ตู้เก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

ตู้เก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นการอ้างอิงเชิงเปรียบเทียบกับระบบการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับสื่ออิเล็กทรอนิกส์เช่นฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์หรือสามารถอ้างถึงซอฟต์แวร์จริงที่ช่วยในการสร้างและบำรุงรักษาบันทึกอิเล็กทรอนิกส์หลายครั้งที่ตู้ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ถูกเรียกว่าเป็นวิธีการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพแบบดิจิทัลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหาเอกสารหรือเพื่อลดพื้นที่ที่จำเป็นสำหรับบันทึกทางกายภาพการใช้ระบบการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถอนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนเข้าถึงข้อมูลพร้อมกันโดยไม่ต้องเบียดเสียดต่อหน้าตู้เก็บไฟล์ทางกายภาพและยังสามารถสร้างข้อมูลที่มีอยู่จากระยะไกลผ่านการเชื่อมต่อเครือข่าย

ไม่มีคำจำกัดความเดียวของตู้เก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จริงๆแล้ว;คำว่าหมายถึงการใช้ที่เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไปในลักษณะที่ใกล้เคียงกับตู้เก็บไฟล์ทางกายภาพในระดับพื้นฐานมากไดเรกทอรีเดียวในฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์ที่มีเอกสารบางส่วนหรือไฟล์อื่น ๆ เป็นตู้เก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากไฟล์แยกต่างหากจัดทำดัชนีและบางครั้งสามารถค้นหาได้ผ่านคุณสมบัติของระบบปฏิบัติการระบบการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงสามารถใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RDBMS) โดยพื้นฐานแล้วการอนุญาตให้ผู้ใช้จัดหมวดหมู่ข้อมูลแต่ละชิ้นภายในกรอบที่สามารถค้นหาหรือเรียกคืนข้อมูลในวิธีที่เฉพาะเจาะจง

มีตัวเลือกมากมายให้เลือกเมื่อใช้ตู้เก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ตู้กายภาพไม่สามารถให้ได้ตู้เก็บเอกสารทั้งหมดขึ้นอยู่กับขนาดของมันสามารถคัดลอกไปยังอุปกรณ์ดิจิตอลหรือดิสก์ขนาดกะทัดรัด (ซีดี) ช่วยให้สามารถสำรองได้ถ่ายโอนหรือดำเนินการอย่างง่ายดายนอกจากนี้ยังสามารถให้บริการผ่านเครือข่ายเพื่อให้ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงได้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ข้อมูลภายในระบบการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันหรือเข้ารหัสรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษในบางกรณีเอกสารภายในระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายสำหรับคำหลักบางคำทำให้ข้อมูลบางอย่างง่ายต่อการค้นหามากกว่าที่จะใช้กับตู้กายภาพ

แอปพลิเคชันบางอย่างที่พยายามจัดหาระบบการจัดการที่สมบูรณ์สำหรับข้อมูลและเอกสารเรียกว่าซอฟต์แวร์ตู้ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์สิ่งเหล่านี้มักจะรวมถึงคุณสมบัติและตัวเลือกที่คล้ายฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงเครือข่ายหรือการสร้างรายงานในบางกรณีชุดเอกสารทั้งหมดสามารถจัดทำดัชนีโดยแอปพลิเคชันเพื่อให้สามารถอ่านได้ง่ายผ่านส่วนต่อประสานกราฟิกผู้ใช้ (GUI)

บางครั้งปัญหาบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้ตลอดการใช้ตู้ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์หนึ่งคือหากข้อมูลถูกดึงมาจากแหล่งออนไลน์อาจมีปัญหาด้านลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดเก็บเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้เขียนอีกประเด็นหนึ่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสาขาที่มีกฎหมายความเป็นส่วนตัวที่แข็งแกร่งคือระบบตู้ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานอาจไม่ได้ให้คะแนนความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวทั้งหมดที่ได้รับคำสั่งใช้สำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน