โดยทั่วไปทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันหมายถึงทรัพยากรฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ที่สามารถเข้าถึงได้โดยระบบระยะไกลหนึ่งระบบขึ้นไปผ่านเครือข่าย โดยทั่วไปจะทำในลักษณะที่ค่อนข้างไร้รอยต่อช่วยให้การแบ่งปันทรัพยากรและข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยไม่จำเป็นต้องส่งข้อมูลระหว่างผู้ใช้ โดยทั่วไปทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันจะถูกเก็บไว้ในเครื่องหรือระบบที่ทำหน้าที่เป็นโฮสต์สำหรับผู้ใช้หรือลูกค้ารายอื่นเพื่อเชื่อมต่อและเข้าถึงเครือข่าย ทรัพยากรเหล่านี้อาจรวมถึงแต่ละไฟล์โฟลเดอร์และซอฟต์แวร์อื่น ๆ เช่นเดียวกับฮาร์ดแวร์เช่นเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์
หนึ่งในความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดระหว่างทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันและข้อมูลดิจิทัลประเภทอื่น ๆ ที่ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงได้คือความสะดวกในการเข้าถึงทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน ตัวอย่างเช่นผู้ใช้สองคนบนเครือข่ายอาจสามารถส่งไฟล์และข้อมูลไปมาระหว่างกันได้ แต่กระบวนการมักต้องใช้การส่งข้อมูลนี้ ในทางกลับกันทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันจะอ้างถึงไฟล์ที่โฮสต์บนเครื่องที่ลูกค้าสามารถเข้าถึงได้บนเครือข่ายซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์นั้นได้ตามต้องการ ในขณะที่ไคลเอนต์คำขอที่ใช้งานอาจยังคงทำไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้สองคนขึ้นไปในระบบชนิดอื่น
สิ่งนี้ทำให้พนักงานใช้ทรัพยากรภายในองค์กรหรือองค์กรได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ทำงานกับโปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่อาจมีไฟล์และทรัพยากรจำนวนมากที่อยู่ในเครื่องโฮสต์ พนักงานที่แตกต่างกันสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ผ่านทางเทอร์มินัลของลูกค้าโดยไม่คำนึงถึงเมื่อผู้ใช้รายอื่นเปิดหรือใช้ข้อมูล สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานเหล่านี้สามารถแก้ไขและเพิ่มทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันนี้และทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ในระยะทางไกลและแม้กระทั่งในเวลาที่ต่างกันโดยการอัปโหลดการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำเพื่อดู
ทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันอาจรวมถึงฮาร์ดแวร์ที่เป็นส่วนหนึ่งของเครือข่าย อุปกรณ์เช่นเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์มักติดตั้งในเครือข่ายเพื่อใช้งานโดยผู้ใช้จำนวนมาก ตัวอย่างเช่นห้องสมุดอาจมีคอมพิวเตอร์หลายโหลและเครื่องพิมพ์สองเครื่องเชื่อมต่อทั้งหมดในเครือข่าย ในอินสแตนซ์นี้เครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องจะทำหน้าที่เป็นทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันสำหรับคอมพิวเตอร์จำนวนหนึ่งที่อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งโครงการไปยังคิวการพิมพ์ซึ่งจะส่งเอกสารเหล่านั้นไปยังเครื่องพิมพ์ วิธีนี้ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนแบ่งปันอุปกรณ์เดียวและโดยทั่วไปซอฟต์แวร์จะใช้ในการจัดระเบียบกระบวนการนี้เพื่อการใช้งานที่ง่ายขึ้นและลดการสูญเสียข้อมูล
