แหล่งข้อมูลเป็นคำที่ใช้อธิบายแหล่งกำเนิดของข้อมูลที่ใช้ในการสร้างข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลประเภทนี้มักจะถูกสร้างขึ้นในหนึ่งในสองวิธี วิธีหนึ่งคือการสแกนเอกสารที่เป็นเอกสารและสร้างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารเหล่านั้น วิธีการที่แตกต่างคือการอ่านข้อมูลเกี่ยวกับการคัดลอกและป้อนข้อมูลลงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยการใช้แป้นพิมพ์และซอฟต์แวร์ประมวลผลข้อมูลบางประเภท สิ่งนี้ทำให้สามารถเก็บข้อมูลต้นฉบับไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลในขณะที่สามารถใช้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นคู่หูได้ตลอดเวลาและตามที่ต้องการโดยไม่จำเป็นต้องเรียกเอกสารต้นฉบับต้นฉบับอย่างต่อเนื่อง
การสแกนแหล่งข้อมูลเป็นวิธีการทั่วไปในการเก็บรักษาบันทึกสำเนาที่มีค่าซึ่งอาจมีอันตรายจากการเสื่อมสภาพ กระบวนการสแกนอย่างมีประสิทธิภาพทำให้สามารถสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารต้นฉบับได้ การทำเช่นนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งกับแหล่งข้อมูลเช่นเอกสารประวัติเช่นสัญญาธุรกิจรายงานการสำรวจสำมะโนประชากรการกระทำและบันทึกประเภทอื่น ๆ ด้วยการใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปได้ที่จะอ้างถึงและใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่พบในเอกสารโดยไม่ต้องให้ต้นฉบับถูกสวมใส่และฉีกขาดเพิ่มเติม
มีตัวอย่างของสแกนเนอร์ที่ทำมากกว่าสร้างภาพอิเล็กทรอนิกส์ของแหล่งข้อมูล ตัวอย่างหนึ่งคือสแกนเนอร์ที่ตั้งโปรแกรมให้ประมวลผลข้อมูลที่พบในนามบัตร แทนที่จะสร้างโทรสารอิเล็กทรอนิกส์ของการ์ดสแกนเนอร์จะอ่านข้อมูลและเชื่อมโยงกับฟิลด์ที่ระบุเช่นชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และโทรสารและที่อยู่อีเมล จากนั้นข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลจะถูกนำไปฝากไว้ในฐานข้อมูลที่เข้ากันได้กับซอฟต์แวร์เครื่องสแกนช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากในการป้อนข้อมูลและการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย
บ่อยครั้งที่แหล่งข้อมูลให้ข้อมูลที่ใช้ในงานการป้อนข้อมูลที่หลากหลาย ในแอปพลิเคชันนี้ไม่มีความพยายามที่จะใช้ซอฟต์แวร์สแกนเพื่อสร้างภาพหรือดึงข้อมูลจากแหล่งที่มา แต่บุคคลจะอ่านข้อมูลต้นฉบับที่พบในเอกสารสำเนาและพิมพ์ข้อมูลลงในฐานข้อมูลบางประเภท สิ่งนี้จะสร้างที่เก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์ที่สำรองข้อมูลไว้กับแหล่งข้อมูลการคัดลอกและให้ประโยชน์ในการแก้ไขหรือแบ่งปันข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์กับผู้อื่นโดยไม่จำเป็นต้องแบ่งปันเอกสารต้นฉบับ ข้อมูลยังสามารถรวมกันได้อย่างสมบูรณ์หรือบางส่วนกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมหากจำเป็นทำให้เอกสารต้นฉบับยังคงสภาพเหมือนเดิมและคงอยู่ในรูปแบบเดิม
