การถอดเสียงเป็นบันทึกการทำงานและประวัติของนักเรียนที่สถาบันการศึกษานั้น ๆ การถอดเสียงถูกนำมาใช้เพื่อจุดประสงค์ที่หลากหลายและมักเกิดขึ้นเมื่อนักเรียนยื่นขอโอกาสทางการศึกษาขั้นสูงและคณะกรรมการรับสมัครขอใบแสดงผลการศึกษา เพื่อให้ได้สำเนาหลักฐานการศึกษานักเรียนสามารถยื่นคำร้องขอใบรับรองผลการเรียนกับนายทะเบียนของโรงเรียนของเขาหรือเธอ
อย่างน้อยที่สุดหลักฐานการศึกษาจะรวมชื่อของนักเรียนในเวลาที่เข้าเรียนพร้อมกับวันที่เข้าเรียนทุกชั้นเรียนที่นักเรียนเข้าเรียนเกรดที่เขาหรือเธอได้รับระดับที่ได้รับและเกรดเฉลี่ยสะสมของนักเรียน (GPA) ) การถอดเสียงอาจระบุถึงเกียรติทางวิชาการใด ๆ ที่ได้รับการจัดอันดับชั้นเรียนและบันทึกอื่น ๆ ที่อาจเป็นที่สนใจของผู้ที่กำลังตรวจสอบการถอดเสียง
เมื่อนักเรียนถอนตัวจากชั้นเรียนหรือได้รับสิ่งที่ไม่สมบูรณ์สิ่งนี้จะสะท้อนให้เห็นในการถอดเสียง หากนักเรียนถูกวางไว้ในการทดลองทางวิชาการหรือมีระเบียบวินัยก็อาจรวมอยู่ในบันทึกการถอดความ การถอดเสียงยังสามารถรวมถึงบันทึกย่อเพื่อระบุว่านักเรียนยื่นคำร้องขอต่ออายุทางวิชาการเพื่อลบคะแนนที่ไม่ดีออกจากบันทึก
ในกรณีของโรงเรียนที่มีการประเมินผลการเล่าเรื่องจากอาจารย์ผู้สอนการถอดเสียงอาจใช้เวลานานและมีส่วนร่วม ในโรงเรียนที่ไม่มีตัวเลือกเอกสารจะสั้นกว่านี้มาก การประเมินการเล่าเรื่องเป็นหัวข้อของความขัดแย้งในบางโรงเรียนโดยบางคนโต้แย้งว่าพวกเขาให้ภาพที่สมบูรณ์ของนักเรียนมากกว่ารายการคะแนนขณะที่คนอื่น ๆ แนะนำว่าการอ่านผ่านการประเมินการเล่าเรื่องนั้นใช้เวลานานและนักเรียนอาจประสบ ผลเมื่อชุมชนการรับสมัครได้อย่างรวดเร็วมากกว่าการประเมินเหล่านี้แทนที่จะสละเวลาในการตรวจสอบพวกเขา
นักเรียนสามารถรับใบรับรองผลการเรียนอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ การถอดเสียงอย่างไม่เป็นทางการเป็นเพียงการพิมพ์บันทึกของนักเรียนโดยไม่ต้องมีตราประทับโรงเรียนและมักจะใช้สำหรับการอ้างอิงส่วนบุคคล ใบแสดงผลการศึกษาอย่างเป็นทางการจะถูกประทับตราโดยนายทะเบียนเพื่อระบุว่าพวกเขาสมบูรณ์และพวกเขายังอาจได้รับในรูปแบบปิดผนึก หากประทับตราถูกทำลายหลักฐานจะไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป ใบรับรองผลการเรียนอย่างเป็นทางการมักจะได้รับการร้องขอจากคณะกรรมการการรับสมัครและนายจ้างเพื่อให้นักเรียนไม่ถูกล่อลวงให้แพทย์บันทึกการศึกษาของพวกเขา
โรงเรียนบางแห่งอาจให้ใบรับรองผลการเรียนฟรีบางครั้งมีการ จำกัด อายุการใช้งานสำหรับใบรับรองผลการเรียนฟรี คนอื่นคิดค่าธรรมเนียมเล็กน้อยในการสร้างเอกสารและส่งจดหมายออกมา เมื่อนักเรียนยื่นคำร้องขอใบรับรองผลการเรียนพวกเขาควรรวมชื่อของพวกเขาในเวลาที่เข้าเรียนวันที่เข้าเรียนหมายเลขประจำตัวนักเรียนของพวกเขาที่อยู่ที่ควรส่งหลักฐานการศึกษาทางไปรษณีย์และจำเป็นต้องเป็นทางการหรือไม่ นักศึกษาต้องลงนามในคำขอด้วย
