บันทึกรายรับเงินสดเป็นบันทึกพิเศษที่ใช้ในการบัญชีโดยทั่วไปจากผู้ค้าปลีก มันเกี่ยวข้องกับการบันทึกรายละเอียดของการขายในลักษณะเฉพาะ ในทางกลับกันสมุดรายรับเงินสดจะรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องในลักษณะที่ทำให้ง่ายต่อการคัดลอกข้ามบัญชีรวมไปยังบัญชีสองรายการแบบดั้งเดิม
บัญชี บริษัท ส่วนใหญ่จัดทำขึ้นโดยใช้การเข้าแบบสองครั้ง สิ่งนี้ใช้ได้กับแนวคิดที่ว่าการทำธุรกรรมทุกครั้งเป็นการแลกเปลี่ยนและส่งผลกระทบต่อความมั่งคั่งโดยรวมของ บริษัท ในสองวิธี ตัวอย่างเช่นเมื่อผู้ค้าปลีกขายหนังสือยอดเงินสดคงเหลือจะเพิ่มขึ้นตามราคาซื้อในขณะที่มูลค่าของหุ้นโดยรวมลดลง
ในการพิจารณาบัญชีแต่ละรายการจะแสดงรายการในสองคอลัมน์แยกกันในบัญชี องค์ประกอบหนึ่งของธุรกรรมแสดงเป็นเดบิตและอีกรายการเป็นเครดิต นอกจากนี้ยังดำเนินการฟังก์ชันการบริหารเช่นเดียวกับช่วงเวลาใด ๆ ผลรวมสำหรับคอลัมน์เดบิตและเครดิตควรเหมือนกัน หากไม่ตรงกับคำอธิบายปกติคือมีการทำรายการหรือข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ การตรวจสอบเป็นประจำด้วยวิธีนี้สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดและทำให้ง่ายต่อการค้นหามากกว่าถ้าปล่อยทิ้งไว้จนสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีเต็ม
ข้อเสียเปรียบหลักในการทำบัญชีสองครั้งคือมันอาจซับซ้อนเกินกว่าที่จะดำเนินการทุกวันโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตั้งค่าที่มีนักบัญชีผู้เชี่ยวชาญที่ไม่ได้อยู่ในมือสำหรับธุรกิจค้าปลีกที่แท้จริง นี่อาจเป็นกรณีที่มีธุรกิจขนาดเล็กซึ่งเจ้าของกิจการใช้บัญชีภายนอกหรือกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่นักบัญชีทำงานจากสำนักงานกลางของ บริษัท ที่มีร้านค้าปลีกหลายแห่ง
วิธีแก้ไขปัญหานี้คือชุดเอกสารที่เรียกว่าหนังสือสำคัญหรือหนังสือต้นฉบับ เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่สามารถใช้ในการบันทึกข้อมูลทางการเงินได้ง่ายในครั้งแรกเช่นโดยผู้จัดการร้านค้าในตอนท้ายของแต่ละวันทำงานตั้งแต่จนถึงใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่างเช่นหนังสือเกี่ยวกับธุรกรรมธนาคารและการซื้อจากซัพพลายเออร์
หนึ่งในหนังสือสำคัญเหล่านี้คือสมุดบันทึกเงินสด สิ่งนี้ครอบคลุมธุรกรรมการขายแต่ละรายการที่ใช้เป็นเงินสด ในบริบทนี้เงินสดหมายถึงการชำระเงินทันทีแทนที่จะใช้เครดิต สามารถครอบคลุมการชำระเงินในเหรียญทางกายภาพบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิตและเช็ค เช่นเดียวกับการแสดงรายละเอียดของแต่ละธุรกรรมสมุดรายรับเงินสดจะแสดงรายการรายละเอียดเช่นส่วนลดที่มอบให้กับลูกค้าเมื่อเทียบกับราคาขายปลีกมาตรฐาน สิ่งนี้อาจมีความสำคัญเนื่องจาก บริษัท ต่างๆมักจะให้ความสำคัญกับราคาหุ้นที่มีอยู่ของตนตามราคาขายขั้นสุดท้ายที่คาดไว้และการประเมินนี้จะถือว่าได้รับราคาขายปลีกทั้งหมด
