Mailserver เป็นเว็บเซิร์ฟเวอร์ที่ตั้งค่าให้จัดการอีเมลโดยติดตั้งสองโปรแกรม: โปรแกรม sendmail และโปรแกรม POP POP (Post Office Protocol) รวบรวมจดหมายที่ส่งถึงคุณ สามารถติดตั้ง Mailservers บนเว็บเซิร์ฟเวอร์หลักหรือเซิร์ฟเวอร์อื่น
บริการ sendmail อนุญาตให้เมลเซิร์ฟเวอร์ประมวลผลอีเมลขาออก หากไม่มีที่อยู่อีเมลเซิร์ฟเวอร์จะส่งอีเมลกลับไปยังผู้ส่ง หากเซิร์ฟเวอร์มีปัญหาทางเทคนิคในขณะที่พยายามส่งเมลและไม่สำเร็จเมลอาจถูกส่งคืน ในทุกกรณีที่มีการส่งจดหมายกลับมาจะมีคำอธิบายหรือรหัสข้อผิดพลาด โดยการอ่านรหัสข้อผิดพลาดคุณสามารถกำหนดสาเหตุที่จดหมายไม่ถึงปลายทาง
โปรแกรม POP รวบรวมอีเมลขาเข้า เมื่อได้รับจดหมายมันจะสร้างไฟล์ข้อความเดียวของข้อความสะสมสำหรับที่อยู่อีเมลแต่ละรายการ ไฟล์ข้อความนี้มีขนาดใหญ่ขึ้นมาก หากผู้ใช้ปลายทางได้กำหนดค่าไคลเอนต์อีเมลของตนเพื่อลบเมลออกจากเซิร์ฟเวอร์เมื่อทำการรวบรวมไฟล์ข้อความของเมลเซิร์ฟเวอร์จะถูกลบเมื่อรวบรวมเมล อย่างไรก็ตามบางคนเก็บอีเมลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ นี่ไม่ได้เป็นเพียงข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัว แต่ยังสามารถนำไปสู่ความผิดปกติเมื่อไฟล์ข้อความยาวเกินไป
โปรแกรมรวบรวมอื่นเรียกว่า Internet Message Access Protocol (IMAP) IMAP ทำงานบริการอีเมลทางเว็บเช่น Yahoo !, Hotmail และอื่น ๆ หากคุณใช้เว็บไซต์เพื่อรวบรวมจดหมายแสดงว่าคุณกำลังเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมล IMAP
ความจริงแล้วทุกโดเมนเว็บไซต์จะถูกรวมเข้ากับฟังก์ชันการทำงานของเมลเซิร์ฟเวอร์ ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ยังมีบริการอีเมลและฟังก์ชั่นเมลเซิร์ฟเวอร์ หากเซิร์ฟเวอร์ไม่มีตัวกรองเนื้อหาในตัวคุณสามารถติดตั้งตัวกรองสแปมของคุณเอง ตัวกรองสแปมฟรีเป็นที่นิยมมากและออนไลน์
นอกจากนี้ยังสามารถติดตั้งโปรแกรมอีเมลเซิร์ฟเวอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณเอง หากคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ประเภทนี้เมลไม่จำเป็นต้องเดินทางผ่าน ISP ของคุณโดยให้ระดับความเป็นส่วนตัว การเรียกใช้เซิร์ฟเวอร์ของคุณเองยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถส่งหรือรับจดหมายได้แม้ว่า ISP ของคุณจะไม่ทำงานก็ตาม
น่าเสียดายที่คนจำนวนมากที่ใช้บริการอีเมลส่วนตัวใช้พวกเขาเพื่อส่งสแปม เป็นผลให้ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตโดยทั่วไปห้ามมันในข้อกำหนดในการให้บริการสัญญาของพวกเขา อย่างไรก็ตามผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตบางรายอนุญาตให้ผู้ใช้เรียกใช้เซิร์ฟเวอร์ส่วนบุคคลหากพวกเขาเซ็นสัญญารับประกันว่าจะไม่ถูกใช้สำหรับสแปม
