ซอฟต์แวร์การจัดซื้อคืออะไร?

มีซอฟต์แวร์การจัดซื้อจัดจ้างหลักสองประเภท: การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์หรือการจัดการโลจิสติกส์โดยทั่วไปซอฟต์แวร์การจัดหาเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือแพ็คเกจบัญชีซัพพลายเออร์ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่นำเสนอโซลูชันแบบบูรณาการอย่างสมบูรณ์ซึ่งรวมกิจกรรมการจัดซื้อเข้าสู่ระบบบัญชีประโยชน์ของซอฟต์แวร์ประเภทนี้คือความสามารถในการรายงานข้อผูกพันทางการเงินทั้งหมดได้อย่างถูกต้อง

การจัดซื้อจัดจ้างหรือการจัดซื้อเป็นกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการได้มาของสินค้าและบริการสำหรับการใช้งานโดยธุรกิจระบบการจัดซื้อมาตรฐานช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างใบขอซื้อใบขอซื้อใบสั่งซื้อสินค้าใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ผลตอบแทนสินค้าบันทึกเครดิตและการยืนยันการจัดส่งเป็นตัวเลือกที่มักรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ประเภทนี้ซอฟต์แวร์การจัดซื้อที่ดีที่สุดรวมถึงฟังก์ชั่นการรายงานที่สำคัญกระแสงานอนุมัติอัตโนมัติและการติดตามความมุ่งมั่น

การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์หรือการจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์เป็นซอฟต์แวร์การจัดหาที่ใช้ในการซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์รายอื่นผ่านเว็บไซต์ของพวกเขาโดยทั่วไปแล้วผู้ใช้จะบันทึกลงในโซลูชันการจัดหาอิเล็กทรอนิกส์ภายในที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชีผู้ใช้สามารถเลือกจากรายการซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติและเรียกดูแคตตาล็อกสำหรับผลิตภัณฑ์เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์รายการจะถูกบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์การจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์

ผู้ใช้จะต้องกำหนดบัญชีภายในให้กับรายการในตะกร้าสินค้ากระบวนการอนุมัติภายในจะถูกทริกเกอร์โดยทั่วไปจะมีอีเมลอัตโนมัติหรือเครื่องมือที่เกี่ยวข้องเมื่อได้รับการอนุมัติใบสั่งซื้ออิเล็กทรอนิกส์จะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์เมื่อได้รับรายการผู้ใช้จะเข้าสู่ระบบการจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อประมวลผลใบเสร็จรับเงินสินค้า

กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ บริษัท ที่ได้รับอนุมัติส่งใบแจ้งหนี้โดยตรงไปยังลูกค้าทางอิเล็กทรอนิกส์ระบบส่วนใหญ่มีกระบวนการอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงคำสั่งซื้อที่ได้รับเท่านั้นที่ส่งเพื่อชำระเงินบริษัท อื่น ๆ กำหนดให้ทุกใบแจ้งหนี้ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติด้วยตนเองก่อนที่จะดำเนินการชำระเงิน

ซอฟต์แวร์การจัดหาอิเล็กทรอนิกส์มีการเติบโตอย่างมากในช่วงห้าปีที่ผ่านมาและคาดว่าจะเติบโตต่อไปมีการออมอย่างมีนัยสำคัญสำหรับสถาบันที่ใช้การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์การออมเป็นทั้งการประหยัดเงินดอลลาร์ที่ยากเนื่องจากเวลาที่ลดลงในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และการประหยัดเงินดอลลาร์อ่อนเนื่องจากเวลาพนักงานลดลงที่จำเป็นในการดำเนินการตามคำสั่งซอฟต์แวร์การจัดซื้อมาตรฐานเป็นกลไกการควบคุมที่ใช้กันทั่วไปเพื่อติดตามกิจกรรมการใช้จ่ายและตรวจสอบราคาที่ซัพพลายเออร์กำลังชาร์จรวมถึงเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามนโยบาย