สมุดรายวันการจ่ายเงินสดเป็นบันทึกทางบัญชีของเงินสดที่จ่ายออกไป อาจเป็นที่รู้จักกันว่าทะเบียนเช็คเนื่องจากโดยทั่วไปจะมีพื้นที่สำหรับบันทึกหมายเลขเช็คเนื่องจากอาจมีการชำระเงินทางธุรกิจเพียงเล็กน้อยในสกุลเงินเงินสด เอกสารนี้ประกอบด้วยส่วนหนึ่งของบันทึกการบัญชีโดยรวมสำหรับธุรกิจ บันทึกดังกล่าวช่วยให้นักบัญชีสามารถติดตามค่าใช้จ่ายบันทึกเหตุการณ์สำคัญและรักษาความสมดุลของหนังสือเพื่อรักษาข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับเงินทุนที่มีอยู่และเรื่องอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
ในสมุดรายวันการเบิกเงินสดอิเล็กทรอนิกส์บันทึกเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในโปรแกรมบัญชี ซอฟต์แวร์ดังกล่าวอาจสื่อสารกับธนาคารเพื่อดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีและข้อมูลบัญชี โปรแกรมเหล่านี้สามารถดึงออกมาจากบันทึกต่าง ๆ ตามที่ต้องการเพื่อให้นักบัญชีสามารถจัดทำรายงานเตรียมภาษีและมีส่วนร่วมในกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเก็บบันทึก นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาได้อย่างเต็มที่และมีตัวกรองเพื่อเรียงลำดับรายการตามประเภทของค่าใช้จ่ายจำนวนและหมวดหมู่อื่น ๆ
นอกจากเวอร์ชั่นอิเล็กทรอนิกส์แล้วยังสามารถเก็บบันทึกการเบิกจ่ายเงินสดฉบับหนักได้เช่นกัน โดยทั่วไปร้านค้าสำนักงานจัดหาขายหนังสือบัญชีเพื่อจุดประสงค์นี้ เจ้าของธุรกิจยังสามารถใช้สมุดบันทึกทั่วไปหรือออกแบบฟอร์มที่กำหนดเองเพื่อใช้ในเครื่องผูกเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายเงินสด อาจใช้ Hard Copy ในธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณธุรกรรมค่อนข้างต่ำ ธุรกิจเหล่านี้อาจไม่สามารถจัดหาซอฟต์แวร์บัญชีได้หรือสามารถกำหนดได้ว่าค่าใช้จ่ายในการรับและเรียนรู้โปรแกรมไม่คุ้มกับประโยชน์ที่จะได้รับ
ในสมุดรายวันการจ่ายเงินสดแต่ละบรรทัดจะมีห้องเพื่อบันทึกวันที่ผู้รับเงินและจำนวนการชำระเงิน รวมถึงพื้นที่เพื่อหารือเกี่ยวกับลักษณะของการชำระเงิน ในบางกรณีอาจทำได้โดยวางจำนวนลงในคอลัมน์เช่นค่าเช่าค่าสาธารณูปโภคหรือค่าเครื่องใช้สำนักงาน แต่ละคอลัมน์สามารถรวมกันได้เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนดเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายทั้งหมดและพัฒนาบันทึกรายละเอียด สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการจัดระเบียบในช่วงฤดูภาษีเมื่อคอลัมน์แยกต่างหากช่วยให้ธุรกิจรวมการซื้อได้อย่างรวดเร็วตามธรรมชาติเพื่อหักออกอย่างเหมาะสม
แม้ว่าโดยทั่วไปจะออกแบบมาเพื่อใช้ในธุรกิจสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดยังสามารถเป็นประโยชน์ในฐานะเครื่องมือทางการเงินส่วนบุคคล บางคนพบว่ามีประโยชน์ในการเก็บบันทึกการเงินส่วนตัวอย่างละเอียดสำหรับการจัดทำงบประมาณและเหตุผลอื่น ๆ บันทึกที่จัดเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องการค้นหาพื้นที่งบประมาณที่พวกเขาสามารถตัดเพื่อลดค่าใช้จ่ายโดยรวม ตัวอย่างเช่นค่าใช้จ่ายที่สูงมากสำหรับการรับประทานอาหารที่ร้านอาหารหรือซื้อเสื้อผ้าใหม่อาจเห็นได้ชัดเมื่อการซื้อเหล่านี้มีการติดตามแยกต่างหากในบันทึกการเบิกจ่ายเงินสดและเปรียบเทียบกับรายการอื่น ๆ
