เครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอลนำเสนอวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการพิมพ์บนสื่อประเภทต่างๆโดยใช้กลองหมุนและต้นแบบขี้ผึ้ง เป็นอีกทางเลือกหนึ่งของเครื่องถ่ายเอกสาร แต่คุ้มค่ากว่าเมื่อพิมพ์ 25 สำเนาขึ้นไปบนกระดาษมาตรฐานโฟลเดอร์แฟ้มและซองจดหมาย เมื่อใช้เครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอลหน้าจะถูกวางไว้บนแผ่นกระจกหรือส่งทางอิเล็กทรอนิกส์จากคอมพิวเตอร์ รูปแบบของจุดเล็ก ๆ ถูกเผาเข้าไปในต้นแบบขี้ผึ้งผ่านไปรอบ ๆ ถังเติมหมึกและจากนั้นสำเนาจะถูกสร้างขึ้นเมื่อหมึกถูกส่งผ่านรูในต้นแบบ เครื่องพิมพ์หนึ่งเครื่องสามารถทำสำเนาได้มากถึง 130 ชุดต่อนาทีเมื่อเริ่มการพิมพ์
ความหนาแน่นของจุดบนต้นแบบกำหนดความละเอียดของเครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอล ใส่กลองสีลงในเครื่องตามต้องการ หากต้องการเฉพาะสีแดงและสีเขียวตัวอย่างเช่นตลับหมึกเฉพาะเหล่านั้นสามารถเพิ่มได้ สิ่งเหล่านี้ยังมีอยู่ครบถ้วนดังนั้นความเสี่ยงของการรั่วไหลของหมึกในเครื่องจึงต่ำกว่าเครื่องพิมพ์มาตรฐานมากและการจับคู่สีถูกตั้งค่าเป็นเฉดสีเฉพาะเพื่อลดหมึกที่สิ้นเปลือง
เครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอลเป็นหนึ่งในอุปกรณ์สำนักงานที่ประหยัดพลังงานมากที่สุด มันใช้พลังงานเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยเมื่ออยู่ในโหมดสแตนด์บายขึ้นอยู่กับโหมดประหยัดพลังงาน การขาดองค์ประกอบการหลอมรวมซึ่งใช้ในเครื่องถ่ายเอกสารก็ช่วยลดปริมาณพลังงานที่เครื่องใช้
เครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอลไม่มีแฟน ๆ ที่จะล้างอนุภาคหมึกแห้ง พวกเขายังไม่ปล่อยควันอันตรายใด ๆ เช่นโอโซนและสร้างระดับเสียงเดียวกันกับเครื่องถ่ายเอกสารทั่วไป นอกจากประสิทธิภาพและความสะดวกในการใช้งานแล้วเครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอลยังสามารถเชื่อมต่อกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรเช่นอุปกรณ์การพิมพ์ประเภทอื่น ๆ
เครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอลสามารถใช้กับซอฟต์แวร์ที่เชื่อมโยงไปยังคอมพิวเตอร์เพื่อส่งเอกสารโดยตรง ตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติที่มีความจุหลายพันหน้าสามารถต่อเข้ากับเครื่องได้ ผู้ใช้ยังสามารถปรับเปลี่ยนงานพิมพ์ทางอิเล็กทรอนิกส์จากเอกสารต้นฉบับโดยเพิ่มบอร์ดแก้ไขและเครื่องสำเนาสามารถติดตั้งบนตู้ที่มีพื้นที่เก็บของสำหรับวัสดุสิ้นเปลืองเช่นต้นแบบขี้ผึ้งและตลับหมึก โรงเรียนธุรกิจและโบสถ์ที่พิมพ์เอกสารจำนวนมากในปริมาณมากสามารถใช้เครื่องถ่ายเอกสารดิจิตอลได้
