คำว่า "data pool" หมายถึงชุดของค่าที่เกี่ยวข้องที่ได้รับจากฐานข้อมูลส่วนกลาง ข้อมูลสามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ข้อมูลห่วงโซ่อุปทานไปจนถึงระเบียนพนักงาน ข้อมูลสามารถสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเองสำหรับการวิเคราะห์โดยใช้ชุดข้อมูลทั้งหมดหรือส่วนย่อยของค่า ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลถูกออกแบบมาเพื่อจัดการกับฟังก์ชั่นต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มข้อมูลรวมถึงการประสานและการตรวจสอบข้อมูล
โดยพื้นฐานแล้วชุดข้อมูลใด ๆ ที่รวบรวมเพื่อการวิเคราะห์คือกลุ่มข้อมูล วิธีการรวบรวมข้อมูลสามารถส่งผลกระทบต่อความถูกต้องของค่าภายในกลุ่มและผลลัพธ์ของการวิเคราะห์ หากชุดข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของการทดสอบเชิงปริมาณอย่างง่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่การรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองอาจเชื่อถือได้อย่างสมเหตุสมผล ในทางตรงกันข้ามถ้าชุดข้อมูลมีขนาดใหญ่กระบวนการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติจะแม่นยำและแม่นยำที่สุด
ความถูกต้องและความแม่นยำของค่าที่อยู่ในชุดข้อมูลนั้นมีความสำคัญเสมอ แต่อาจจำเป็นสำหรับบางอุตสาหกรรมที่ต้องอาศัยการติดตามห่วงโซ่การดูแลในห่วงโซ่อุปทาน เครือข่ายการซิงค์ข้อมูลทั่วโลก (GSDN) รับรองพูลข้อมูลและอำนวยความสะดวกในกระบวนการซิงโครไนซ์ข้อมูลโดยดำเนินการตรวจสอบประจำปีสำหรับพูลข้อมูลที่ได้รับการรับรอง GDSN ทั้งหมด ข้อมูลห่วงโซ่อุปทานที่ถูกจับในพูลข้อมูลที่ได้รับการรับรอง GDSN จะเชื่อมโยงกับหมายเลขที่ตั้งทั่วโลก (GLN) และหมายเลขรายการการค้าทั่วโลก (GLIT) ตัวเลขทั้งสองนี้ใช้เพื่อระบุตำแหน่งที่เกี่ยวข้องและรายการที่เกี่ยวข้องเพื่อการค้าตามลำดับเนื่องจากรายการผ่านห่วงโซ่อุปทานจากผู้ผลิตไปยังผู้บริโภค
ในกรณีอื่น ๆ พูลข้อมูลจะถูกเข้าถึงโดยอัตโนมัติโดยซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลขณะที่คอมพิวเตอร์กำลังบูทหรือระหว่างกระบวนการติดตั้งหรืออัพเกรด กระบวนการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนและตรวจสอบข้อมูลระหว่างฐานข้อมูล ข้อมูลที่ถูกถ่ายโอนและตรวจสอบคือกลุ่มข้อมูล หากเกิดข้อผิดพลาดกลุ่มข้อมูลระหว่างกระบวนการอาจมีปัญหากับข้อมูลเช่นไฟล์บูตที่เสียหายการตั้งค่าที่ไม่ถูกต้องบนฮาร์ดไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์ผิดปกติ
สำหรับฐานข้อมูลแบบกำหนดเองที่มีระเบียนพนักงานหรือข้อมูลอุณหภูมิในอดีตการเข้าถึงพูลข้อมูลสามารถเป็นแบบส่วนตัวหรือแบ่งใช้ ใครก็ตามที่ไม่สามารถเห็นหรือเข้าถึงพูลส่วนตัวไม่ได้เป็นผู้ดูแลระบบ ผู้อื่นสามารถเข้าถึงกลุ่มที่แชร์ซึ่งสามารถเพิ่มแก้ไขหรือลบค่าได้ ข้อมูลสามารถป้อนโดยอัตโนมัติด้วยตนเองและนำเข้าหรือส่งออกจากสเปรดชีต โดยทั่วไปแล้วผู้ดูแลระบบจะใช้พูลที่ทำงานบนเว็บ แต่ใช้งานร่วมกันเพื่อให้ผู้ใช้ออนไลน์สามารถดูและส่งออกข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ได้
