การถ่ายภาพเอกสารคืออะไร?

imag การถ่ายภาพเอกสารเป็นองค์ประกอบสำคัญของการทำธุรกิจในปัจจุบันเป็นวิธีการสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารสำคัญไดอะแกรมและรูปภาพการถ่ายภาพเอกสารช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารทางธุรกิจสามารถบันทึกและเก็บถาวรได้อย่างปลอดภัยนี่คือพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับการถ่ายภาพเอกสารรวมถึงการจัดเก็บและการกระจายภาพที่บันทึกไว้

การถ่ายภาพเอกสารกระดาษนั้นง่ายมากสิ่งที่จำเป็นจริงๆคือเครื่องสแกนที่มีคุณภาพสายเคเบิล USB เพื่อเชื่อมต่อเครื่องสแกนกับคอมพิวเตอร์จากนั้นสแกนซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้ภาพที่บันทึกและเก็บไว้ในขณะที่สแกนเนอร์เอกสารเคยมีราคาค่อนข้างแพงสิ่งนี้ทำให้การถ่ายภาพเอกสารเป็นไปได้สำหรับทั้งธุรกิจและในบ้าน

เมื่อซอฟต์แวร์โหลดบนฮาร์ดไดรฟ์แล้วและเครื่องสแกนจะได้รับการยอมรับจากระบบแล้วให้วางเอกสารที่ง่าย ๆ ลงบนหน้าจอสแกนเนอร์และกดปุ่มเริ่มต้นเพื่อเริ่มการสแกนการทำงานในลักษณะที่คล้ายกับเครื่องคัดลอกเครื่องสแกนจะสร้างภาพของเอกสารทำงานจากปลายด้านหนึ่งไปอีกด้านหนึ่งเมื่อหน้าเสร็จสมบูรณ์จะเป็นไปได้ที่จะใช้ซอฟต์แวร์เพื่อตั้งชื่อเอกสารที่สแกนแล้วเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์อีกทางเลือกหนึ่งเอกสารที่สแกนสามารถโหลดได้บน CDR หรืออัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์สำหรับการจัดเก็บและการดึงข้อมูล

ข้อดีของการสแกนเอกสารมีมากมายหนึ่งการสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่มีค่าช่วยให้มั่นใจได้ว่าแม้ในกรณีที่ต้นฉบับหายไปมันสามารถสร้างขึ้นใหม่ได้โดยการพิมพ์สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ประการที่สองคลังเก็บที่มีค่าจากปีที่ผ่านมาสามารถจับและเก็บรักษาไว้ได้เนื่องจากการถ่ายภาพเอกสารสร้างสำเนาที่จะไม่จางหายสีเหลืองตามอายุหรือเปิดเปราะเมื่อเวลาผ่านไปสุดท้ายการถ่ายภาพเอกสารทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันสำเนาเอกสารกระดาษที่มีสถานที่ห่างไกล

ตัวอย่างเช่นหากพนักงานขายอยู่นอกประเทศและจำเป็นต้องเห็นสำเนาสัญญาลูกค้าไม่จำเป็นต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำสำเนากระดาษและส่งทางไปรษณีย์โดยบริการจัดส่งแต่เอกสารที่สแกนสามารถส่งอีเมลหรือวางบนเครือข่ายที่ผู้ร่วมงานสามารถเข้าถึงได้สิ่งที่เคยใช้เวลาหลายวันในขณะนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการถ่ายภาพเอกสารimag การถ่ายภาพเอกสารได้เปลี่ยนวิธีที่หลาย ๆ บริษัท เก็บเอกสารสำคัญรวมถึงทำให้ง่ายต่อการดึงข้อมูลเมื่อจำเป็นไม่ว่าจะเป็นเอกสารประกอบด้วยรูปภาพสัญญาหรือการสร้างแผนผังภาพของเอกสารสำคัญจะได้รับการเก็บรักษาไว้และพร้อมใช้งานเมื่อใดก็ตามที่จำเป็น