บัญชีแยกประเภทที่เรียบง่ายถูกนำมาใช้ในธุรกิจเพื่อติดตามและบันทึกเอกสารการไหลเข้าและออกของเงินสด บัญชีแยกประเภททั่วไปแยกบัญชีสินทรัพย์และหนี้สินออกเป็นเดบิตและเครดิต บัญชีแยกประเภทย่อยจะแสดงรายละเอียดธุรกรรมที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อยอดคงเหลือในบัญชีเช่นลูกหนี้ บัญชีแยกประเภทบางครั้งเรียกว่าบัญชี t เนื่องจากธุรกรรมทั้งหมดที่ส่งผลกระทบต่อยอดคงเหลือด้านเดบิตต้องสมดุลหรือเท่ากับธุรกรรมที่ส่งผลกระทบต่อยอดเครดิต
ผู้ทำบัญชีและบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายของ บริษัท และการชำระเงินที่ได้รับผ่านรายการบันทึกรายวันหลายชุด ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ซื้อสินค้าคงคลังด้วยเครดิตรายการเดบิตจะทำในจำนวนของการซื้อสินค้าคงคลัง รายการเครดิตที่สอดคล้องกันจะทำในจำนวนเงินเดียวกันกับที่ระบุว่ายอดเงินค้างชำระในใบแจ้งหนี้หรือรายการเครดิต ในที่สุดจำนวนเงินเหล่านี้จะถูกใช้เพื่อคำนวณยอดคงเหลือสิ้นสุดของบัญชีซึ่งสามารถโอนไปยังบัญชีแยกประเภทที่เรียบง่ายประเภทใดประเภทหนึ่ง
บัญชี t-term ใช้เพื่ออธิบายกระบวนการจัดเรียงเดบิตและธุรกรรมเครดิต ชื่อนั้นได้มาจากวิธีการทำธุรกรรม: เส้นที่มีลักษณะคล้ายตัวอักษร "t" ถูกวาดลงบนกระดาษโดยมีจำนวนเดบิตที่บันทึกทางด้านขวาและจำนวนเครดิตที่บันทึกทางด้านซ้าย แต่ละธุรกรรมมีทั้งเดบิตและเครดิตไปยังบัญชีแยกประเภทย่อย ตัวอย่างเช่นการชำระเงินในใบแจ้งหนี้จะส่งผลให้เกิดการตัดบัญชีหรือลดลงไปยังบัญชีเงินสดและเครดิตหรือเพิ่มขึ้นไปยังบัญชีเจ้าหนี้
สำหรับกลุ่มของธุรกรรมที่เกี่ยวข้องซึ่งกันและกันจะมีการสร้างบัญชีแยกประเภทย่อย บัญชีแยกประเภทย่อยเป็นวิธีที่จะช่วยให้งบการเงินของ บริษัท ง่ายขึ้น พวกเขาสะท้อนให้เห็นว่ายอดเงินในบัญชีเพิ่มขึ้นหรือลดลงในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีซึ่งโดยทั่วไปสามารถช่วงสามเดือนหกเดือนหรือปี ตัวอย่างเช่นในกรณีของลูกหนี้จำนวนยอดคงเหลือสามารถสะท้อนให้เห็นว่า บริษัท กำลังมีปัญหาในการรวบรวมเงินที่ค้างชำระจากสินค้าคงคลังที่ขายไปแล้วหรือไม่
ยอดคงเหลือสุดท้ายของบัญชีแยกประเภทได้รับการโอนไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภทง่าย ๆ เหล่านี้เป็นบทสรุปของต้นกำเนิดของยอดคงเหลือเดบิตและเครดิตทั้งหมดของ บริษัท บัญชีแยกประเภททั่วไปไม่ได้ให้รายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับยอดคงเหลือในบัญชี ตัวอย่างเช่นบัญชี "การขาย" จะแสดงรายการเป็นยอดดุลเดียวและเป็นยอดรวมของยอดขายทั้งหมดที่ บริษัท สร้างขึ้นสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีนั้น
บัญชีแยกประเภททั่วไปยังเป็นที่รู้จักกันในนาม "รายการสุดท้าย" บัญชีแยกประเภทง่ายประกอบด้วยค่าที่จะใช้ในการสร้างงบดุลของ บริษัท งบกำไรขาดทุนและงบกระแสเงินสด การบันทึกข้อมูลอย่างระมัดระวังในบัญชีแยกประเภทอย่างง่ายจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อถึงเวลาที่ต้องสร้างงบดุลเนื่องจากสินทรัพย์ของ บริษัท จะต้องเท่ากับหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น
