การบัญชีเงินสด และการ บัญชี ค้างจ่าย เป็นสองวิธีที่คล้ายกันในการเก็บรักษาบันทึกการบัญชีที่ถูกต้อง ในขณะที่วิธีการทั้งสองใช้ร่วมกันหลายแง่มุมเหมือนกันมีความแตกต่างที่สำคัญสองประการที่แยกความแตกต่างของแต่ละวิธีจากวิธีอื่น โดยพื้นฐานแล้วความแตกต่างระหว่างการบัญชีเงินสดและการบัญชีคงค้างเป็นไปตามวิธีการหักบัญชีและเครดิตในกระบวนการทำบัญชี
เพื่อให้เข้าใจถึงความแตกต่างเป็นสิ่งแรกที่จำเป็นในการกำหนดกระบวนการบัญชีแต่ละประเภท การบัญชีเงินสดซึ่งเรียกว่าการบัญชีพื้นฐานเงินสดช่วยให้สามารถรับรู้รายได้ตามเวลาที่ได้รับจริง ซึ่งหมายความว่ารายได้จากใบแจ้งหนี้จะไม่ถูกนับเป็นสินทรัพย์จนกว่าการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้จะเกิดขึ้นจริง วิธีการเดียวกันนี้ใช้กับเดบิตซึ่งค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกิดขึ้นจะไม่ถูกโพสต์จนกว่าจะชำระเสร็จ
ในทางตรงกันข้ามการบัญชีคงค้างจะรับรู้รายได้ในเวลาที่ได้รับ เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้สินค้าหรือบริการใบแจ้งหนี้จะถูกผ่านรายการและนับเป็นสินทรัพย์ พวกเขายังคงอยู่ในสถานะนี้จนกว่ามูลค่าของใบแจ้งหนี้จะได้รับเครดิตด้วยเหตุผลบางอย่าง ในทำนองเดียวกันค่าใช้จ่ายใด ๆ ก็จะโพสต์ในเวลาที่พวกเขาเกิดขึ้นหรือได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านั้นและยังคงเปิดจนกว่าจะมีการจ่ายค่าใช้จ่าย
ธุรกิจระดับกลางและใหญ่ส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีแนวโน้มที่จะใช้วิธีการคงค้างมากกว่าการบัญชีเงินสด การทำเช่นนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถกำหนดจำนวนเงินที่อยู่ในมือได้อย่างรวดเร็วขณะนี้อยู่ระหว่างดำเนินการในใบแจ้งหนี้คงค้างและจำนวนค่าใช้จ่ายในปัจจุบันที่รอการชำระเงิน ในเวลาเดียวกันหลายคนมักจะใช้วิธีการบัญชีเงินสดสำหรับงบประมาณบ้านมีแนวโน้มที่จะโพสต์รายได้ตามที่ได้รับและโพสต์การชำระเงินค่าใช้จ่ายเมื่อพวกเขาถูกส่งออกจริง
บางครั้งธุรกิจขนาดเล็กยังคงใช้วิธีการบัญชีเงินสดซึ่งอาจทำให้เกิดความยุ่งยากเมื่อธุรกิจขนาดเล็กเข้าหาโดยหน่วยงานอื่นที่เสนอขายหรือควบรวมกิจการกับนิติบุคคลอื่น ด้วยเหตุนี้จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะไม่ใช้วิธีใดวิธีหนึ่งหรือวิธีอื่นใช้อยู่เสมอ สละเวลาในการตรวจสอบวิธีการที่ใช้จะช่วยลดความสับสนและการสื่อสารที่ผิดพลาดอย่างมาก
