ลูกหนี้การค้าเป็นแนวคิดที่ธุรกิจทำเงินให้กู้ยืมระยะสั้นแก่ลูกค้า ตัวอย่างเช่น บริษัท ขายสินค้าหรือบริการเป็นเครดิตบังคับให้แผนกบัญชีลูกหนี้เก็บรักษาบันทึกว่าใครเป็นหนี้เงินของ บริษัท และเมื่อลูกค้าควรชำระค่าใช้จ่าย งานอื่น ๆ อาจมีอยู่ในแผนกนี้เช่นการกระทบยอดบัญชีลูกค้าการสร้างยอดดุลบัญชีหลักและการรายงานอายุเพื่อพิจารณาว่าลูกค้ารายใดที่อยู่ไกลเกินกว่าที่จะชำระเงินในบัญชีที่เปิดอยู่ บริษัท ขนาดเล็กอาจไม่มีแผนกบัญชีลูกหนี้จริง บุคคลเดี่ยวจัดการงานเหล่านี้แทน แผนกนี้เป็นหนึ่งในสำนักงานที่สำคัญที่สุดในขณะที่พวกเขาควบคุมกระแสเงินสดของ บริษัท บางส่วน
การเสนอบัญชีเครดิตระยะสั้นให้กับลูกค้าเป็นวิธีหนึ่งที่ บริษัท สามารถโน้มน้าวยอดขายให้กับผู้ที่ไม่มีเงินสด บริษัท อาจใช้แผนกลูกหนี้เพื่อทำการตรวจสอบเครดิตเล็กน้อยสำหรับลูกค้าที่กำลังมองหาบัญชีการค้า สิ่งนี้สามารถเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบบันทึกกับผู้ขายรายอื่นที่เสนอบัญชีเครดิตทางการค้าแก่ลูกค้า บันทึกทางประวัติศาสตร์นี้อาจบ่งบอกว่าลูกค้าที่มีศักยภาพจะชำระค่าใช้จ่ายได้ดีเพียงใด แผนกบัญชีลูกหนี้อาจไม่ทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับบัญชีเครดิตปล่อยให้ความรับผิดชอบนี้ไปยังผู้ควบคุม
โดยทั่วไปแล้วงานประจำวันในแผนกบัญชีลูกหนี้จะเป็นงานที่ทำซ้ำเช่นเดียวกับกิจกรรมต่างๆในแผนกบัญชี นักบัญชีจัดเรียงทางอีเมลในแต่ละวันและค้นหาการชำระเงินจากลูกค้า หากมีอยู่นักบัญชีจะประทับตราวันที่ที่ได้รับในการชำระเงินและดึงบัญชีลูกค้าในบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท การกระทบยอดสั้น ๆ อาจจำเป็นเพื่อพิจารณาว่าใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่นั้นครอบคลุมการตรวจสอบในแง่ของการชำระเงิน หากลูกค้าชำระเงินจากคำแถลงที่ บริษัท ส่งมากระบวนการกระทบยอดนี้อาจทำได้ง่ายขึ้นเนื่องจากส่วนหนึ่งของงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว
เมื่อบัญชีได้รับเงินสดจากลูกค้ากระทบยอดบัญชีลูกหนี้และการชำระเงินภายหลังอาจจำเป็นต้องมีการกระทบยอดที่ใหญ่กว่า สิ่งนี้อาจเริ่มต้นด้วยการสร้างรายงานอายุเพื่อกำหนดว่าลูกค้ารายใดยังคงเป็นหนี้เงินและอายุบัญชีที่เปิดอยู่ อาจมีการส่งคำบอกกล่าวไปยังลูกค้าที่ล่าช้ามากโดยขอให้ชำระเงินทันทีเพื่อปิดบัญชีลูกหนี้คงค้าง โดยทั่วไปฝ่ายบัญชีลูกหนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการทำกิจกรรมนี้เป็นรายเดือน การกระทบยอดสำหรับบัญชีหลักในบัญชีลูกหนี้ตามรายงานอายุอาจเป็นโครงการรายเดือน
