การแจ้งการสูญเสียเป็นการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการจากผู้ประกันตนต่อผู้รับประกันว่ามีการสูญเสียบางประเภทเกิดขึ้น ผู้ให้บริการประกันภัยหลายรายมีเอกสารเฉพาะที่ต้องใช้เพื่อบันทึกการแจ้งความสูญเสียในขณะที่ผู้ให้บริการเพียงแค่ให้แนวทางขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับข้อมูลที่จะต้องรวมอยู่ในการแจ้งเตือน แม้ว่าจะต้องส่งหนังสือแจ้งการสูญหายเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ผู้ให้บริการหลายรายยอมรับการส่งแบบฟอร์มอื่น
หน้าที่หลักของการแจ้งการสูญเสียคือการแจ้งเตือน บริษัท ประกันภัยถึงการทำลายสิ่งที่ครอบคลุมภายใต้เงื่อนไขของนโยบายการประกัน ในบางกรณีการแจ้งเตือนนี้จะนำหน้าการอ้างสิทธิ์อย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตามผู้ให้บริการจำนวนมากจะจัดส่งตัวแทนหรือปรับเพื่อประเมินจำนวนความเสียหายให้กับรายการประกันที่ระบุไว้ในประกาศการสูญเสียและตรวจสอบว่าควรยื่นการเรียกร้อง หาก adjuster เห็นด้วยกับคำแถลงที่ทำไว้ในคำบอกกล่าวการสูญเสียเขาหรือเธออาจช่วยให้ผู้เรียกร้องยื่นคำร้องต่อผู้เอาประกันภัยได้ทันที
ในสถานการณ์ที่มีความจำเป็นต้องใช้หนังสือแจ้งการอนุมัติแบบฟอร์มการสูญเสียผู้ประกันตนสามารถติดต่อตัวแทนและขอสำเนาของแบบฟอร์ม กรณีนี้มักเกิดขึ้นเมื่อผู้ให้บริการจัดจำหน่ายประกันประเภทต่าง ๆ และใช้รูปแบบเฉพาะสำหรับนโยบายแต่ละประเภทที่เสนอให้แก่ผู้บริโภค ตัวอย่างเช่นการทำลายบ้านอาจต้องมีการแจ้งให้ทราบถึงแบบฟอร์มความเสียหายของทรัพย์สินที่สูญเสียในขณะที่ความเสียหายต่อเครื่องประดับจะต้องใช้แบบฟอร์มแจ้งการสูญเสียที่มีโครงสร้างเฉพาะสำหรับผลประโยชน์ส่วนบุคคลของผู้ประกันตน
รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการแจ้งผู้ประกันตนอย่างถูกต้องในกรณีที่มีการสูญเสียบางประเภทมักจะพบในข้อกำหนดและเงื่อนไขของนโยบายเอง ที่นี่ผู้ประกันตนจะค้นหาข้อมูลว่าต้องรายงานการสูญเสียรูปแบบที่ต้องการและรายละเอียดการสนับสนุนใดบ้าง การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่พบในนโยบายช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการยอมรับการแจ้งความสูญเสียครั้งแรกและการประมวลผลการเรียกร้องที่ตามมาจะไม่ชะลอตัวลง
ในขณะที่ บริษัท ประกันภัยส่วนใหญ่จำเป็นต้องมีการแจ้งการสูญเสียโดยการส่งเอกสารกระดาษไปยังตัวแทนหรือทางไปรษณีย์ผู้ให้บริการหลายรายยอมรับทางเลือกในวันนี้ บางคนจะพิจารณาคำบอกกล่าวทางวาจาในรูปแบบของการโทรศัพท์ระหว่างผู้เอาประกันภัยและผู้ประกันตนว่าเพียงพอ ผู้อื่นจะยอมรับการแจ้งเตือนทางอีเมลโดยมีการแจ้งเตือนปรากฏในเนื้อหาของอีเมลหรือเป็นไฟล์แนบ เช่นเดียวกับการแจ้งการสูญเสียทุกประเภทตัวเลือกอื่นเหล่านี้จะต้องถูกนำไปยังแผนกหรือการติดต่อที่เหมาะสมเพื่อพิจารณาส่งต่ออย่างถูกต้อง
