การจัดการเอกสารออนไลน์เป็นบริการที่อนุญาตให้คนดูแบ่งปันแก้ไขและควบคุมเอกสารออนไลน์ บริษัท จำนวนหนึ่งให้บริการการจัดการเอกสารออนไลน์และบาง บริษัท สร้างระบบของตนเองเพื่อใช้ภายใน บริการบางอย่างฟรีในขณะที่คนอื่นคิดค่าธรรมเนียมเพื่อรักษาบริการและให้สิทธิประโยชน์และบริการเพิ่มเติม ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ บริษัท จะเสนอบริการที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานพร้อมการจัดการเอกสารออนไลน์เพื่อให้ผู้คนสามารถเข้าถึงทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ในที่เดียว
มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้ผู้คนอาจต้องการเข้าถึงเอกสารออนไลน์ หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือความปรารถนาที่จะมีสำนักงานเสมือนจริง ด้วยสำนักงานเสมือนจริงใครบางคนไม่ได้ผูกติดอยู่กับตำแหน่งหรือคอมพิวเตอร์ที่เฉพาะเจาะจง เป็นไปได้ที่จะเข้าสู่ระบบทุกที่ในโลกเพื่อดูเอกสารออนไลน์ นอกจากนี้ผู้คนสามารถแชร์สำนักงานเสมือนของพวกเขาได้เช่นเมื่อบรรณาธิการทำงานกับลูกค้าในประเทศอื่น ลูกค้าสามารถโพสต์เอกสารออนไลน์เพื่อดูและแก้ไขโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งซึ่งเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการส่งเอกสารหรือส่งอีเมล
การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์นั้นง่ายขึ้นด้วยการจัดการเอกสารออนไลน์ บริษัท บางแห่งมีผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันช่วยให้หลายคนสามารถเข้าสู่ระบบเอกสารได้ในครั้งเดียวทำการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มความคิดเห็น การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจมีประโยชน์ในฐานะมาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อให้มั่นใจว่าหากเอกสารเกิดความเสียหายในรูปแบบและตำแหน่งที่ตั้งอื่น ๆ เอกสารดังกล่าวจะยังคงออนไลน์
เป็นไปได้ที่จะทำให้เอกสารออนไลน์เป็นสาธารณะหรือส่วนตัว บางครั้งคนให้ประวัติย่อคลิปและเอกสารที่คล้ายกันในรูปแบบที่ใช้ร่วมกันเพื่อให้ลูกค้าที่คาดหวังและสมาชิกที่สนใจของสื่อสามารถเข้าถึงพวกเขาได้อย่างง่ายดาย ในทางกลับกันคนที่ทำงานในโครงการที่เป็นความลับอาจต้องการพื้นที่ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับเอกสารของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ถูกมองเห็นโดยบุคลากรที่ไม่ได้รับอนุญาต คนทั่วไปสามารถปรับการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวรวมถึงผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ดูเอกสารได้ตลอดเวลา
ผู้ที่มีความสนใจในการจัดการเอกสารออนไลน์สามารถให้บริการได้จากบริการจำนวนมาก เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาว่าคุณลักษณะใดบ้างที่อาจต้องการก่อนลงชื่อสมัครใช้บริการและคุณควรถามผู้อื่นที่จะทำงานกับเอกสารเดียวกันหากพวกเขาชอบ ตัวอย่างเช่นบางคนอาจมีการสมัครรับบริการแล้วและต้องการทำงานกับบริการนั้นแทนที่จะสมัครรับบริการอื่น
