การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติคืออะไร?

การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเป็นการกระทำที่การออกใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าและบริการเกิดขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องเตรียมใบแจ้งหนี้ด้วยมือระบบการเรียกเก็บเงินจำนวนมากประเภทนี้ให้ความสามารถในการสร้างและส่งสำเนาใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้าการใช้ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินประเภทนี้ทำให้สามารถจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นประหยัด บริษัท ทั้งเวลาและเงิน

มีคุณสมบัติหลายอย่างที่พบได้ทั่วไปในซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติในกรณีส่วนใหญ่ซอฟต์แวร์ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้สามารถสร้างโปรไฟล์ลูกค้าซึ่งมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเตรียมใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องข้อมูลนี้จะรวมถึงชื่อลูกค้าที่อยู่การเรียกเก็บเงินผู้ติดต่อการเรียกเก็บเงินและที่อยู่อีเมลหากจะส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ในกรณีส่วนใหญ่โปรแกรมการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติจะรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานของลูกค้าหรืออนุญาตให้มีการป้อนคำสั่งซื้อด้วยตนเองเมื่อพวกเขาปฏิบัติตามกระบวนการภายในระบบการเรียกเก็บเงินจากนั้นใช้อัตราที่เหมาะสมสำหรับแต่ละคำสั่งซื้อและสร้างใบแจ้งหนี้

ขึ้นอยู่กับวิธีการกำหนดค่าระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติใบแจ้งหนี้อาจถูกพิมพ์ออกมาพร้อมกับซองจดหมายสหายทันทีหลังจากการสร้างใบแจ้งหนี้อย่างไรก็ตามมีความเป็นไปได้ที่จะตั้งค่าซอฟต์แวร์เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ถูกพิมพ์โดยอัตโนมัติในเวลาที่กำหนดมีแม้กระทั่งตัวอย่างของซอฟต์แวร์ที่จะกระตุ้นให้เครื่องจักรสามารถพับใบแจ้งหนี้ใส่ลงในซองจดหมายล่วงหน้าและปิดผนึกซองจดหมายเมื่อใช้อีเมลเป็นสื่อการจัดส่งระบบอาจเร่งการจัดส่งทันทีหลังจากสร้างใบแจ้งหนี้หรือจัดการกระบวนการอีเมลในเวลาที่กำหนดวิธีการที่อนุญาตให้เจ้าของธุรกิจสำรวจใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะส่งออก

ระบบการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ของประเภทนี้บางครั้งรวมถึงความสามารถในการรับและใช้การชำระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่โดดเด่นตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้อีเมลอาจมีลิงก์แบบฝังที่ช่วยให้ลูกค้าสามารถชำระเงินได้ทันทีหลังจากได้รับและตรวจสอบใบแจ้งหนี้แทนที่จะกำหนดให้บุคคลได้รับการชำระเงินและป้อนด้วยตนเองลงในฐานข้อมูลบัญชีลูกหนี้ซอฟต์แวร์รับรู้การชำระเงินใช้กับหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมและหักจำนวนเงินนั้นจากยอดคงเหลือของบัญชีลูกค้า

การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติทำงานได้ดีมากกับสถานการณ์ที่ลูกค้ามีคำสั่งซื้อหรือมีการชำระเงินซ้ำที่ต้องร้องขอเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนด้วยแอปพลิเคชันนี้ระบบสามารถกำหนดค่าให้สร้างใบแจ้งหนี้ที่ยืนหรือเกิดขึ้นซ้ำโดยอัตโนมัติให้กับลูกค้าที่เหมาะสมดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานหนึ่งคนหรือมากกว่าหนึ่งชั่วโมงในการทำซ้ำงานซ้ำนี้ผลลัพธ์ที่ได้คือบุคลากรสามารถนำไปใช้สำหรับฟังก์ชั่นที่แตกต่างกันทำให้วันทำงานมีประสิทธิผลมากขึ้นและคุ้มค่า

การใช้การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเป็นเรื่องธรรมดาในปัจจุบันกับ บริษัท ทุกขนาดประเภทธุรกิจตั้งแต่การสื่อสารโทรคมนาคมไปจนถึงร้านค้าปลีกออนไลน์ได้รับประโยชน์จากการใช้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ด้วยการประหยัดเวลาและทรัพยากรของ บริษัท ธุรกิจสามารถรักษาค่าใช้จ่ายให้ต่ำลงและยังคงมีการแข่งขันมากขึ้น