บันทึกเดบิตคืออะไร?

หรือที่รู้จักกันในชื่อบันทึกเดบิตบันทึกเดบิตเป็นเอกสารบัญชีประเภทหนึ่งที่ใช้ในการระบุจำนวนเงินที่เรียกเก็บจากบัญชีลูกค้าในบางกรณีบันทึกเป็นเอกสารภายในที่ทำให้สามารถเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายและบัญชีที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ในบางครั้งบันทึกเดบิตทำหน้าที่ฟังก์ชั่นคล้ายกับใบแจ้งหนี้ทำให้ลูกค้าสามารถใช้เอกสารเป็นพื้นฐานสำหรับการส่งการชำระเงิน

เมื่อใช้เป็นเอกสารภายในสามารถใช้บันทึกเดบิตเพื่อใช้ค่าใช้จ่ายกับบัญชีลูกค้าที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ซึ่งอาจรวมถึงการใช้งานปัจจุบันที่เกิดขึ้นตั้งแต่แถลงการณ์การเรียกเก็บเงินครั้งสุดท้ายเมื่อกระบวนการเตรียมใบแจ้งหนี้สำหรับช่วงเวลาที่ปิดล่าสุดเริ่มต้นขึ้นบันทึกทั้งหมดที่สร้างขึ้นตั้งแต่วันปิดล่าสุดจะถูกใช้เป็นเอกสารเพื่อรองรับรายการโฆษณาในใบแจ้งหนี้ใหม่ในขณะที่ในอดีตบันทึกเดบิตถูกเก็บไว้เป็นสำเนากระดาษเท่านั้นระบบซอฟต์แวร์บัญชีบางอย่างในปัจจุบันอนุญาตให้มีการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเข้าถึงและใช้เพื่อเติมรายละเอียดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ลูกค้า

เป็นเอกสารทดแทนสำหรับใบแจ้งหนี้บันทึกเดบิตอาจใช้เป็นวิธีการปรับสมดุลที่เกิดขึ้นในบัญชีเมื่อมีการเรียกเก็บเงินก่อนหน้านี้ถูกทิ้งไว้ก่อนหน้านี้ด้วยเหตุผลบางอย่างตัวอย่างเช่นหากการกำหนดราคาพิเศษที่ขยายไปยังลูกค้าผ่านสัญญาควรหมดอายุและรายละเอียดในระบบการเรียกเก็บเงินไม่ได้รับการอัปเดตเป็นไปได้ว่าระยะเวลาการเรียกเก็บเงินจะถูกเรียกเก็บเงินในราคาที่สูงกว่าและไม่สามารถใช้ได้อีกต่อไปอัตรามาตรฐานสำหรับสินค้าและบริการที่จัดหาให้เมื่อเป็นกรณีนี้ บริษัท อาจเลือกที่จะออกบันทึกเดบิตและส่งต่อสำเนาไปยังลูกค้าปรับสมดุลที่เกิดจากใบแจ้งหนี้นั้นและขอการชำระเงินที่เหลือให้ประมูลภายในระยะเวลาหนึ่ง

เช่นเดียวกับบันทึกเครดิตมักจะใช้ในการปรับบางประเภทในยอดคงเหลือเนื่องจากบัญชีลูกค้าโดยการลบค่าใช้จ่ายที่สะสมส่วนหนึ่งอาจใช้บันทึกเดบิตเป็นกลไกสำหรับการเพิ่มค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้นำไปใช้กับลูกค้ารายนั้นรายละเอียดที่แท้จริงเกี่ยวกับบันทึกจะแตกต่างกันไปตามนโยบายของ บริษัท และการปฏิบัติตามหลักการบัญชีที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไปอย่างใกล้ชิด แต่เอกสารมีแนวโน้มที่จะรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างรายการโฆษณาในใบแจ้งหนี้ในที่สุดนอกจากนี้รายละเอียดเดบิตบันทึกจะเพียงพอที่จะติดตามประวัติของการทำธุรกรรมจากเวลาที่ค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นตลอดไปจนถึงวันที่ออกใบแจ้งหนี้