เซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความเป็นแอปพลิเคชั่นที่จัดการข้อความระหว่างแอปพลิเคชั่นสองตัวขึ้นไป ข้อความเหล่านี้ถูกส่งผ่านไปยังแอปพลิเคชันมิดเดิลแวร์โดยใช้การส่งข้อความ API (MAPI) เซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความสามารถเก็บข้อความไว้ในคิวได้จนกว่าจะสามารถส่งไปยังแอปพลิเคชันผู้รับได้
ตัวอย่างทั่วไปของแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความในหลายองค์กรคือ Microsoft Exchange แลกเปลี่ยนตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์และรอข้อความที่จะถูกส่งไปยังคิวของมัน จากนั้นมิดเดิลแวร์จะกำหนดหนึ่งข้อความในแต่ละครั้งหากข้อความนั้นต้องถูกกำหนดเส้นทางแบบโลคัลหรือหากจำเป็นต้องส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ข้อความอื่นเพื่อส่ง หากข้อความเป็นของผู้รับในพื้นที่ข้อความจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายท้องถิ่นเกือบจะในทันที หากข้อความอยู่ในที่เก็บข้อความระยะไกลเซิร์ฟเวอร์ Exchange จะทำการค้นหาแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์อื่นในสภาพแวดล้อมเช่น DNS เพื่อค้นหาเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความที่มีข้อความอยู่
หากมีปัญหาการเชื่อมต่อระหว่างเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความสองเครื่องหรือเซิร์ฟเวอร์ผู้ส่งไม่สามารถระบุตำแหน่งของเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความระยะไกลบุคคลที่ส่งข้อความอาจได้รับข้อความแจ้งการหน่วงเวลาการจัดส่งกลับจากเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความ โดยปกติข้อความนี้จะแจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่าเซิร์ฟเวอร์กำลังประสบปัญหา แต่จะพยายามต่อไปตามจำนวนครั้งที่พยายามหรือวันที่ระบุ
มีเซิร์ฟเวอร์การรับส่งข้อความประเภทอื่นหรือเซิร์ฟเวอร์อีเมล บางอย่างเช่น Qmail ทำงานบนระบบปฏิบัติการ linux และต้องการค่าใช้จ่ายและการดูแลระบบน้อยกว่าเซิร์ฟเวอร์ Exchange สิ่งนี้ทำให้พวกเขาเหมาะสำหรับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตที่โฮสต์บัญชีอีเมลจำนวนมากสำหรับลูกค้า ธุรกิจจำนวนมากใช้ Microsoft Exchange สำหรับการส่งข้อความเนื่องจากมีความน่าเชื่อถือและทำงานได้ดีกับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของ Microsoft ที่ธุรกิจใช้
ในการส่งและรับข้อความผู้ใช้แต่ละคนจะต้องใช้โปรแกรมรับส่งข้อความเช่น Microsoft Outlook หรือ Windows Live Mail หรือแม้แต่เว็บเบราว์เซอร์ เซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความจำนวนมากรวมถึง Exchange สามารถกำหนดค่าให้อนุญาตการเข้าถึงจากภายในเบราว์เซอร์
เมื่อบุคคลส่งข้อความ Outlook (หรือไคลเอนต์การส่งข้อความ) ส่งข้อความไปยังเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความโดยที่ข้อความนั้นเข้าสู่คิวข้อความเพื่อรอการประมวลผล หากมีจดหมายจำนวนมากที่ผ่านคิวกระบวนการนี้อาจใช้เวลาสักครู่แม้ว่าโดยทั่วไปการเปลี่ยนแปลงจะไม่สังเกตเห็นได้ชัดสำหรับทุกคน เมื่อประมวลผลข้อความเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความจะกำหนดตำแหน่งของกล่องจดหมายของผู้รับ หากกล่องจดหมายนั้นอยู่ในพื้นที่ของเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความนั้นข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังปลายทางทันที หากผู้รับไม่ได้อยู่ในเซิร์ฟเวอร์ DNS จะได้รับการติดต่อเพื่อช่วยค้นหาเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความบนอินเทอร์เน็ต เมื่อพบเซิร์ฟเวอร์ข้อความอีเมลที่ส่งจะถูกถ่ายโอนไปยังเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความของผู้รับซึ่งกระบวนการเริ่มจากภายในเครื่องจากคิวเพื่อจัดการข้อความ เมื่อกล่องจดหมายถูกต้องแล้วข้อความจะถูกส่ง
ด้วยการเชื่อมต่อความเร็วสูงกับอินเทอร์เน็ตและเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความที่เชื่อมต่อกันเป็นอย่างดีผู้ใช้อีเมลจะไม่สังเกตเห็นกระบวนการส่งข้อความใด ๆ ข้อความอีเมลจะมาและไปถึงผู้รับได้อย่างรวดเร็วทั่วโลก
