ค่าเผื่อเงินสดคือจำนวนเงินที่จัดสรรให้นายจ้างจะให้พนักงานล่วงหน้าเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเช่นอาหารค่าเดินทางและเครื่องใช้สำนักงาน การจ่ายเงินสดง่ายกว่าสำหรับการบัญชีมากกว่าการรวบรวมใบเสร็จรับเงินและคืนเงินค่าใช้จ่ายเล็กน้อยหรือบ่อยครั้ง โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะชอบการจ่ายเงินเป็นเงินสดเพราะไม่ต้องรอการจ่ายเงินคืนและการจ่ายเงินค่าอาหารและแท็กซี่ด้วยเงินสดมากกว่าการใช้บัตรเครดิตขององค์กร
บริษัท ส่วนใหญ่เก็บเงินสดไว้ในมือเล็กน้อยสำหรับการจ่ายเงินเป็นเงินสดแม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ทำการสั่งซื้อเป็นประจำ สามารถใช้จ่ายค่าอาหารกลางวันทำงานแท็กซี่กลับบ้านหลังจากการประชุมสายหรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นตลับหมึกเครื่องพิมพ์ฉุกเฉิน พนักงานที่เดินทางเป็นประจำสำหรับงานของพวกเขาอาจมีจำนวนเงินสดที่กำหนดไว้สำหรับมื้ออาหารที่อาจมาพร้อมกับค่าเผื่อระยะทางสำหรับรถของพวกเขา หากพนักงานต้องการทานอาหารที่มีราคาแพงกว่าพวกเขาจะต้องจ่ายส่วนต่างจากเงินของตนเอง ในทำนองเดียวกันหากพนักงานต้องการอาหารที่เบากว่าพวกเขาสามารถพกความแตกต่างได้
ลักษณะคงที่ของค่าเผื่อเงินสดทำให้การบัญชีง่ายขึ้น จำนวนเงินจะถูกนำเสนอล่วงหน้าดังนั้นจึงสามารถป้อนลงในหนังสือได้ทันที ไม่จำเป็นต้องมีใบเสร็จรับเงินสำหรับเอกสารเนื่องจากเป็นสิทธิพิเศษของพนักงานว่าจะใช้จ่ายเงินหรือไม่ สิ่งนี้ช่วยลดงานเอกสารและความผันผวนเนื่องจากพนักงานไม่สามารถผ่านงบประมาณด้วยการตั้งค่าเผื่อเงินสดซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายทั่วไปเช่นกัน โดยทั่วไปแล้วการเสนอเงินสดให้กับพนักงานจะได้รับการชื่นชมเนื่องจากสามารถเพิ่มขวัญกำลังใจและช่วยตรวจสอบมูลค่าของพนักงาน
ค่าเผื่อเงินสดถือเป็นหนึ่งใน perks ของงานที่ต้องใช้เวลานานและเดินทาง พนักงานเพลิดเพลินกับความสะดวกสบายของเงินสดเช่นลดความซับซ้อนในการเชิญลูกค้าออกไปทานอาหารกลางวัน ในทำนองเดียวกันพนักงานส่วนใหญ่ไม่ต้องการใช้เงินของตัวเองในค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหรือใช้เวลาไล่ล่าเงินชดเชยเล็กน้อย บริษัท ขนาดเล็กที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่มากอาจใช้เงินสำรองเพื่อให้พนักงานสามารถซื้อเครื่องใช้สำนักงานเมื่อจำเป็นซึ่งสามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างแท้จริงในช่วงหลายเดือน
พนักงานจ่ายภาษีจากการจ่ายเงินสดเช่นเดียวกับรายได้ในรูปแบบอื่น ๆ ในบางประเทศอาจมีการหักลดหย่อนเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ อาจใช้ค่าเผื่อต้นทุนทุนซึ่งเป็นค่าเสื่อมราคาจากมูลค่าเดิมของการซื้อทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ซื้อด้วยเงินสด ประเทศอื่น ๆ อนุญาตให้กลุ่มทางศาสนาจ่ายเงินสำหรับพื้นที่อยู่อาศัยของสมาชิกหนึ่งคนขึ้นไปด้วยเงินสดและจะหักค่านี้เป็นเบี้ยเลี้ยงของนักบวช
