สำเนานุ่มเป็นสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร มันตรงกันข้ามกับสำเนาเอกสารที่พิมพ์บนกระดาษหรือสื่ออื่น ซอฟต์สำเนานั้นง่ายต่อการโอนแจกจ่ายแบ่งปันและจัดการ - ข้อเสียหรือข้อได้เปรียบที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดขึ้นอยู่กับเอกสารที่เกี่ยวข้อง พวกเขายังสามารถใช้ในการสร้างสำเนาโดยการพิมพ์สำเนาของเอกสาร สำนักงานไร้กระดาษหรือขยะจำนวนมากพึ่งพาสำเนาที่อ่อนนุ่มเพื่อการสื่อสารและแบ่งปันข้อมูล
ซอฟต์สำเนาสามารถเปิดได้ในโปรแกรมประมวลผลคำที่หลากหลาย เพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้นสามารถบันทึกเอกสารในรูปแบบอ่านอย่างเดียว วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูได้ แต่จะไม่เปลี่ยนซอฟท์แวร์ ในกรณีที่ผู้คนกังวลเกี่ยวกับข้อมูลที่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือถูกควบคุมโดยผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์สิ่งนี้จะมีประโยชน์ บางโปรแกรมยังเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ผู้ใช้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสารเรียกคืนพวกเขาหากต้องการเรียกคืนเอกสารไปยังจุดก่อนหน้า
ผู้ที่มี soft copy สามารถส่งทางอีเมลถ่ายโอนผ่านเครือข่ายหรือวางลงบนดิสก์หรือฮาร์ดไดรฟ์พกพาเพื่อแชร์ เทคนิคการกระจายที่หลากหลายนี้มีประโยชน์และอาจช่วยให้สำนักงานสามารถลดค่าใช้จ่ายเช่นเครื่องโทรสารและบริการจัดส่ง โดยทั่วไปแล้วสำเนาแบบนิ่มมักจะไม่ได้มีสถานะทางกฎหมายที่เหมือนกันเนื่องจากอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ แต่สามารถใช้สำหรับกิจกรรมส่วนใหญ่ในสำนักงานรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการส่งสำเนาแบบร่างที่อ่อนนุ่มของสัญญากลับไปกลับมาเพื่อแก้ไขและอนุมัติ กับคนที่ตรวจสอบเอกสารอย่างรอบคอบก่อนเซ็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาต้องการ
ซอฟต์สำเนายังสามารถใช้สำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นการนำเสนอโดยที่ผู้คนกระจายเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ทุกคนมีสำเนาหรือแสดงบนหน้าจอในงานนำเสนอหรือเหตุการณ์ ความสามารถในการแก้ไขจนถึงนาทีสุดท้ายจะมีประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการเวลาในการนำเสนอที่สมบูรณ์แบบและผู้ที่อาจต้องทำการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเพื่อรองรับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงและประเด็นอื่น ๆ ครูมักจะจัดเก็บสื่อการเรียนในรูปแบบสำเนาที่อ่อนนุ่มเพื่อให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดายและนำกลับมาใช้ใหม่สำหรับการเรียน
สำหรับสำนักงานที่พิจารณาพื้นที่เป็นสำคัญการเลือกใช้อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดหรือโดยส่วนใหญ่สามารถให้ประโยชน์ที่สำคัญได้ ผู้ใช้สามารถตรวจสอบวัสดุด้วยการถ่ายสำเนาแบบนุ่มนวลและหลีกเลี่ยงการสร้างกระดาษจำนวนมากที่ต้องใช้พื้นที่จัดเก็บ หากการรักษาความปลอดภัยเป็นเรื่องที่น่ากังวลคุณสามารถกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ความคุ้มครองมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้สำหรับสำเนาที่อ่อนนุ่ม ซึ่งอาจรวมถึงเครื่องมือต่าง ๆ เช่นการสำรองข้อมูลระยะไกลเพื่อบันทึกสำเนาในกรณีไฟไหม้ไวรัสและปัญหาอื่น ๆ
