เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บอีเมลคืออะไร?

อีเมลหรืออีเมลสั้นสำหรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เป็นชื่อสำหรับข้อความที่ส่งผ่านอินเทอร์เน็ตและรับโดยผู้ใช้ออนไลน์หรือดาวน์โหลดผ่านไคลเอนต์เมลโดยใช้เทคโนโลยีพุชหรือดึงขึ้นอยู่กับอุปกรณ์และโปรแกรมที่ได้รับข้อความการเก็บถาวรหมายถึงแผนการจัดเก็บข้อมูลที่รายการจะถูกจัดเรียงในลักษณะตรรกะและเข้าถึงได้นอกจากนี้ยังสามารถอ้างถึงการสร้างสำเนาสำรองของวัสดุการเก็บถาวรอีเมลหมายถึงระบบการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบสำหรับอีเมลที่ลบออกจากเซิร์ฟเวอร์และสำรองไว้อย่างปลอดภัย

สิ่งที่ดีที่สุดที่จะทำก่อนเกี่ยวกับการเก็บอีเมลคือการพิจารณาตัวเลือกของคุณตัดสินใจว่าเพียงพอที่จะจัดเก็บอีเมลของคุณไว้ในคลาวด์หรือไม่หรือคุณต้องการเก็บไว้ในเครื่องของคุณหรือในการคัดลอกอย่างหนักบางทีวัสดุบางอย่างจำเป็นต้องพิมพ์ออกมาในขณะที่วัสดุอื่น ๆ อาจยังคงอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หากอีเมลจะถูกเก็บถาวรบนเครื่องของคุณตัดสินใจว่าคุณจะทำการสำรองข้อมูลฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือไม่และยังมีสิ่งใดที่จะต้องบันทึกไว้ในแบบฟอร์มอื่นนอกเหนือจากรูปแบบไฟล์ของไคลเอนต์เมลของคุณเช่นบันทึกไว้ใน PDFรูปแบบไฟล์

โดยทั่วไปขั้นตอนที่สองในการสร้างระบบการเก็บอีเมลอีเมลคือการสร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์จัดเก็บข้อมูลภายในไคลเอนต์อีเมลของคุณในการทำเช่นนี้คุณอาจแยกอีเมลส่วนตัวออกจากอีเมลธุรกิจและตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์ที่คุณต้องเข้าถึงบ่อยขึ้นนั้นง่ายต่อการเข้าถึงโปรดทราบว่าโฟลเดอร์สามารถจัดระเบียบใหม่และเปลี่ยนชื่อได้ดังนั้นเมื่อโครงการที่มีความสำคัญสูงสุดเสร็จสมบูรณ์คุณอาจต้องการมีวิธีเก็บข้อมูลไว้ในระบบโฟลเดอร์เช่นวางไว้ในโฟลเดอร์ที่เรียกว่าปี.พิจารณาว่าการสร้างตัวกรองเพื่อเรียงลำดับจดหมายที่เข้ามาโดยตรงไปยังโฟลเดอร์จะให้บริการคุณได้ดีหรือไม่: บางคนสาบานด้วยคุณสมบัตินี้หรือไม่คนอื่นไม่เคยใช้มัน

หนึ่งในเคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บถาวรอีเมลคือการลบอีเมลที่ไม่ต้องการทันทีเมื่อได้รับหรือเมื่อเห็นในกล่องจดหมายของคุณสิ่งนี้สามารถประหยัดเวลาได้เพราะคุณจะไม่ต้องตรวจสอบอีกครั้งและช่วยป้องกันไม่ให้วัสดุที่ไม่จำเป็นต้องไปถึงที่เก็บถาวรซึ่งควรจัดเก็บวัสดุที่มีมูลค่าเท่านั้นหรือถ้ามันเหมาะสมกับคุณดีกว่าคุณสามารถทำการลบจำนวนมากก่อนที่จะเก็บถาวรคุณอาจตั้งค่าไคลเอนต์เมลของคุณเมื่อจดหมายควรถูกลบออกจากเซิร์ฟเวอร์ แต่เป็นระยะ ๆ เป็นความคิดที่ดีที่จะเยี่ยมชมเว็บไซต์ ISP ของคุณดูว่ามีอะไรจริงบนเซิร์ฟเวอร์และล้างออกตามต้องการหากคุณมีพื้นที่เซิร์ฟเวอร์ที่ว่างเปล่าเพียงพอคุณสามารถเลือกที่จะทิ้งอีเมลที่สำคัญไว้ที่นั่นเพื่อเก็บถาวรเพิ่มเติม

ในสถานการณ์ทางธุรกิจการปฏิบัติตามกฎระเบียบความปลอดภัยและประสิทธิภาพเป็นองค์ประกอบสำคัญในการตัดสินใจเก็บอีเมลการเก็บถาวรอีเมลขององค์กรสามารถจัดการได้โดยแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่ทำขึ้นเพื่อจุดประสงค์นั้นและมีคุณสมบัติที่เกิดขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะทางธุรกิจเหล่านี้รวมถึงความสามารถในการจัดการเส้นทางกระดาษเสมือนจริงและลบข้อความที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป