อารยธรรมสมัยใหม่ส่วนใหญ่อาศัยระบบอัตโนมัติและการประมวลผลคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์แต่ละตัวเก็บไฟล์ข้อมูลที่โดยปกติแล้วจะใช้โดยแอปพลิเคชันแต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ รูปแบบไฟล์เป็นข้อกำหนดที่กำหนดไว้ว่าไฟล์จะถูกเข้ารหัสเพื่อจัดเก็บภายในคอมพิวเตอร์ได้อย่างไร
การเข้ารหัสเป็นการแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบไฟล์เฉพาะ ไฟล์จะต้องเข้ารหัสก่อนจึงจะสามารถบันทึกลงในอุปกรณ์จัดเก็บไฟล์ กระบวนการเข้ารหัสนี้จำเป็นสำหรับโปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลในไฟล์
แอปพลิเคชั่นประมวลผลคำเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้การเขียนเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ ใช้อักขระพิเศษภายในแอปพลิเคชันเหล่านี้เพื่อจับคำสั่งเช่นแท็บเยื้องและขนาดตัวอักษร อักขระพิเศษเหล่านี้ถูกเข้ารหัสเป็นรูปแบบไฟล์เมื่อเอกสารถูกบันทึก การเข้ารหัสนี้ทำให้ซอฟต์แวร์สามารถแสดงเอกสารในลักษณะเดียวกับที่บันทึกไว้ได้
โดยทั่วไปแล้วรูปแบบไฟล์จะไม่สามารถใช้แทนกันระหว่างแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์แต่ละรายสร้างรูปแบบไฟล์ที่เป็นกรรมสิทธิ์สำหรับแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์เฉพาะของเขา ทำให้การแบ่งปันไฟล์ระหว่างแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์เป็นเรื่องยากมาก
MP3 เป็นรูปแบบการเข้ารหัสไฟล์เสียงดิจิทัลที่มีอยู่ในปัจจุบัน รูปแบบนี้ทำให้อุปกรณ์เสียงสามารถเล่นเพลงได้ ด้วยการกำหนดรูปแบบมาตรฐานสำหรับเสียงดิจิตอลไฟล์สามารถแชร์ได้อย่างง่ายดายระหว่างระบบคอมพิวเตอร์ ระบบสเตอริโอที่ทันสมัยและระบบเครื่องเสียงรถยนต์ส่วนใหญ่รองรับรูปแบบ MP3
ด้วยการระเบิดของอินเทอร์เน็ตรูปแบบได้กลายเป็นซุปตัวอักษรปกติ ปัจจุบันมีรูปแบบไฟล์วิดีโอและไฟล์เสียงที่หลากหลาย รูปแบบเหล่านี้จำเป็นสำหรับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์วิดีโอเพื่อทำความเข้าใจวิธีการส่งวิดีโอไปยังจอภาพ รูปแบบที่ไม่ได้มาตรฐานนี้ทำให้การจัดการรูปแบบเป็นภาระต่อผู้ใช้แอปพลิเคชัน
คอมพิวเตอร์กราฟิกและไฟล์ภาพถ่ายมีรูปแบบต่างกัน รูปแบบเหล่านี้จะพิมพ์เฉพาะตามความชัดเจนและขนาดของไฟล์ที่จะบันทึก ขนาดไฟล์ของภาพถ่ายขึ้นอยู่กับความคมชัดที่ต้องการสำหรับภาพถ่าย ความคมชัดที่สูงขึ้นนั้นต้องการขนาดไฟล์ที่ใหญ่กว่าเพื่อรองรับการเข้ารหัสองค์ประกอบข้อมูลพิเศษที่จำเป็นสำหรับภาพถ่าย
การเข้ารหัสเป็นรูปแบบไฟล์อื่น การเข้ารหัสซอฟต์แวร์เป็นกระบวนการแปลงชุดข้อมูลเป็นรูปแบบที่อ่านไม่ได้ รูปแบบนี้สามารถเข้ารหัสด้วยคีย์พิเศษเท่านั้น โดยทั่วไปการเข้ารหัสซอฟต์แวร์จะใช้สำหรับการรักษาความปลอดภัยของไฟล์ที่สำคัญจากการรับชมที่ไม่ต้องการ
ไม่ใช่ทุกรูปแบบไฟล์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ วันนี้มีหลายรูปแบบไฟล์ที่เปิดอยู่บนอินเทอร์เน็ต การใช้รูปแบบไฟล์เปิดทำให้การแบ่งปันข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายขึ้น
