หลักฐานการสูญหายคือเอกสารทางการที่จัดทำโดยผู้ประกันตนและส่งต่อไปยังผู้ประกันตนในกรณีที่มีการสูญเสียบางประเภท โดยปกติแล้วข้อความนี้จะให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับประเภทของความเสียหายที่เกิดขึ้นซึ่งครอบคลุมรายการที่รวมอยู่ในการสูญเสียมูลค่าที่ระบุของทรัพย์สินที่เกี่ยวข้องและจำนวนเงินรวมของการเรียกร้อง ในหลาย ๆ สถานการณ์มันทำหน้าที่เป็นการประกาศอย่างเป็นทางการของการสูญเสียทรัพย์สินที่เกี่ยวข้องกับการเรียกร้องเช่นเดียวกับการให้หลักฐานของการสูญเสีย โครงสร้างที่แน่นอนของเอกสารจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับข้อกำหนดที่กำหนดโดยผู้ให้บริการประกันภัยและข้อบังคับของรัฐบาลท้องถิ่นที่บังคับใช้
การใช้หลักฐานการสูญเสียเป็นเรื่องปกติกับการเรียกร้องประกันหลายประเภท หนึ่งในตัวอย่างที่ดีที่สุดคือการอ้างสิทธิ์ที่ยื่นต่อนโยบายของเจ้าของบ้านหลังจากภัยพิบัติทางธรรมชาติบางประเภทได้ทำลายบ้านทั้งหมดหรือบางส่วน ในกรณีนี้เจ้าของบ้านจะทำงานร่วมกับตัวแทนของเขาหรือเธอเพื่ออธิบายลักษณะและรายละเอียดอื่น ๆ ของภัยพิบัติวันที่ภัยพิบัติเกิดขึ้นและมูลค่าตลาดในปัจจุบันของทรัพย์สิน สมมติว่าเครื่องเรือนและข้าวของอื่น ๆ ในบ้านได้รับการคุ้มครองโดยนโยบายพวกเขาจะได้รับการกล่าวถึงเป็นรายบุคคลในแถลงการณ์และกำหนดค่าตามการประเมินของเจ้าของบ้าน
เมื่อเอกสารถูกส่งไปยังผู้ให้บริการประกันภัยรายละเอียดจะได้รับการประเมินและผู้ให้บริการจะอนุญาตหรือไม่อนุญาตรายการโฆษณาแต่ละรายการ เมื่อผู้ให้บริการมีความพึงพอใจต่อความถูกต้องของการเรียกร้องและอนุมัติจำนวนเงินที่ชำระขั้นสุดท้ายผู้ประกันตนจะได้รับการเสนอการชำระเงิน หากฝ่ายพิจารณาเห็นว่าจำนวนเงินที่จ่ายเป็นธรรมเขาหรือเธอยอมรับและเรียกร้องเสร็จสมบูรณ์
เพื่อให้สมบูรณ์แบบฟอร์มหลักฐานการสูญเสียมันเป็นความคิดที่ดีสำหรับบุคคลที่จะเก็บรักษาบันทึกที่ทำให้มันเป็นไปได้ในการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นในการสนับสนุนงบที่ทำไว้ในแบบฟอร์ม ซึ่งอาจรวมถึงการใช้อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลบางประเภทเพื่อเก็บสำเนาภาพถ่ายดิจิตอลของทรัพย์สินเช่นเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืนยันถึงมูลค่าของทรัพย์สินแต่ละชิ้นที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดของกรมธรรม์ประกันภัย การใช้อุปกรณ์เช่นเครื่องบันทึกซีดีและจัดเก็บสำเนาไว้ที่บ้านเช่นเดียวกับในกล่องธนาคารหรือเว็บไซต์ที่เข้าถึงได้ง่ายสามารถทำให้การเคลมได้ง่ายขึ้นในกรณีฉุกเฉิน
