ซอฟต์แวร์การถ่ายภาพเอกสารคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การถ่ายภาพเอกสารเป็นแอปพลิเคชันที่ใช้ในการจัดการเอกสารเพื่อแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบดิจิตอลสแกนเนอร์ใช้เพื่อป้อนข้อมูลเอกสารจากนั้นซอฟต์แวร์การถ่ายภาพเอกสารมักจะตั้งชื่อและบันทึกเอกสารใช้การจดจำอักขระออพติคอล (OCR) เพื่อให้สามารถค้นหาและแก้ไขได้ซอฟต์แวร์การถ่ายภาพเอกสารสามารถรวมเข้ากับอุปกรณ์ต่อพ่วงแบบมัลติฟังก์ชั่น (MFPS) เพื่อให้ซอฟต์แวร์สามารถจัดการเอกสารได้ตามที่สแกน

บ่อยครั้งซอฟต์แวร์การถ่ายภาพเอกสารรวมถึงคุณสมบัติในตัวเพื่อปรับปรุงและควบคุมการแก้ไขเอกสารที่เก็บไว้แอปพลิเคชันบางตัวรวมถึงความสามารถในการตรวจสอบเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้เพียงรายเดียวสามารถแก้ไขเอกสารได้ครั้งละซอฟต์แวร์ยังสามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการอนุมัติดังนั้นการเปลี่ยนแปลงจะไม่ถูกนำไปใช้กับเอกสารจนกว่าผู้ดูแลระบบที่ระบุจะอนุมัติพวกเขา

ซอฟต์แวร์มักจะมาพร้อมกับส่วนต่อประสานกราฟิกผู้ใช้ของตัวเองสำหรับการจัดเก็บและค้นหาไฟล์อินเทอร์เฟซอาจรวมถึงความสามารถในการลากและวางและบางครั้งรวมเครื่องมือค้นหาคล้ายกับที่ใช้ในการค้นหาอินเทอร์เน็ตเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาไฟล์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเอกสารที่เก็บไว้ในซอฟต์แวร์สามารถพิมพ์อีเมลและแฟกซ์แบบดิจิทัลได้ซอฟต์แวร์บางตัวช่วยให้ผู้ใช้สามารถใส่เอกสารประกอบโดยใช้คุณสมบัติการแสดงความคิดเห็นในตัว

ซอฟต์แวร์การถ่ายภาพเอกสารมักจะมีความสามารถในการรวมเอกสารเข้ากับโปรแกรมอื่น ๆเอกสารสามารถบันทึกในรูปแบบเอกสารพกพา (PDF) และ Microsoft reg;รูปแบบที่เข้ากันได้กับสำนักงานและรูปภาพสามารถส่งออกในรูปแบบเช่น JPEG และ TIFFข้อมูลยังสามารถคัดลอกและวางลงในเอกสารการประมวลผลคำและสเปรดชีต

ธุรกิจจำนวนมากใช้ซอฟต์แวร์การถ่ายภาพเอกสารสำหรับคุณสมบัติความปลอดภัยผู้ใช้สามารถได้รับอนุญาตหรือปฏิเสธการเข้าถึงไฟล์บางไฟล์ตามระดับสิทธิ์ของผู้ใช้และไฟล์สามารถล็อคสำหรับการแก้ไขหรือการแก้ไขอาจต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะนำไปใช้กับเอกสารนอกเหนือจากการให้ความปลอดภัยโดยการควบคุมการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงเอกสารซอฟต์แวร์การถ่ายภาพเอกสารให้ความปลอดภัยทางธุรกิจเนื่องจากไฟล์ดิจิตอลซึ่งแตกต่างจากเอกสารกระดาษสามารถสำรองได้อย่างง่ายดายและสม่ำเสมอสิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถปกป้องเอกสารในกรณีที่เกิดความหายนะเช่นไฟไหม้หรือน้ำท่วม

ซอฟต์แวร์การถ่ายภาพดิจิตอลยังมีประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมายนอกเหนือจากการให้ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้นแล้วไฟล์ดิจิตอลยังช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บไฟล์คอมพิวเตอร์สามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและง่ายต่อการแบ่งปันมากกว่าเอกสารกระดาษโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกลุ่มงานขนาดใหญ่ที่กระจายตัวซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถในการยื่นแบบอัตโนมัติสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบได้เนื่องจากเอกสารส่วนใหญ่ถูกใช้ในที่สุดทางอิเล็กทรอนิกส์การยื่นและจัดเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้ความต่อเนื่อง, รวมเวิร์กโฟลว์และประหยัดเวลา