เอกสารคำศัพท์เป็นข้อตกลงที่ช่วยสร้างรากฐานของความสัมพันธ์ในการทำงานระหว่างสองฝ่าย แม้ว่าจะไม่ได้พิจารณาว่ามีผลผูกพันในธรรมชาติแผ่นคำทำหน้าที่เป็นวิธีการจัดทำเอกสารพื้นฐานของความสัมพันธ์รวมถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขที่จะควบคุมกิจกรรมที่เกิดขึ้นระหว่างทั้งสองฝ่าย มักจะมีการจัดทำเอกสารคำศัพท์และทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการเจรจาก่อนที่จะมีการร่างสัญญาและเป็นทางการมากขึ้น
การใช้แผ่นคำสามารถพบได้ในความสัมพันธ์ทางธุรกิจหลายประเภท หลาย บริษัท จะใช้อุปกรณ์นี้เมื่อพยายามรักษาความปลอดภัยของเงินร่วมลงทุน โดยพื้นฐานแล้วแผ่นคำศัพท์จะจัดทำขึ้นในช่วงต้นของการสนทนาระหว่างนักลงทุนและ บริษัท และกำหนดเงื่อนไขเช่นจำนวนเงินที่จะลงทุนเงื่อนไขการชำระคืนดอกเบี้ยและเงินปันผลที่คาดว่าจะได้รับจากการลงทุนและปัจจัยสำคัญอื่น ๆ . เมื่อทั้งสองฝ่ายได้ตกลงกันว่าการลงทุนในกิจการร่วมค้าจะทำงานได้อย่างไรพวกเขาสามารถดำเนินการร่างข้อตกลงทางธุรกิจที่มีผลผูกพันได้
ในขณะที่ไม่จำเป็นต้องเป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันอย่างเป็นทางการหรือถูกกฎหมายเอกสารคำนี้มักถูกพิจารณาว่าอยู่ในหมวดหมู่ของเอกสารที่มีเจตนาดี นั่นคือทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะถือว่าข้อกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสารแสดงถึงเจตนาเต็มรูปแบบของทุกคนที่เกี่ยวข้องและไม่มีความพยายามที่จะคลุมเครือหรือลื่นไถลในปัจจัยเพิ่มเติมใด ๆ เมื่อถึงเวลาร่างสัญญาอย่างเป็นทางการ เช่นนี้มักจะไม่มีสิ่งใดที่มีอยู่ในสัญญาที่ไม่ปรากฏในข้อความของเอกสารคำว่าเว้นแต่ทุกฝ่ายจะเห็นด้วยกับภาคผนวกในระหว่างการเจรจา
นอกเหนือจากการลงทุนด้านการลงทุนแล้วยังสามารถใช้คำศัพท์ในสถานการณ์ทางการเงินอื่น ๆ อีกมากมาย เหล่านี้รวมถึงการขยายสินเชื่อระหว่างบุคคลการโอนกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สินและข้อตกลงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบระดับหนึ่งในส่วนของทุกคนที่เกี่ยวข้อง
