินจะต้องเก็บไว้ในคำสั่งที่ทันสมัยโดยผู้บันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี
บันทึกภาษีจะต้องได้รับการเก็บรักษาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในลักษณะที่ละเอียดรวมถึงการแยกรายจ่าย บันทึกทางการเงินเช่นใบเสร็จรับเงินมีความจำเป็นเพื่อพิสูจน์ข้อมูลเกี่ยวกับการคืนภาษีของ บริษัท การจัดการบันทึกทางการเงินทางธุรกิจแบ่งออกเป็นประเภทหลักของลูกหนี้และเจ้าหนี้ ลูกหนี้การค้าเป็นการชำระเงินจากลูกค้าในขณะที่การทำธุรกรรมที่ต้องชำระเป็นอุปกรณ์และรายการอื่น ๆ ที่ บริษัท ซื้อ
ผู้บันทึกจะต้องเก็บรายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระในการชำระเงินเนื่องจากบัญชีนี้มีการขาดดุลหรือลดลงในสิ่งที่ บริษัท ควรได้รับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้จะออกเมื่อลูกค้าได้รับสินค้าหรือบริการและมีหมายเลขตามลำดับติดต่อกัน ลูกค้าเงินสดจ่ายใบแจ้งหนี้ทันทีในขณะที่ผู้ที่มีบัญชีเครดิตชำระยอดรวมของบัญชีในแต่ละเดือนหรืออื่น ๆ ที่ตกลงกันตามกำหนดเวลา ผู้บันทึกต้องแน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดถูกนำมาใช้ คำสั่งซื้อของลูกค้าที่ถูกยกเลิกใด ๆ จะถูกทำเครื่องหมายเป็น "โมฆะ" ในขณะที่ใบแจ้งยอดให้กับลูกค้าเครดิต ใบแจ้งยอดคือเอกสารที่ส่งถึงลูกค้าเครดิตอย่างสม่ำเสมอซึ่งรวมถึงจำนวนเงินที่พวกเขามีหรือยังไม่ได้ชำระให้กับใบแจ้งหนี้ในบัญชีเครดิตของพวกเขา
ผู้จัดทำบันทึกแบ่งประเภทเงินสดการขายการจ่ายเงินเดือนและการซื้อของ บริษัท เป็นข้อมูลที่ง่ายต่อการค้นหาที่เหมาะสมกับระบบโดยรวมเช่นซอฟต์แวร์บัญชีคอมพิวเตอร์ ในระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ผู้บันทึกอาจรับผิดชอบในการดาวน์โหลดข้อมูลธนาคารของ บริษัท ลงในโปรแกรมซอฟต์แวร์ การสำรองไฟล์ในกรณีไฟไหม้สำนักงานหรือเหตุฉุกเฉินอื่นเป็นความรับผิดชอบร่วมกัน ในบางกรณีผู้บันทึกอาจยังต้องส่งใบเสร็จรับเงินและรายการบางอย่างในสมุดบัญชีแยกประเภทที่มีการปกครอง นักบันทึกมักจะรับผิดชอบเงินสดย่อยและติดตามการซื้อเครื่องใช้สำนักงาน
เครื่องมือบันทึกที่มีประสิทธิภาพจะจัดการและจัดเรียงไฟล์ทุกวันแทนที่จะปล่อยให้ใบเสร็จรับเงินและข้อมูลกองพะเนิน การบันทึกรายวันดังกล่าวเป็นส่วนสำคัญของงานพนักงานสำนักงานประเภทนี้ แต่อาจมีการมอบหมายงานธุรการอื่น ๆ ผู้บันทึกมักใช้เวลาไม่กี่นาทีในการประชุมก่อนที่จะเผยแพร่และจัดเก็บข้อมูลในภายหลัง
