การประมวลผลคำเป็นกระบวนการเพิ่มข้อความในหน่วยประมวลผลคำเช่นคอมพิวเตอร์หรือเครื่องพิมพ์ดีด คำที่พิมพ์จะถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมประมวลผลคำชั่วคราวเพื่อให้สามารถแก้ไขก่อนที่จะคัดลอกเอกสาร คำว่า "การประมวลผลคำ" เป็นคำที่ค่อนข้างทั่วไปดังนั้นอาจหมายถึงการเขียนหลายประเภทโดยไม่ต้องใช้ปากกาและกระดาษ ยกตัวอย่างเช่นเครื่องพิมพ์ดีดประมวลผลคำลงบนกระดาษโดยตรงโดยไม่ต้องเก็บข้อมูลในขณะที่คอมพิวเตอร์ใช้โปรแกรมเฉพาะเพื่อจัดเก็บข้อมูลที่พิมพ์ก่อนการพิมพ์
เครื่องพิมพ์ดีดดัดแปลงมีการใช้กันทั่วไปในอดีตสำหรับการประมวลผลคำ เครื่องพิมพ์ดีดจะเก็บข้อมูล - โดยปกติจะใช้ชิปคอมพิวเตอร์ - ก่อนพิมพ์คำลงบนหน้ากระดาษ บุคคลที่ใช้โปรแกรมประมวลผลคำสามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนที่จะพิมพ์ร่างสุดท้าย เมื่อคอมพิวเตอร์กลายเป็นเรื่องธรรมดาในที่ทำงานและที่บ้านตัวประมวลผลคำส่วนใหญ่ล้าสมัยแม้ว่าบางรุ่นยังคงใช้สำหรับวัตถุประสงค์ที่หลากหลายรวมถึงเป็นอุปกรณ์การศึกษาสำหรับนักเรียนที่มีความต้องการพิเศษ
คอมพิวเตอร์มีหน้าที่รับผิดชอบในการประมวลผลคำ คอมพิวเตอร์มีโปรแกรมเฉพาะที่บุคคลสามารถพิมพ์ต้นฉบับได้ทุกความยาว ข้อมูลจะถูกจัดเก็บเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเปิดปิดบันทึกและแก้ไขได้ตลอดเวลา สิ่งนี้อนุญาตให้ผู้ใช้ทำการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารหลายครั้งก่อนที่จะพิมพ์เอกสาร ในหลายกรณีเอกสารจะไม่ถูกพิมพ์ลงบนกระดาษสำเนา สามารถใช้บนอินเทอร์เน็ตอีเมลหรือเพื่อวัตถุประสงค์ดิจิทัลอื่น ๆ แทนได้
โปรแกรมที่เรียบง่ายเช่นโปรแกรมแก้ไขข้อความหรือแผ่นจดบันทึกสามารถใช้บันทึกข้อความได้อย่างรวดเร็วโดยไม่มีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มากเกินไปเช่นแบบอักษรหลายขนาดหรือขนาดตัวอักษร โปรแกรมดังกล่าวใช้งานง่ายและไม่มาพร้อมกับคุณสมบัติการจัดรูปแบบเช่นสีแบบอักษรหลายแบบตัวเลือกระยะห่างบรรทัดเป็นต้น ใช้สำหรับการประมวลผลคำด่วนที่ไม่จำเป็นต้องจัดรูปแบบสำหรับงานนำเสนอ
ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำมักจะมีคุณสมบัติหลายอย่างที่ไม่สามารถใช้ได้กับเครื่องพิมพ์ดีดหรือโปรแกรมประมวลผลคำที่เก่ากว่า คุณสมบัติดังกล่าวอาจรวมถึงความสามารถในการจัดการเลย์เอาต์ของข้อความขนาดและสีของแบบอักษรชนิดของแบบอักษรที่ใช้ระยะห่างบรรทัดการปรับระยะขอบและความสามารถในการแทรกภาพถ่ายเว็บลิงค์กราฟแผนภูมิและอื่น ๆ วัตถุลงในเอกสารโดยตรง
