การจำแนกข้อมูลคืออะไร?

การจำแนกข้อมูลข้อมูลประกอบด้วยการวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่สินทรัพย์ข้อมูลขององค์กรโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดการเข้าถึงการจัดเก็บและการเก็บรักษาที่เหมาะสมมันเป็นวินัยภายในสาขาการจัดการข้อมูลที่กว้างขึ้นนอกจากนี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลการจัดการวงจรชีวิต (ILM)

เป็นส่วนหนึ่งของ ILM การจำแนกข้อมูลช่วยให้องค์กรเข้าใจแง่มุมต่าง ๆ ของข้อมูลซึ่งรวมถึงความปลอดภัยความต้องการทางกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดความสำคัญทางธุรกิจความต้องการความพร้อมใช้งานสถานที่ปัจจุบัน.หลังจากเข้าใจแง่มุมต่าง ๆ ของข้อมูลแล้วนโยบายที่เหมาะสมสำหรับความปลอดภัยและการเก็บรักษาสามารถนำไปใช้ได้โครงการการจำแนกประเภทควรดำเนินการโดยเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจและตัวแทนทางกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบในความร่วมมือกับแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)แม้ว่าจะมีเครื่องมือซอฟต์แวร์เพื่อช่วยในการรวบรวมและวิเคราะห์ แต่กระบวนการจำแนกข้อมูลเป็นหลักด้วยตนเองและอาจใช้เวลานาน

ข้อมูลถือเป็นหนึ่งในสองประเภท: โครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้างข้อมูลที่มีโครงสร้างมักจะพบในฐานข้อมูลมันมักจะเป็นข้อมูลเฉพาะขององค์กรเช่นพนักงานลูกค้าและบันทึกผลิตภัณฑ์โดยทั่วไปข้อมูลไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรง แต่จะต้องเข้าถึงผ่านอินเตอร์เฟสการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API)ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างพบได้ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษอีเมลหรือเนื้อหาแบบฟอร์มฟรีประเภทอื่น ๆ ซึ่งอาจรวมถึงไฟล์เสียงและวิดีโอ

การจำแนกข้อมูลสามารถเป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้หลายวิธีหลักฐานการมีอยู่ของนโยบายและการปฏิบัติตามนโยบายอาจจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนข้อกำหนดด้านกฎหมายภาษีเป็นตัวอย่างหนึ่งของกฎระเบียบเหล่านี้การจำแนกข้อมูลข้อมูลสามารถเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในกรณีของการดำเนินคดีทางกฎหมายเนื่องจากการจำแนกข้อมูลที่เหมาะสมพร้อมกับนโยบาย ILM ที่ดำเนินการทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่กำหนดโดยการดำเนินคดีนั้นมีอยู่และไม่สามารถใช้ข้อมูลภายนอกได้องค์กรสามารถได้รับการปกป้องจากการกระทำของพนักงานที่ไม่พอใจหรือความผิดพลาดของพนักงานโดยการจำแนกและ จำกัด การเข้าถึงข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ความลับและความลับสุดยอดอย่างเหมาะสม

ประโยชน์อื่น ๆ ของการจำแนกข้อมูลรวมถึงการลดลงของค่าใช้จ่ายในการสำรองข้อมูลและค่าจัดเก็บข้อมูลเนื่องจากข้อมูลจะไม่เก็บรักษาไว้นานกว่าที่จำเป็นสื่อการจัดเก็บข้อมูลควรตรงกับข้อกำหนดความพร้อมใช้งานกล่าวอีกนัยหนึ่งข้อมูลที่จำเป็นทันทีจะต้องอยู่ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่อนุญาตให้เข้าถึงได้ทันทีเช่นเซิร์ฟเวอร์เครือข่ายข้อมูลที่ไม่จำเป็นสามารถเก็บไว้ในอุปกรณ์ที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ทันทีเช่นเทปดิจิตอล

นอกเหนือจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดการทำความเข้าใจข้อมูลอาจให้ประโยชน์ที่สำคัญอื่น ๆองค์กรที่วิเคราะห์และจำแนกข้อมูลอาจสามารถขุดข้อมูลนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการตัดสินใจหรือวัตถุประสงค์ทางการตลาดการใช้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นนี้สามารถนำไปสู่ความสามารถในการทำกำไรที่ดีขึ้น