ไฟล์ข้อมูลคืออะไร?

ไฟล์ข้อมูลเป็นคำศัพท์ทั่วไปที่อ้างถึงไฟล์คอมพิวเตอร์ใด ๆ ที่เก็บข้อมูล เนื่องจากสิ่งเหล่านี้สามารถเป็นไฟล์เก็บข้อมูลประเภทใดก็ได้ในคอมพิวเตอร์ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จึงใช้ไฟล์ข้อมูล โดยรวมแล้วพื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดในระบบประกอบด้วยไฟล์หลายประเภท ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจบางครั้งไฟล์ข้อมูลหมายถึงฐานข้อมูลของข้อมูลธุรกิจโดยเฉพาะเช่นข้อมูลลูกค้าหรือแผนภูมิการขาย

โดยทั่วไปไฟล์ข้อมูลมักเรียกว่า "ไฟล์" ไฟล์ข้อมูลจะเข้าสู่การเล่นเมื่อต้องมีการจัดเก็บหรือบันทึกข้อมูล แม้ว่าผู้ใช้จะไม่บันทึกไฟล์ด้วยตนเองคอมพิวเตอร์อาจสร้างไฟล์ข้อมูลชั่วคราวเพื่อทำให้สิ่งต่าง ๆ เร็วขึ้นสำหรับผู้ใช้ คุณลักษณะนี้มักใช้ในเว็บเบราว์เซอร์ที่เก็บข้อมูลแคชของข้อมูลเว็บไซต์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานเว็บไซต์ได้อย่างรวดเร็วในภายหลัง

ไฟล์ข้อมูลแตกต่างจากไฟล์โปรแกรม ในขณะที่ไฟล์โปรแกรมมีรหัสโปรแกรมที่สามารถเรียกใช้งานได้ไฟล์ข้อมูลจะเก็บข้อมูลที่สามารถเรียกใช้โดยแอปพลิเคชัน ประเภทของไฟล์ข้อมูลจำนวนหลายร้อย ส่วนขยายทั่วไปรวมถึง. xls ซึ่งอ้างถึงสเปรดชีต Microsoft Excel®และ .efx ซึ่งมักเป็นเอกสาร eFax ไฟล์โปรแกรมยังมีอยู่มากมายรวมถึงไฟล์ที่มีรหัสที่ปฏิบัติการได้รวมถึงส่วนขยาย. msi, ไฟล์โปรแกรม Microsoft Windows® Installer และ. dll ไฟล์ไลบรารีลิงก์แบบไดนามิก

การเปิดไฟล์ข้อมูลจำเป็นต้องใช้โปรแกรมที่มีความสามารถในการอ่านประเภทไฟล์ ตัวอย่างเช่นไฟล์ข้อความ. txt ต้องการตัวอ่านข้อความหรือตัวแก้ไขเพื่อเข้าถึงข้อมูลในไฟล์และผู้ใช้จะต้องใช้ Microsoft Excel®หรือโปรแกรมที่เข้ากันได้ในมือเพื่ออ่านไฟล์สเปรดชีต Microsoft Excel โปรแกรมประมวลผลคำบางโปรแกรมเช่นOpenOffice®และ Microsoft Word®มีความสามารถในการอ่านไฟล์ข้อมูลหลายชนิดและแปลงไฟล์ที่สร้างขึ้นในโปรแกรมอื่น การแปลงประเภทไฟล์จากโปรแกรมหนึ่งไปอีกโปรแกรมหนึ่งนั้นแทบจะไม่ส่งผลให้เกิดการแปลงที่สมบูรณ์แบบและมักจะทำให้เกิดปัญหาการจัดรูปแบบหรือการวางข้อความในไฟล์ที่แปลงแล้ว

การสำรองไฟล์ข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในการบำรุงรักษาระบบจัดเก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดไดรฟ์อาจแตกหักโดยมีการเตือนเล็กน้อยและไฟล์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ที่มีผู้ใช้หลายคนอาจหายไปโดยไร้ร่องรอย การสำรองข้อมูลที่สำคัญไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดไดรฟ์สำรองหรือเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลระยะไกลที่เข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ตปกป้องการเข้าถึงไฟล์สำคัญของผู้ใช้เช่นข้อมูลทางการเงินโครงการสื่อหรือเอกสารคำ ข้อมูลที่สูญหายในฮาร์ดไดรฟ์ที่เสียอาจถูกกู้คืนโดยช่างเทคนิคการจัดเก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์ แต่กระบวนการอาจมีราคาแพงและช้าและอาจไม่สำเร็จ