แค็ตตาล็อกฐานข้อมูลเป็นฟังก์ชันที่รวมอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบตรวจสอบข้อมูลในทุกฐานข้อมูลที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์นั้น นอกเหนือจากข้อมูลทั่วไปแล้วแคตตาล็อกฐานข้อมูลยังเก็บข้อมูลเมตาในทุกฐานข้อมูลเช่นจำนวนตารางและแถวที่ใช้ในฐานข้อมูลเฉพาะ วิธีหนึ่งสำหรับผู้ดูแลระบบในการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูลคือการผ่านแคตตาล็อกเนื่องจากจะเป็นการบันทึกการเปลี่ยนแปลงล่าสุดทั้งหมดในฐานข้อมูลพร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับคนที่ทำการเปลี่ยนแปลง โดยทั่วไปผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงหรือมีการ จำกัด การเข้าถึงแค็ตตาล็อก แคตตาล็อกมีลิงก์อีเมลโดยอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถส่งอีเมลถึงผู้ดูแลระบบและขอการเข้าถึงได้
หากเจ้าของธุรกิจหรือเว็บไซต์มีเซิร์ฟเวอร์ปกติแล้วจะมีฐานข้อมูลหลายอย่างรวมอยู่ในเซิร์ฟเวอร์นั้น ฐานข้อมูลเหล่านี้อาจเก็บข้อมูลประเภทต่าง ๆ หรืออาจใช้เพื่อเพิ่มเกณฑ์การจัดเก็บของฐานข้อมูลให้สูงสุด อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ดูแลระบบในการใช้หรือควบคุมแต่ละฐานข้อมูล แต่แคตตาล็อกฐานข้อมูลสามารถช่วยพวกเขาในภารกิจนี้ นี่เป็นเพราะแคตตาล็อกบันทึกไฟล์ของฐานข้อมูลทั้งหมดดังนั้นผู้ดูแลระบบจะไม่ลืมพวกเขาใด ๆ
นอกเหนือจากชื่อของแต่ละฐานข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์แคตตาล็อกฐานข้อมูลยังสามารถเข้าถึงข้อมูลเมตาของแต่ละฐานข้อมูล ข้อมูลเมตานี้มีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับฐานข้อมูลเช่นจำนวนตารางที่ถูกเติมด้วยข้อมูลในปัจจุบันและจำนวนผู้ใช้ที่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูล แม้ว่าข้อมูลเมตาจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่จะทำให้ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบทราบได้ง่ายขึ้นว่ามีฐานข้อมูลขนาดใหญ่เพียงใดในพริบตา
แค็ตตาล็อกฐานข้อมูลไม่เพียงเก็บข้อมูลเมตาเท่านั้น มันยังเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงล่าสุด ส่วนนี้ของแคตตาล็อกแสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและจะแสดงชื่อผู้ใช้และที่อยู่อินเทอร์เน็ตโปรโตคอล (IP) เพื่อให้ผู้ดูแลระบบทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการแก้ไข หากการเปลี่ยนแปลงนั้นสร้างความเสียหายต่อฐานข้อมูลผู้ดูแลระบบจะรู้ว่าใครเป็นผู้ผิด
ในขณะที่ผู้ดูแลระบบมักจะมีการเข้าถึงแคตตาล็อกฐานข้อมูลไม่ จำกัด ผู้ใช้ส่วนใหญ่มีการ จำกัด หรือไม่มีการเข้าถึง นี่เป็นเพราะผู้ใช้โดยทั่วไปไม่ต้องการข้อมูลเมตาดาต้าและไม่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับจำนวนฐานข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ หากผู้ใช้ต้องการการเข้าถึงแคตตาล็อกจะมีลิงก์อีเมลโดยอัตโนมัติซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้อีเมลผู้ดูแลระบบสามารถร้องขอการเข้าถึงได้ ผู้ดูแลระบบอาจหรือไม่อนุญาตการเข้าถึงนี้ขึ้นอยู่กับเหตุผลและประวัติของผู้ใช้
