เครื่องพิมพ์แยกประเภทอาจมีคุณลักษณะเป็นเครื่องพิมพ์สีหรือขาวดำ ฟังก์ชั่นบางอย่างเป็นเครื่องพิมพ์เลเซอร์ในขณะที่คนอื่นเสนอเทคโนโลยีอิงค์เจ็ท เครื่องพิมพ์แยกประเภทอาจมาพร้อมกับความสามารถในการสแกนและแฟกซ์นอกเหนือจากการตั้งค่าการพิมพ์ต่างๆ
บุคคลที่ทำงานในสาขาการบัญชีและการทำบัญชีมักจะพึ่งพาเครื่องพิมพ์ที่มีความสามารถในการพิมพ์บัญชีและงบการเงินบนกระดาษขนาดบัญชีแยกประเภทพิเศษ หากไม่มีเครื่องพิมพ์ดังกล่าวจะต้องส่งสมุดรายวันการบัญชีไปยังเครื่องพิมพ์ภายนอกพิเศษหรืออาจต้องกรอกด้วยมือ อย่างไรก็ตามเครื่องพิมพ์ Ledger ให้ความสะดวกในการพิมพ์ข้อมูลทางบัญชีที่สำคัญที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ในลักษณะเดียวกับที่เอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ จะพิมพ์โดยใช้เครื่องจักรการพิมพ์สำนักงานมาตรฐาน
ตามที่มักจะพบกับเครื่องพิมพ์สำนักงานอื่น ๆ เครื่องพิมพ์บัญชีแยกประเภทอาจผลิตเอกสารในสีหรือคุณภาพหมึกดำและสีขาว ในขณะที่การพิมพ์ขาวดำมีตัวเลือกมาตรฐานที่ใช้โดยหลายคนที่ถูกเรียกเก็บเงินกับการเก็บบันทึกที่ถูกต้องของบัญชีธุรกิจทั้งหมดหลายคนชอบรหัสสีการทำธุรกรรมทางการเงินบางอย่างและข้อมูลยอดคงเหลือในบัญชี ตัวอย่างเช่นการเดบิตอาจพิมพ์ด้วยหมึกสีบางประเภทในขณะที่เครดิตอาจถูกพิมพ์อีกอันหนึ่งเพื่อพยายามสร้างบัญชีแยกประเภทแบบมองเห็นได้อย่างรวดเร็ว
เครื่องพิมพ์เลเซอร์บัญชีแยกประเภทเป็นเครื่องพิมพ์ที่พิมพ์ข้อมูลบัญชีแยกประเภทด้วยการใช้เทคโนโลยีเลเซอร์ เครื่องพิมพ์เลเซอร์เหล่านี้ใช้แสงที่ส่งผ่านดรัมและโทนเนอร์เพื่อฉายภาพบนกระดาษ เทคโนโลยีนี้คล้ายกันมากกับสิ่งที่ใช้ในการสร้างสำเนาและสามารถซื้อในรูปแบบที่ให้สีเช่นเดียวกับภาพขาวดำ
เครื่องพิมพ์บัญชีแยกประเภทอื่นใช้เทคโนโลยีอิงค์เจ็ทเพื่อถ่ายโอนภาพไปยังกระดาษ โดยเฉพาะเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทใช้หมึกจุดเล็ก ๆ ซึ่งมองไม่เห็นด้วยตาเปล่า แต่ถูกรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างภาพหมึกพิมพ์ เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทสามารถซื้อได้ในรูปแบบที่สร้างสีหรือภาพขาวดำตามความต้องการของผู้ซื้อ
เครื่องพิมพ์บัญชีแยกประเภทบางรุ่นสามารถนำเสนอคุณสมบัติทางธุรกิจที่มีประโยชน์อื่น ๆ ได้เช่นกัน สิ่งเหล่านี้รวมถึงความสามารถในการสแกนถ่ายเอกสารหรือแฟกซ์ เครื่องพิมพ์มีขนาดและสไตล์แตกต่างกันรวมถึงเครื่องพิมพ์แยกประเภทสองหน้าที่สามารถพิมพ์ข้อมูลบนกระดาษทั้งสองด้านได้ จำนวนการใช้งานเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องสามารถรองรับได้แตกต่างกันไปด้วยบางประเภทที่ใช้ในงานอุตสาหกรรมหรือธุรกิจที่สูงมากในขณะที่บางงานใช้สำหรับงานพิมพ์ขนาดเล็ก
