การจำแนกข้อมูลประกอบด้วยการวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่สินทรัพย์ข้อมูลขององค์กรโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดการเข้าถึงการจัดเก็บและการเก็บรักษาที่เหมาะสม มันเป็นวินัยในด้านการจัดการข้อมูลที่กว้างขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการวงจรข้อมูล (ILM)
ในการเป็นส่วนหนึ่งของ ILM การจำแนกข้อมูลช่วยให้องค์กรเข้าใจในแง่มุมต่าง ๆ ของข้อมูลซึ่งรวมถึงข้อกำหนดด้านความปลอดภัยกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบความสำคัญทางธุรกิจ หลังจากทำความเข้าใจกับแง่มุมต่าง ๆ ของข้อมูลแล้วนโยบายที่เหมาะสมสำหรับความปลอดภัยและการเก็บรักษาสามารถนำไปใช้ได้ โครงการจัดประเภทควรดำเนินการโดยเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจและตัวแทนทางกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยร่วมมือกับฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) แม้ว่าเครื่องมือซอฟต์แวร์จะมีไว้เพื่อช่วยในการรวบรวมและวิเคราะห์ แต่กระบวนการจัดประเภทข้อมูลนั้นเป็นคู่มือเบื้องต้นและอาจใช้เวลานาน
ข้อมูลถูกจัดเป็นหนึ่งในสองประเภท: มีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง ข้อมูลที่มีโครงสร้างมักจะพบในฐานข้อมูล มักเป็นข้อมูลเฉพาะขององค์กรเช่นพนักงานลูกค้าและบันทึกผลิตภัณฑ์ โดยทั่วไปแล้วข้อมูลไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรง แต่จะต้องสามารถเข้าถึงได้ผ่านทาง application programming interface (API) พบข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษอีเมลหรือเนื้อหารูปแบบฟรีอื่น ๆ ซึ่งอาจรวมถึงไฟล์เสียงและวิดีโอ
การจำแนกข้อมูลสามารถเป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้หลายวิธี หลักฐานการดำรงอยู่ของนโยบายและการปฏิบัติตามนโยบายอาจจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ข้อกำหนดของกฎหมายภาษีเป็นตัวอย่างหนึ่งของข้อบังคับเหล่านี้ การจำแนกข้อมูลสามารถเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในกรณีที่มีการดำเนินคดีตามกฎหมายเนื่องจากการจำแนกข้อมูลที่เหมาะสมพร้อมกับนโยบาย ILM ที่นำมาใช้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินคดีมีอยู่และไม่มีข้อมูลภายนอก องค์กรสามารถได้รับการปกป้องจากการกระทำของพนักงานที่ไม่พอใจหรือความผิดพลาดของพนักงานโดยแบ่งประเภทและ จำกัด การเข้าถึงข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์มีความลับสูงและเป็นความลับสูงสุด
ประโยชน์อื่น ๆ ของการจำแนกข้อมูลรวมถึงการลดต้นทุนการสำรองและจัดเก็บข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากข้อมูลจะไม่คงอยู่นานกว่าที่ควร สื่อบันทึกข้อมูลควรจับคู่กับข้อกำหนดความพร้อมใช้งาน กล่าวอีกนัยหนึ่งข้อมูลที่ต้องการทันทีต้องอยู่ในอุปกรณ์เก็บข้อมูลที่อนุญาตให้เข้าถึงได้ทันทีเช่นเซิร์ฟเวอร์เครือข่าย ข้อมูลที่ไม่ต้องการในทันทีสามารถจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ทันทีเช่นเทปดิจิตอล
นอกเหนือจากข้อกำหนดทางกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดแล้วการทำความเข้าใจข้อมูลอาจก่อให้เกิดประโยชน์ที่สำคัญอื่น ๆ องค์กรที่วิเคราะห์และจำแนกข้อมูลอาจสามารถขุดข้อมูลนี้เพื่อการตัดสินใจหรือการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น การใช้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสามารถนำไปสู่ผลกำไรที่ดีขึ้น
