ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร?

ระบบการจัดการเอกสารเป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดเก็บและควบคุมเอกสารที่ บริษัท ใช้ก่อนการถือกำเนิดของคอมพิวเตอร์ระบบการจัดการเอกสารเป็นเพียงกระบวนการยื่นเอกสารสำเนาของ บริษัท อย่างหนักเช่นคำสั่งซื้อการเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรมและแผนผังตามลำดับเพื่อให้การดึงข้อมูลง่ายขึ้นหรือที่รู้จักกันในชื่อ DMS ระบบการจัดการเอกสารที่พบมากที่สุดในปัจจุบันคืออิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ดัชนีและจัดเก็บบันทึกของ บริษัทสิ่งนี้ช่วยให้ข้อมูลส่งผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังภูมิศาสตร์อื่น ๆ โดยไม่ต้องพิมพ์จดหมายหรือแฟกซ์เช่นเดียวกับระบบการจัดการเนื้อหาที่มักใช้ในการจัดเก็บขั้นตอนหรือคู่มือการทำงานระบบการจัดการเอกสารจะเก็บข้อมูลผ่านภาพอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้พนักงานหลายคนสามารถเข้าถึงเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้พร้อมกัน

สำหรับเอกสารที่ไม่ได้เริ่มต้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในตอนแรกซอฟต์แวร์สแกนการถ่ายภาพเอกสารใช้เพื่อแปลงสำเนากระดาษเป็นภาพอิเล็กทรอนิกส์ภาพอิเล็กทรอนิกส์จะถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์จนกว่าจะจำเป็นการใช้งานอื่น ๆ สำหรับระบบการจัดการเอกสารคือความปลอดภัยและการปฏิบัติตามคุณสมบัติความปลอดภัยรวมถึงการป้องกันรหัสผ่านการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวและการกู้คืนภัยพิบัติการป้องกันรหัสผ่านใช้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจากการดูไฟล์ที่เป็นความลับระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าตามโปรไฟล์และสามารถดูไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโปรไฟล์ได้เท่านั้นตัวอย่างเช่นผู้ใช้ที่ตั้งค่าภายใต้โปรไฟล์ผู้ซื้อจะสามารถดูรูปภาพของคำสั่งซื้อหรือข้อตกลงราคาเมื่อเขาป้อนรหัสผ่านของเขา แต่จะไม่สามารถดูภาพของเอกสารทางวิศวกรรมเช่นภาพวาดเชิงกล

คุณลักษณะความปลอดภัยการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูเอกสาร แต่ป้องกันการแก้ไขใด ๆการเข้าถึงประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับพนักงานที่อาจจำเป็นต้องค้นคว้าข้อมูลสำหรับโครงการ แต่ไม่มีอำนาจในการปรับเปลี่ยนการกู้คืนภัยพิบัติเป็นอีกหนึ่งที่สำคัญ แต่หวังว่าจะไม่จำเป็นต้องใช้คุณสมบัติความปลอดภัยของระบบการจัดการเอกสารโดยทั่วไปแล้วไฟล์สำรองหรือคอมพิวเตอร์นอกสถานที่มักใช้เพื่อให้ในกรณีของไฟไหม้น้ำท่วมหรือภัยพิบัติทางธรรมชาติประเภทอื่น ๆ บันทึกของ บริษัท ทั้งหมดมีความปลอดภัย

การปฏิบัติตามเป็นอีกแง่มุมหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่สำหรับ บริษัท ที่เราเป็นเจ้าของพระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley หรือ Sox ตามที่อ้างถึงมักจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่บันทึกไว้SOX กำหนดประเภทของบันทึกที่ต้องเก็บไว้และนานแค่ไหนบริษัท ได้รับการตรวจสอบเพื่อการปฏิบัติตามและบทลงโทษที่ไม่เก็บบันทึกที่ถูกต้องและเกี่ยวข้องรวมถึงค่าปรับและการจำคุกที่เป็นไปได้ด้วยการใช้ระบบการจัดการเอกสาร บริษัท มีบันทึกในสถานที่ที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย