บัญชีควบคุมคืออะไร?

บัญชีควบคุมเป็นบัญชีสรุปภายในบัญชีแยกประเภททั่วไปทางการเงินที่สะสมรายละเอียดของบัญชีในบัญชีแยกประเภทย่อย mdash;บัญชีแยกประเภททั่วไปติดตามธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดภายใน บริษัทข้อมูลที่จัดการในบัญชีแยกประเภทย่อยคือรายละเอียดที่สนับสนุนข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีแยกประเภททั่วไปบัญชีแยกประเภทย่อยใช้เพื่อติดตามรายการที่หลากหลายที่สะสมอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมถึงลูกหนี้บัญชีเจ้าหนี้เจ้าหนี้สินค้าคงคลังและรายได้นอกเหนือจากจำนวนธุรกรรมบัญชีแยกประเภทย่อยมักจะรวมชื่อสถานที่คำอธิบายและวันที่โดยทั่วไปแล้วแต่ละรายการบัญชีแยกประเภทย่อยจะมีบัญชีควบคุมในบัญชีแยกประเภททั่วไป

แผนกบัญชีใช้ยอดคงเหลือทดลองใช้ที่สร้างขึ้นจากบัญชีแยกประเภททั่วไปเมื่อสะสมข้อมูลทางการเงินรายเดือนรายไตรมาสและรายปีโดยทั่วไปแผนกบัญชีไม่ค่อยต้องการประเภทของรายละเอียดที่ติดตามในบัญชีแยกประเภทย่อยตัวอย่างเช่นแผนกบัญชีลูกหนี้จะต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าเช่นหมายเลขโทรศัพท์เพื่อติดต่อลูกค้าเกี่ยวกับยอดคงเหลือที่ค้างชำระอย่างไรก็ตามแผนกบัญชีภายใต้สถานการณ์ส่วนใหญ่ต้องการเห็นผลรวมของลูกหนี้ที่โดดเด่นและไม่ใช่ข้อมูลลูกค้าที่เชื่อมโยงกับการทำธุรกรรมเฉพาะเมื่อใดก็ตามที่แผนกบัญชีลูกหนี้จะอัปเดตจำนวนเงินที่ครบกำหนดในบันทึกลูกค้าบัญชีควบคุมในบัญชีแยกประเภททั่วไปจะได้รับการปรับปรุงด้วยการเปลี่ยนแปลงซึ่งให้การเข้าถึงลูกหนี้ทั้งหมดที่พร้อมใช้งาน

บัญชีควบคุมจะได้รับการปรับปรุงเมื่อ บริษัท ย่อยถ่ายโอนข้อมูลไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไประยะเวลาของการอัปเดตเพื่อควบคุมบัญชีขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ รวมถึงความซับซ้อนของระบบที่เกี่ยวข้องขนาดของ บริษัท และแม้แต่การกำหนดเวลาของกิจกรรมปิดการบัญชีสิ้นเดือนใน บริษัท ขนาดใหญ่ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปมักจะเป็นระบบซอฟต์แวร์อิสระของตัวเองแยกออกจากธุรกรรมการติดตามบัญชีแยกประเภทของ บริษัท ย่อยสำหรับรายการเช่นลูกหนี้หรือสินค้าคงคลังบัญชีควบคุมในสถานการณ์เช่นนี้อาจไม่ทันสมัยตลอดทั้งเดือนเนื่องจากการกำหนดเวลาของการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างบัญชีแยกประเภทย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปไม่ใช่เวลาเรียลไทม์ธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่มีปัญหาเดียวกันเนื่องจากบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีแยกประเภทย่อยอาจรวมอยู่ในแพ็คเกจซอฟต์แวร์เดียว

หนึ่งในประโยชน์ของบัญชีควบคุมคือศักยภาพในการแยกหน้าที่เพิ่มขึ้นซึ่งเป็นประโยชน์ในการช่วย จำกัดข้อผิดพลาดและการฉ้อโกงบ่อยครั้งที่บุคคลที่จำเป็นในการติดตามข้อมูลในบัญชีแยกประเภทย่อยจะถูกแยกออกจากข้อมูลที่สะสมข้อมูลทางการเงินดังนั้นเมื่อมีการสร้างงบการเงินการกระทบยอดระหว่างบัญชีควบคุมและบัญชีแยกประเภทย่อยจะดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการรายงานยอดคงเหลือที่ถูกต้องสำหรับรายการโฆษณาเฉพาะในที่สุดบัญชีควบคุมช่วยให้การสะสมข้อมูลทางการเงินง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้นสำหรับแผนกบัญชี