บัญชีแยกประเภทการซื้อเป็นบันทึกทางธุรกิจที่เก็บไว้เพื่อจุดประสงค์ทางบัญชีของการชำระเงินทั้งหมดและเงินที่เป็นหนี้กับเจ้าหนี้ในปัจจุบัน วัตถุประสงค์ของการทำเช่นนี้คือเพื่อเก็บบันทึกที่ถูกต้องและรับทราบว่ามียอดเงินเท่าใดในเวลาใดก็ตาม ในอดีตบัญชีแยกประเภทซื้อถูกเก็บด้วยมือ แต่ตอนนี้ธุรกิจขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ใช้บัญชีแยกประเภทที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเก็บบันทึกของพวกเขา เป็นเรื่องปกติที่บัญชีแยกประเภทการซื้อจะมีบัญชีแต่ละบัญชีสำหรับผู้จัดหาธุรกิจแต่ละรายพร้อมกับยอดคงเหลือที่ค้างชำระ
การดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องอาศัยการเก็บบันทึกอย่างขยันขันแข็งเนื่องจากการชำระเงินและใบเสร็จรับเงินของการจ่ายเงินเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในทุกวัน ธุรกิจที่สูญเสียการติดตามการมาของเงินเหล่านี้เสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในระยะสั้นเมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระหนี้ ด้วยเหตุนี้บัญชีแยกประเภทการซื้อจะถูกเก็บไว้ด้วยความตั้งใจที่เฉพาะเจาะจงในการติดตามทั้งการชำระเงินและเงินที่ค้างชำระกับผู้ที่ให้บริการสินค้าและธุรกิจ
ธุรกิจมักจะมีความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์โดยพิจารณาจากเครดิตซึ่งหมายความว่าไม่มีการชำระเงินจริง ๆ ในเวลาที่ซื้อ แต่การชำระเงินจะต้องชำระให้กับซัพพลายเออร์ในภายหลัง การทราบจำนวนเงินที่เป็นหนี้ต่อซัพพลายเออร์แต่ละรายเป็นสิ่งจำเป็นและบัญชีแยกประเภทการซื้อจะแก้ไขปัญหานี้ได้ ผู้จัดหาแต่ละรายมักจะแสดงอยู่ในบัญชีแยกประเภทด้วยบัญชีของตนเองซึ่งบันทึกการซื้อการชำระเงินใด ๆ ที่ธุรกิจทำเพื่อการซื้อเหล่านี้และยอดค้างชำระที่ค้างชำระกับผู้จัดหา
เป็นการดีสำหรับธุรกิจที่จะอัปเดตบัญชีแยกประเภทการซื้อของพวกเขาในแบบปกติเพื่อติดตามอย่างใกล้ชิดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่เป็นหนี้กับเจ้าหนี้ นอกจากนี้จำเป็นต้องมีระบบสำหรับการบันทึกที่ง่ายต่อการติดตามเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการจ่ายเงินน้อยเกินไปหรือมากเกินไปให้แก่ซัพพลายเออร์ในเวลาที่กำหนด สามารถทำได้โดยกำหนดหมายเลขการซื้อและการชำระเงินแต่ละครั้งเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและระบุ
บันทึกทั้งหมดนี้ทำให้ง่ายขึ้นสำหรับธุรกิจที่มีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ มีซอฟต์แวร์ที่พร้อมใช้งานซึ่งทำหน้าที่เป็นบัญชีแยกประเภทการซื้อแบบดิจิทัลโดยมีการชำระเงินและการซื้อที่บันทึกด้วยการกดแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ครั้ง แม้ว่าธุรกิจจะบันทึกรายการการชำระเงินและการซื้อทางคอมพิวเตอร์ แต่ก็ยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ขยันเกี่ยวกับการอัปเดตรายการเพื่อไม่ให้บันทึกของตนกลายเป็นวันที่
