อีเมลเสียงเป็นโปรแกรมอีเมลประเภทหนึ่งที่สามารถบันทึกข้อความโดยพูดผ่านไมโครโฟนในคอมพิวเตอร์สมาร์ทโฟนหรือพ็อคเก็ตพีซีและส่งไปยังทุกคนผ่านไคลเอนต์อีเมลดั้งเดิม ผู้รับจะต้องเปิดข้อความและเปิดลำโพงเพื่อฟังข้อความเสียง วิธีนี้สะดวกสำหรับผู้ที่ไม่สามารถพิมพ์ได้เนื่องจากความพิการหรือต้องการเพียงแค่ส่งอีเมลจำนวนมากและต้องการประหยัดเวลา
อีเมลเสียงยังลบความคลุมเครือบางส่วนที่มีอยู่ในข้อความอีเมลด้วย เป็นการยากที่จะแปลเสียงของข้อความจากหน้าจอและบ่อยครั้งที่ผู้คนรู้สึกขุ่นเคืองหรืออารมณ์เสียโดยบางสิ่งที่เขียนในข้อความอีเมลที่ไม่ได้มีเจตนาร้าย อีเมลที่ผู้ใช้สามารถได้ยินข้อความจริงที่ผู้ส่งมักจะเข้าใจตามที่ตั้งใจไว้
โปรแกรมซอฟต์แวร์อีเมลเสียงค่อนข้างง่าย มีการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์แล้วเชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมลดั้งเดิม เมื่อผู้ใช้พร้อมที่จะเขียนอีเมลเขาหรือเธอเพียงกดปุ่ม "บันทึก" บนหน้าจอคอมพิวเตอร์และเริ่มพูดกับไมโครโฟน ผู้ใช้อาจหยุดชั่วคราวหรือเริ่มการบันทึกใหม่ตามที่จำเป็นและบางโปรแกรมอนุญาตให้ผู้ใช้ประกบกันเสียงที่แตกต่างกัน
เมื่อผู้ใช้เสร็จสิ้นการบันทึกซอฟต์แวร์บีบอัดไฟล์เสียงเป็นไฟล์ขนาดเล็กโดยทั่วไปเป็นไฟล์. MP3, .WAV หรือ. GSM ไฟล์เสียงจะได้รับการบันทึกและแนบไปกับอีเมลซึ่งสามารถเขียนความคิดเห็นเพิ่มเติมได้หากต้องการ ไฟล์ประเภทนี้สามารถเล่นได้โดยคอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่องรวมถึงโทรศัพท์มือถือและอุปกรณ์เสียงอื่น ๆ จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคเล็กน้อยเพื่อใช้หนึ่งในโปรแกรมซอฟต์แวร์เหล่านี้
จากนั้นระบบจะส่งอีเมลเสียงไปยังผู้รับหรือกลุ่มผู้รับ เมื่อเขาหรือเธอได้รับเขาแค่คลิก "เล่น" และเปิดลำโพงเพื่อฟังข้อความอีเมล จากนั้นเขาสามารถพิมพ์อีเมลตอบกลับแบบเดิมหรือถ้าเขาติดตั้งซอฟต์แวร์ไว้ให้บันทึกอีเมลเสียงอื่นเพื่อตอบกลับ ไฟล์อาจถูกบันทึกและเล่นซ้ำได้ตามต้องการ นอกจากนี้โปรแกรมซอฟต์แวร์บางโปรแกรมสามารถใช้คุณสมบัติเสียงพูดเป็นข้อความเพื่อแปลงไฟล์เสียงพูดเป็นไฟล์ข้อความได้ สำหรับผู้ที่ต้องการประหยัดเวลาในการเขียนและส่งอีเมลซอฟต์แวร์อีเมลเสียงอาจเป็นตัวเลือกที่ดีแม้ว่าจะมีข้อเสียในการแก้ไขได้ยากหากมีข้อผิดพลาด
