บริษัท ส่วนใหญ่ต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากและทรัพยากรคอมพิวเตอร์ ต้องใช้แผนการจัดการที่มีประสิทธิภาพ การจัดการข้อมูลเป็นกลยุทธ์ที่ใช้สำหรับการจัดระเบียบและจัดการข้อมูลภายในองค์กร แผนที่ดีควรขึ้นอยู่กับองค์ประกอบสำคัญสี่ประการของการจัดการข้อมูล - ความเป็นเจ้าของความปลอดภัยนโยบายการเก็บรักษาและนโยบายการปรับปรุง
คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเป็นกลุ่มพิเศษที่จัดการการเปลี่ยนแปลงในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของ บริษัท โดยทั่วไปแล้วบอร์ดนี้จะรับผิดชอบการควบคุมการจัดการข้อมูลขององค์กร CCB ทำให้มั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนแปลงระบบได้รับการอนุมัติและทดสอบก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงในระบบการผลิต บอร์ดนี้มีการประชุมเป็นประจำและตรวจสอบและจัดลำดับความสำคัญการร้องขอการเปลี่ยนแปลงระบบทั้งหมดสำหรับองค์กร
โดยทั่วไปการจัดการข้อมูลนั้นรวมถึงความปลอดภัยเพื่อปกป้องทรัพย์สินข้อมูลของ บริษัท ขั้นตอนเหล่านี้จะแตกต่างกันไปตามประเภทของข้อมูลที่ถูกเก็บรักษาไว้ นโยบายความปลอดภัยของข้อมูลจะรวมถึงการควบคุมการเข้าถึงขั้นตอนการเข้ารหัสและนโยบายการเก็บรักษา
สถาบันของรัฐส่วนใหญ่มีกระบวนการจัดการข้อมูลที่เข้มงวด ขั้นตอนเหล่านี้จำเป็นเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยที่เพียงพอสำหรับเทคโนโลยีทางทหารและความลับของรัฐบาล ความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจรวมถึงการควบคุมการเข้าถึงทางกายภาพพิเศษซึ่งทำให้ข้อมูลไม่สามารถใช้ได้กับประชาชนทั่วไป โดยทั่วไปข้อมูลประเภทนี้จะถูกล็อคในหน่วยงานลับที่จัดการโดยทหารติดอาวุธ
การปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลได้ทวีความสำคัญมากขึ้นตามความนิยมของอินเทอร์เน็ต โดยทั่วไปแล้วการควบคุมการจัดการข้อมูลจะรวมถึงขั้นตอนการ จำกัด ความเป็นส่วนตัวที่ออกแบบมาเพื่อแชร์ข้อมูลที่ได้รับผ่านอินเทอร์เน็ต โดยทั่วไปธุรกิจจะต้องได้รับการอนุมัติจากลูกค้าก่อนที่จะสามารถแบ่งปันข้อมูลความเป็นส่วนตัวกับ บริษัท อื่น ๆ ได้
นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลเป็นกฎที่ควบคุมระยะเวลาของข้อมูลที่ควรจัดการและบันทึกก่อนที่จะถูกทำลาย กฎเหล่านี้แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับ บริษัท และแผนกที่ใช้ข้อมูล นโยบายการจัดการข้อมูลกำหนดข้อกำหนดการเก็บรักษาสำหรับ บริษัท ข้อกำหนดการเก็บรักษานี้มีความครอบคลุมสำหรับสถาบันการเงินและหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายซึ่งจำเป็นต้องมีการจัดการข้อมูลมานานหลายทศวรรษ
การจัดการข้อมูลยังรวมถึงการอนุญาตและการจัดการรหัสผ่านสำหรับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เหล่านี้คือกฎความเป็นเจ้าของและการกำกับดูแลรอบ ๆ ข้อมูลขององค์กร ขั้นตอนกำหนดวิธีที่แต่ละบุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งมักจะรวมถึงขั้นตอนอย่างเป็นทางการและกระบวนการตรวจค้น
การควบคุมการเข้าถึงข้อมูลควรมีขั้นตอนสำหรับพนักงานที่ลาออกจาก บริษัท กระบวนการกำจัดการเข้าถึงจำเป็นต้องใช้เมื่อพนักงานถูกยกเลิก ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยข้อมูลควรรวมถึงขั้นตอนการตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานที่ถูกยกเลิกไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญของ บริษัท ได้
