การทำบัญชีสองรายการเป็นระบบบัญชีที่ยอดเดบิตบัญชีแยกประเภททั้งหมดด้วยเครดิตบัญชีแยกประเภททั่วไป การใช้การทำบัญชีสองครั้งที่พบบ่อยที่สุดพบได้ในวิธีการบัญชีคงค้างซึ่งบันทึกธุรกรรมทางการเงินตามที่เกิดขึ้นในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี การบัญชีคงค้างสร้างภาพที่แม่นยำยิ่งขึ้นสำหรับงบการเงิน โดยทั่วไปแล้วจะช่วยลดความแปรปรวนที่พบในธุรกรรมทางการเงินโดยอนุญาตให้นักบัญชีสร้างรายได้และค่าใช้จ่ายในอนาคตให้สมดุลกับการเทียบรายรับหรือค่าใช้จ่ายในปัจจุบัน
Luca Pacioli คิดค้นระบบการทำบัญชีสองทางสำหรับพ่อค้าชาวเวนิสในช่วงยุคฟื้นฟูศิลปวิทยาอิตาลี ระบบของเขาใช้รายการปิดบัญชีสิ้นปีและยอดดุลทดลองใช้เพื่อพิสูจน์บัญชีแยกประเภททั่วไปของเขาซึ่งเป็นระบบที่ใช้ในสำนักงานบัญชีปัจจุบัน Pacioli ยังเขียนเอกสารจำนวนมากเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินและธุรกรรมที่สำคัญที่พบในการดำเนินธุรกิจทั่วไป
ระบบการทำบัญชีสองทางของ Pacioli เป็นพื้นฐานสำหรับสมการการบัญชีในปัจจุบัน: สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ สูตรนี้ยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไปยอดดุลทดลองใช้และงบการเงิน ประโยชน์ของการทำบัญชีสองครั้งรวมถึงการคำนวณกำไรและขาดทุนอย่างแม่นยำในงบกำไรขาดทุนและความสามารถในการรวมสินทรัพย์และหนี้สินในงบดุล ระบบนี้ยังช่วยให้นักบัญชีสามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดได้อย่างง่ายดายเนื่องจากบัญชีที่ไม่สมดุลในบัญชีแยกประเภททั่วไปจะแสดงในงบการเงินอย่างรวดเร็ว
ธุรกรรมทางการเงินถูกบันทึกในสองบัญชีแยกกันในระบบการบันทึกบัญชีสองครั้ง รายการบันทึกประจำวันแต่ละเล่มประกอบด้วยบัตรเดบิตและเครดิตที่ยอดคงเหลือแต่ละรายการในขณะที่ลงรายการบัญชีทำให้บัญชีแยกประเภททั่วไปมีความสมดุลตลอดรอบระยะเวลาบัญชี ระบบบัญชีนี้ยังขึ้นอยู่กับลูกหนี้และเจ้าหนี้ซึ่งเป็นตัวแทนขายและเรียกเก็บเงินจากการขยายเครดิตจากผู้ขายและลูกค้า
ในขณะที่การทำบัญชีสองครั้งทำให้เดบิตและเครดิตทั้งหมดมีความสมดุลในบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่อาจไม่ได้แสดงถึงกระแสเงินสดของ บริษัท ที่ถูกต้อง ถ้าใช้ควบคู่กับวิธีการบัญชีคงค้างการทำบัญชีสองครั้งจะบิดเบือนบัญชีเงินสดในมือของ บริษัท ในบัญชีแยกประเภททั่วไป สิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากมีการบันทึกธุรกรรมที่เกิดขึ้นมากกว่าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเงินสด - หนังสืออาจแสดงถึงเงินสดค้างจ่ายที่ บริษัท ยังไม่ได้มีหรือค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่ บริษัท ยังไม่ได้จ่ายจริง
ในการแก้ไขภาพกระแสเงินสดที่บิดเบี้ยว บริษัท จะต้องจัดทำงบกระแสเงินสดซึ่งใช้รายการบัญชีบางรายการและกลับรายการในบัญชีเงินสด คำแถลงนี้ให้ บริษัท มีภาพที่ชัดเจนของกระแสเงินสดในเชิงบวกหรือเชิงลบของพวกเขาในปัจจุบัน งบกระแสเงินสดได้กลายเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับนักลงทุนที่ต้องการลงทุนเงินสดในธุรกิจ นักลงทุนอาจไม่เต็มใจที่จะลงทุนใน บริษัท ที่มีกระแสเงินสดติดลบอย่างต่อเนื่องเพราะ บริษัท จะต้องการเงินทุนภายนอกเพื่อดำเนินการต่อ
