อีเมลหรืออีเมลย่อมาจาก อีเมล เป็นชื่อของข้อความที่ส่งทางอินเทอร์เน็ตและรับโดยผู้ใช้ออนไลน์หรือดาวน์โหลดผ่านโปรแกรมรับส่งเมลโดยใช้เทคโนโลยีพุชหรือดึงขึ้นอยู่กับอุปกรณ์และโปรแกรมที่ได้รับข้อความ การเก็บถาวรหมายถึงแผนการจัดเก็บซึ่งรายการจะถูกจัดเรียงในลักษณะตรรกะและสามารถเข้าถึงได้ นอกจากนี้ยังสามารถอ้างถึงการทำสำเนาสำรองของวัสดุ การเก็บถาวรอีเมลหมายถึงระบบการจัดเก็บตามระเบียบวิธีสำหรับอีเมลที่ลบออกจากเซิร์ฟเวอร์และสำรองอย่างปลอดภัย
สิ่งที่ดีที่สุดที่ต้องทำก่อนเกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมลคือการพิจารณาตัวเลือกของคุณ ตัดสินใจว่าจะเพียงพอหรือไม่ที่จะเก็บอีเมลของคุณไว้ในคลาวด์หรือว่าคุณต้องการเก็บอีเมลไว้ในเครื่องของคุณหรือสำเนา บางทีวัสดุบางอย่างจำเป็นต้องพิมพ์ออกมาในขณะที่วัสดุอื่นอาจอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หากต้องการเก็บอีเมลไว้ในเครื่องของคุณให้ตัดสินใจว่าคุณจะทำการสำรองข้อมูลในฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือไม่และจำเป็นต้องบันทึกสิ่งใดในรูปแบบอื่นนอกเหนือจากรูปแบบไฟล์ของโปรแกรมรับส่งเมลของคุณเช่นบันทึกใน PDF รูปแบบไฟล์.
โดยทั่วไปขั้นตอนที่สองในการสร้างระบบเก็บถาวรอีเมลคือการสร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์จัดเก็บข้อมูลภายในไคลเอนต์อีเมลของคุณ ในการทำเช่นนี้คุณอาจแยกอีเมลส่วนบุคคลออกจากอีเมลธุรกิจและให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์ที่คุณจะต้องเข้าถึงบ่อยขึ้นนั้นเข้าถึงได้ง่าย โปรดทราบว่าโฟลเดอร์สามารถจัดระเบียบใหม่และเปลี่ยนชื่อดังนั้นเมื่อโครงการที่มีความสำคัญสูงสุดเสร็จสมบูรณ์คุณอาจต้องการวิธีเก็บถาวรภายในระบบโฟลเดอร์เช่นวางไว้ในโฟลเดอร์ที่เรียกว่า "โครงการที่เสร็จสมบูรณ์" ด้วย ปี. พิจารณาว่าการสร้างตัวกรองเพื่อเรียงลำดับจดหมายขาเข้าโดยตรงในโฟลเดอร์จะให้บริการคุณได้ดีหรือไม่: บางคนสาบานด้วยคุณสมบัตินี้ คนอื่นไม่เคยใช้มัน
หนึ่งในเคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บถาวรอีเมลคือการลบอีเมลที่ไม่ต้องการทันทีเมื่อได้รับหรือเมื่อเห็นมันในกล่องจดหมายของคุณ สิ่งนี้สามารถประหยัดเวลาของคุณได้เพราะคุณจะไม่ต้องตรวจสอบอีกครั้งและช่วยป้องกันเนื้อหาที่ไม่จำเป็นจากการเข้าถึงที่เก็บถาวรซึ่งควรเก็บเฉพาะเนื้อหาที่มีค่าเท่านั้น หรือถ้ามันเหมาะกับคุณดีกว่าคุณสามารถทำการลบจำนวนมากก่อนที่จะเก็บถาวรได้ คุณอาจสามารถตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลของคุณได้เมื่อควรลบจดหมายจากเซิร์ฟเวอร์ แต่เป็นระยะ ๆ ขอแนะนำให้เยี่ยมชมเว็บไซต์ ISP ของคุณดูว่ามีอะไรเกิดขึ้นจริงบนเซิร์ฟเวอร์และล้างข้อมูลออกตามความจำเป็น หากคุณมีพื้นที่ว่างในเซิร์ฟเวอร์เพียงพอคุณสามารถเลือกที่จะเก็บอีเมลสำคัญไว้ในที่เก็บถาวรเพิ่มเติม
ในสถานการณ์ทางธุรกิจการปฏิบัติตามกฎระเบียบความปลอดภัยและประสิทธิภาพเป็นองค์ประกอบสำคัญในการตัดสินใจเก็บอีเมล การจัดเก็บอีเมลขององค์กรสามารถจัดการได้โดยแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์นั้น สิ่งเหล่านี้รวมถึงความสามารถในการจัดการเส้นทางกระดาษเสมือนจริงและลบข้อความที่ไม่ต้องการอีกต่อไป
