สิ่งประดิษฐ์ของอเล็กซานเดอร์เบนผู้ผลิตนาฬิกาชาวสก็อตเครื่องโทรสารหรือโทรสารถูกนำมาใช้เป็นครั้งแรกในปี 2385 มันประกอบด้วยเครื่องจักรที่สามารถแปลสัญญาณจากโทรเลขและทำซ้ำสัญญาณเหล่านั้นเป็นภาพบนกระดาษ ตั้งแต่เวลานั้นโทรสารได้พัฒนาเป็นสื่อการสื่อสารที่มีความซับซ้อนที่สามารถแปลงภาพเป็นสัญญาณข้อมูลไฟฟ้าและดิจิตอลส่งผ่านสายโทรศัพท์และกำหนดค่าสัญญาณเหล่านั้นกลับเป็นภาพต้นฉบับบนกระดาษหรือฟิล์ม โทรสารมีความสามารถในการตีความและส่งรูปภาพข้อความภาพถ่ายภาพวาดคำที่เขียนและแม้แต่แผนที่ทั้งหมด ธุรกิจทั่วโลกพึ่งพาเทคโนโลยีโทรสารเพื่อเร่งการส่งเอกสารสำคัญที่รวดเร็วและปลอดภัย
เครื่องแฟกซ์ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับการกระจายแฟกซ์ทำงานโดยการสแกนและทำซ้ำเอกสารให้เป็นรูปภาพบิตแมป ภาพจะถูกเข้ารหัสโดยเครื่องโทรสารเป็นสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิตอลและส่งผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ไปยังเครื่องแฟกซ์อื่น อีกด้านหนึ่งเครื่องรับโทรสารจะแปลความหมายของสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัลแปลมันกลับไปเป็นข้อมูลบิตแมปและพิมพ์ภาพต้นฉบับลงบนกระดาษ ผู้ใช้เครื่องโทรสารสามารถทำได้โดยใช้หมายเลขโทรศัพท์ที่กำหนดให้กับเครื่องแฟกซ์เพื่อส่งแฟกซ์ไปยังเครื่องโทรสารเครื่องอื่นที่กำหนดหมายเลขโทรศัพท์และเชื่อมโยงกับเครือข่ายโทรศัพท์ ขึ้นอยู่กับขนาดของเอกสารและจำนวนหน้ากระบวนการนี้มักจะใช้เวลาไม่กี่นาที
ด้วยการถือกำเนิดของอินเทอร์เน็ตเครื่องโทรสารได้เผชิญกับความท้าทายแข็งจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอื่น ๆ ที่อนุญาตให้ส่งเอกสารออนไลน์ วิธีการง่ายๆคือการปรับใช้สแกนเนอร์เพื่อสแกนเอกสารและใช้อีเมลเพื่อส่งเอกสารเป็นเอกสารแนบ ความปลอดภัยอย่างไรก็ตามบางครั้งเป็นปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งในแพลตฟอร์มที่ไม่มีการเข้ารหัส ดังนั้นบางธุรกิจยังต้องพึ่งพาโทรสารเพื่อช่วยลดอันตรายที่เกี่ยวข้องกับแพลตฟอร์มที่ไม่มีการเข้ารหัสซึ่งอาจทำให้เอกสารถูกดักจับ
นอกเหนือจากเครื่องโทรสารแล้วธุรกิจจำนวนมากจะปรับใช้เซิร์ฟเวอร์โทรสารที่จะรับแฟกซ์ขาเข้าและเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของเซิร์ฟเวอร์ ข้อดีของการใช้เซิร์ฟเวอร์โทรสารผ่านเครื่องแฟกซ์หลายเครื่องคือการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์แฟกซ์หลายครั้งต่อวันในขณะที่ลดการสูญเสียที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์แฟกซ์ที่ไม่ต้องการ ผู้ให้บริการโทรสารยังเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อให้สามารถส่งแฟกซ์ผ่านอินเทอร์เน็ต การใช้ผู้ให้บริการช่วยให้ผู้ใช้สามารถลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับวิธีการส่งแฟกซ์แบบดั้งเดิม
