สำเนาอ่อนคืออะไร?

สำเนาซอฟต์เป็นสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารมันตรงกันข้ามกับสำเนาเอกสารที่พิมพ์ออกมาบนกระดาษหรือสื่ออื่นสำเนาที่อ่อนนุ่มนั้นง่ายต่อการถ่ายโอนแจกจ่ายแบ่งปันและจัดการ mdash;ข้อเสียหรือข้อดีทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นขึ้นอยู่กับเอกสารที่เกี่ยวข้องพวกเขายังสามารถใช้ในการสร้างสำเนายากโดยพิมพ์สำเนาเอกสารสำนักงานที่ไม่มีกระดาษหรือขยะจำนวนมากพึ่งพาสำเนานุ่ม ๆ สำหรับการสื่อสารและการแบ่งปันข้อมูล

สำเนาอ่อนสามารถเปิดได้ในโปรแกรมการประมวลผลคำที่หลากหลายเพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มเข้ามาเอกสารสามารถบันทึกในรูปแบบการอ่านเท่านั้นสิ่งนี้จะช่วยให้ผู้คนดูได้ แต่ไม่เปลี่ยนสำเนาอ่อนในกรณีที่ผู้คนมีความกังวลเกี่ยวกับข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือจัดการโดยผู้ที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์บางโปรแกรมยังคงรักษาบันทึกการเปลี่ยนแปลงช่วยให้ผู้คนติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสารคืนพวกเขาหากต้องการกู้คืนเอกสารไปยังจุดก่อนหน้า

คนที่มีสำเนาอ่อนสามารถส่งผ่านอีเมลโอนผ่านเครือข่ายหรือใส่พวกเขาบนแผ่นดิสก์หรือฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพาเพื่อแบ่งปันเทคนิคที่หลากหลายสำหรับการแจกจ่ายนี้มีประโยชน์และอาจอนุญาตให้สำนักงานกำจัดค่าใช้จ่ายเช่นเครื่องแฟกซ์และผู้ให้บริการจัดส่งโดยทั่วไปแล้วสำเนาที่อ่อนนุ่มไม่ได้มีสถานะทางกฎหมายเช่นเดียวกับสำเนาที่ยากเนื่องจากมีศักยภาพในการเปลี่ยนแปลง แต่พวกเขาสามารถใช้สำหรับกิจกรรมส่วนใหญ่ในสำนักงานรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการส่งร่างสำเนาอ่อนของสัญญาไปมาเพื่อแก้ไขและอนุมัติด้วยคนที่ตรวจสอบการคัดลอกอย่างระมัดระวังก่อนที่จะลงนามเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาต้องการ

สำเนาอ่อนสามารถใช้สำหรับสิ่งที่นำเสนอโดยมีผู้คนแจกจ่ายเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ทุกคนมีสำเนาหรือแสดงบนหน้าจอในงานนำเสนอหรือเหตุการณ์ความสามารถในการแก้ไขในนาทีสุดท้ายอาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการเวลาในการจัดงานนำเสนอที่สมบูรณ์แบบและผู้ที่อาจต้องทำการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและปัญหาอื่น ๆครูมักจะจัดเก็บวัสดุห้องเรียนในรูปแบบสำเนาที่อ่อนนุ่มเพื่อให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดายและนำกลับมาใช้ใหม่สำหรับบทเรียน

สำหรับสำนักงานที่พื้นที่เป็นข้อพิจารณาที่สำคัญการไปทั้งหมดหรือส่วนใหญ่อิเล็กทรอนิกส์สามารถมอบผลประโยชน์ที่สำคัญผู้คนสามารถตรวจสอบวัสดุในสำเนาอ่อนและหลีกเลี่ยงการสร้างกระดาษจำนวนมากที่ต้องการการจัดเก็บหากความปลอดภัยเป็นเรื่องที่น่ากังวลมาตรการรักษาความปลอดภัยทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถสร้างขึ้นเพื่อให้การป้องกันมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับสำเนาที่อ่อนนุ่มซึ่งอาจรวมถึงเครื่องมือเช่นการสำรองข้อมูลระยะไกลเพื่อบันทึกสำเนาในกรณีที่เกิดไฟไหม้ไวรัสและปัญหาอื่น ๆ