บางครั้งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับพนักงานที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายบางอย่างเพื่อดำเนินธุรกิจในชีวิตประจำวัน การขับยานพาหนะส่วนตัวเพื่อทำธุระของ บริษัท หรือทำการโทรขายเป็นบางครั้งจำเป็น แต่อาจเป็นค่าใช้จ่ายสูงหากพนักงานต้องจ่ายด้วยตนเอง ในบางครั้งบุคคลอาจจำเป็นต้องซื้อเครื่องใช้สำนักงานหรือรับวัสดุสำหรับแคมเปญหรือโครงการและใช้กองทุนส่วนบุคคลเพื่อชำระค่าสินค้า เมื่อค่าใช้จ่ายประเภทนี้เกิดขึ้น บริษัท ส่วนใหญ่จะเสนอการชดเชยพนักงาน
นอกเหนือจากการซื้อทางธุรกิจที่จับต้องได้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางในท้องถิ่นมักจะรวมอยู่ในรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับการชำระเงินคืนของพนักงาน ไมล์สะสมค่าจอดรถและค่าใช้จ่ายที่คล้ายกันมักจะมีคุณสมบัติ ในทำนองเดียวกันการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจนอกเมืองยังได้รับการชำระคืนบ่อยครั้ง เหตุการณ์ต่าง ๆ เช่นตั๋วเครื่องบินค่ารถแท็กซี่เงินบำเหน็จค่าเช่ารถที่พักโรงแรมและการรับประทานอาหารนอกร้านอาหารอาจได้รับการคุ้มครองภายใต้แผนการจ่ายผลตอบแทนของผู้ว่าจ้าง
สมาชิกในทีมควรทำให้เข้าใจถึงนโยบายการชำระเงินคืนของพนักงานก่อนที่จะใช้จ่ายเงินของตัวเอง บริษัท มักจะมีเกณฑ์เฉพาะในสถานที่ที่ระบุสิ่งที่ค่าใช้จ่ายที่เจ้าของธุรกิจยินดีที่จะครอบคลุม ค่าใช้จ่ายจำนวนมากต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าเพื่อป้องกันผู้คนจากการซื้อสินค้าที่ไม่ได้รับอนุญาตเช่นโต๊ะทำงานใหม่แล้วคาดหวังให้ บริษัท จ่ายเงิน
เนื่องจากเจ้าของธุรกิจมักจะตั้งงบประมาณภายในรายการที่มีราคาแพงซึ่งไม่ได้รับอนุญาตสามารถเป็นภาระอย่างมากต่อการเงินของ บริษัท ผู้ที่ไม่ปฏิบัติตามนโยบายการชำระเงินคืนของพนักงานมักจะถูกร้องขอให้ชำระคืน เช่นเดียวกันอาจเป็นจริงสำหรับค่าโทรศัพท์ที่มากเกินไปหรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกินกว่าค่าเผื่อที่ยอมรับได้
ในตอนท้ายของแต่ละเดือนพนักงานมักจะต้องจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายให้ผู้จัดการของพวกเขา แบบฟอร์มที่ได้มาตรฐานนี้เป็นที่ซึ่งโดยปกติแล้วบุคคลจะแสดงรายการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดที่เกิดขึ้นในระหว่างเดือน เขาควรรวมถึงเหตุผลในการใช้จ่ายทางการเงินและหมายเลขงานที่เกี่ยวข้องหรือตัวบ่งชี้อื่น ๆ เมื่อเกี่ยวข้องกับลูกค้าหรือโครงการที่เฉพาะเจาะจง
ใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่เก็บรวบรวมได้ตลอดเดือนควรแนบมากับคำขอชำระเงินคืนของพนักงาน นอกจากนี้ควรส่งการอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรใด ๆ เพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้าและถูกกฎหมาย ก่อนที่จะเปลี่ยนเป็นรายงานและใบเสร็จรับเงินควรให้สมาชิกพนักงานทำสำเนาทุกสิ่งในกรณีที่เอกสารของนายจ้างสูญหายหรือถูกใส่ผิดที่
