ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบคืออะไร?

ผู้ช่วยผู้บริหารมีหน้าที่เดียวกันกับเลขานุการรวมถึงการพิมพ์การยื่นการตอบรับโทรศัพท์และจดบันทึกในการประชุมนอกจากนี้เขาหรือเธออาจดูแลโลจิสติกส์ของสำนักงานร่วมมือกับหัวหน้างานในโครงการสำคัญและดูแลเลขานุการแม้ว่าจะมีการศึกษาอย่างเป็นทางการเพียงเล็กน้อยในการทำงานในตำแหน่งนี้ผู้ช่วยผู้บริหารหรือผู้ที่ทำงานในสาขาผู้เชี่ยวชาญอาจต้องฝึกอบรมเพิ่มเติม

หน้าที่

หน้าที่ของผู้ช่วยฝ่ายบริหารมักไปไกลเกินกว่างานเลขานุการและรวมถึงการจัดการสิ่งลอจิสติกส์สำหรับสำนักงานเช่นการสั่งซื้ออุปกรณ์การจัดการจดหมายและเอกสารที่เข้าและออกจากธุรกิจและประสานงานตารางเวลาของประชาชนในหลายกรณีเขาหรือเธอเป็นแหล่งข้อมูลกับสาธารณชนและบางครั้งก็ทำหน้าที่เป็นผู้ที่เผชิญหน้ากับ บริษัทผู้ช่วยอาวุโสบางคนดูแลผู้ช่วยจูเนียร์หรือเลขานุการซึ่งในกรณีนี้พวกเขาอาจจำเป็นต้องจัดทำรายงานหรือการนำเสนอผลการปฏิบัติงานเป็นระยะหลายคนในตำแหน่งนี้ยังช่วยฝึกอบรมพนักงานใหม่โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาจะทำงานด้านการดูแลระบบผู้ช่วยฝ่ายบริหารยังต้องการความรู้เชิงปฏิบัติเช่นวิธีการทำงานกับอุปกรณ์สำนักงานที่หลากหลาย

ชุดทักษะ

คนที่ทำงานในตำแหน่งนี้จะต้องดีมากด้วยรายละเอียดและสามารถจัดการงานได้หลายอย่างพร้อมกันเนื่องจากพวกเขามักจะรับผิดชอบตารางเวลาของผู้คนหลายคนและอาจดูแลความคืบหน้าของหลายโครงการในครั้งเดียวพวกเขาควรจะดีกับผู้คนเนื่องจากงานต้องมีการโต้ตอบกับผู้คนในสำนักงานและลูกค้าเป็นอย่างมากความสามารถในการตัดสินใจและทำงานอย่างอิสระเป็นส่วนสำคัญของงานเช่นกันเนื่องจากผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือบุคคลที่มีแนวโน้มที่จะรู้ว่าเอกสารใดมีความสำคัญและสามารถยกเลิกได้ซึ่งอีเมลสามารถจัดการได้ที่สำนักงานระดับและสิ่งที่ต้องส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับสูงและวิธีการทำงานตามสายการบังคับบัญชาเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ เสร็จสิ้นเหนือสิ่งอื่นใดผู้ช่วยผู้ดูแลระบบจะต้องพูดชัดแจ้งการเขียนและดีด้วยเทคโนโลยีเนื่องจากพวกเขามักจะต้องตอบจดหมายการพิสูจน์อักษรเอกสารและทำงานกับฐานข้อมูล

พิเศษผู้ช่วยผู้ดูแลระบบสามารถเชี่ยวชาญในเฉพาะแผนกในองค์กรเช่นทรัพยากรมนุษย์หรือไอทีแม้ว่าจะเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นในองค์กรขนาดใหญ่ผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูงทำงานร่วมกับผู้บริหารระดับสูงใน บริษัท เท่านั้นพวกเขาอาจรับผิดชอบกลุ่มคนหรืออาจทำงานกับหนึ่งเดียวเท่านั้นไม่ว่าในกรณีใดผู้ช่วยจะรับผิดชอบในการควบคุมการเข้าถึงผู้บริหารการเดินทางและการประชุมการประชุมและการโต้ตอบกับผู้ขายผู้บริหารจาก บริษัท อื่น ๆ และสมาชิกคณะกรรมการนอกเหนือจากหน้าที่การบริหารปกติโดยทั่วไปยิ่งผู้บริหารสูงขึ้นทักษะและประสบการณ์ที่ผู้ช่วยต้องการมากขึ้น

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารสามารถเชี่ยวชาญในบางสาขาเช่นยาหรือกฎหมายนอกเหนือจากหน้าที่ปกติที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งนี้เขาหรือเธอยังปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับสาขานั้นโดยเฉพาะตัวอย่างเช่นผู้ช่วยด้านกฎหมายอาจทำการวิจัยแบบอย่างทางกฎหมายและช่วยเตรียมการบรรยายสรุปในขณะที่ผู้ช่วยทางการแพทย์มักจะต้องรู้เกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินประกันหรือขั้นตอนห้องปฏิบัติการบางคนก็ทำงานนี้จากที่บ้านทางโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ตซึ่งในกรณีนี้พวกเขาเรียกว่าผู้ช่วยผู้ดูแลระบบเสมือนจริง

การฝึกอบรม

ในหลายกรณีบุคคลสามารถเริ่มทำงานในงานนี้ด้วยปริญญามัธยมและการฝึกอบรมด้านธุรกิจและทักษะคอมพิวเตอร์สำหรับตำแหน่งพิเศษเช่นในสำนักงานการแพทย์หรือกฎหมายเธอต้องรู้คำศัพท์เฉพาะกับตำแหน่งนั้นใบรับรองจากโปรแกรมการฝึกอบรมระดับปริญญาตรีหรือการรับรองผ่านองค์กรที่ได้รับการยอมรับสามารถช่วยเหลือได้เมื่อฉันt มารับการว่าจ้างหรือเลื่อนตำแหน่ง