ข้อมูลใดรวมอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภททั่วไปถูกใช้โดยธุรกิจหลายแห่งเพื่อช่วยปรับสมดุลบัญชีและติดตามเงินและค่าใช้จ่ายและหลายรายการรวมอยู่ในบัญชีแยกประเภทดังกล่าวการทำธุรกรรมทั่วไปเช่นการรับเงินไปหรือกลับจากธนาคารหรือใช้เงินเพื่อจ่ายพนักงานจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นเครดิตและเดบิตสินทรัพย์เช่นมูลค่าของเครื่องจักรและอุปกรณ์อื่น ๆ จะถูกบันทึกไว้และบุคคลที่ควบคุมบัญชีแยกประเภทอาจเปลี่ยนมูลค่าของสินทรัพย์เมื่อเวลาดำเนินไปดังนั้นพวกเขาจึงยังคงแม่นยำวันที่จะถูกเพิ่มเข้าไปในแต่ละรายการเนื่องจากสิ่งนี้จะช่วยให้ธุรกิจติดตามเมื่อการทำธุรกรรมเกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการฉ้อโกงภายในหรือการขโมยคำอธิบายจะถูกเพิ่มเข้าไปในการทำธุรกรรมแต่ละครั้งดังนั้นใครก็ตามที่ดูบัญชีแยกประเภทจะรู้ว่าเงินถูกใช้สำหรับอะไรหรือเข้ามาในธุรกิจ

เหตุผลหลักสำหรับการใช้บัญชีแยกประเภททั่วไปคือการบันทึกธุรกรรมซึ่งรวมถึงเงินใด ๆ ที่เข้ามาหรือมาจากธุรกิจการทำธุรกรรมสามารถเกี่ยวข้องกับการถอนหรือเงินฝากที่ธนาคารจ่ายพนักงานค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและค่าใช้จ่ายการชำระเงินใบแจ้งหนี้และการขายและผลตอบแทนภายในธุรกิจบัญชีแยกประเภทส่วนใหญ่มีคอลัมน์แยกต่างหากสำหรับเดบิตและเครดิต แต่บางคอลัมน์มีคอลัมน์เดียวและผู้เขียนจะต้องเพิ่มเครื่องหมายบวกหรือลบเพื่อแสดงว่าเงินกำลังจะมาหรือไป

ธุรกิจส่วนใหญ่มีสินทรัพย์เช่นอุปกรณ์หรือสินค้าคงคลังและมูลค่าของสินทรัพย์จะถูกบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปเมื่อสินทรัพย์เปลี่ยนแปลงมูลค่าบุคคลที่รับผิดชอบบัญชีแยกประเภทมักจะสังเกตความแตกต่างเหล่านี้ตัวอย่างเช่นเมื่ออายุของอุปกรณ์ค่าของมันจะลดลงและการลดลงนี้อาจถูกทำเครื่องหมายในบัญชีแยกประเภทการบันทึกมูลค่าของสินทรัพย์ช่วยให้ธุรกิจรู้ว่ามีเงินจำนวนเท่าใด

วันที่อาจดูไม่สำคัญ แต่บัญชีแยกประเภททั่วไปใช้ในการตั้งค่าเส้นทางการตรวจสอบดังนั้นโดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะมีประโยชน์มากหากมีธุรกรรมที่ฉ้อโกงใครบางคนสามารถตรวจสอบวันที่เพื่อดูว่าการทำธุรกรรมปลอมเกิดขึ้นเมื่อใดนอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจเข้าใจแนวโน้มทางการเงินและข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้กับอนาคต

รายการอื่นที่เพิ่มเข้ามาในบัญชีแยกประเภททั่วไปคือคอลัมน์คำอธิบายการมีรายการเครดิตและเดบิตจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้อ่านไม่ทราบว่าการทำธุรกรรมแต่ละครั้งมีไว้เพื่ออะไรการเพิ่มคำอธิบายทำให้การตรวจสอบบัญชีแยกประเภทง่ายขึ้นและผู้อ่านก็จะรู้ว่าเงินใช้สำหรับอะไร