ข้อความเสียงเป็นบริการส่งข้อความประเภทหนึ่งที่ช่วยให้การบันทึกการถ่ายโอนและจัดเก็บข้อความที่บันทึกไว้ ครั้งหนึ่งเคยเป็นเครื่องมือสำหรับองค์กรและธุรกิจข้อความเสียงตอนนี้กลายเป็นคุณสมบัติมาตรฐานของเครือข่ายมือถือ ถึงแม้ว่าวอยซ์เมลจะทำหน้าที่เป็นเครื่องตอบรับพื้นฐานที่สามารถให้บริการเครือข่ายโทรศัพท์ได้ แต่วันนี้สามารถรวมเข้ากับอีเมลและเครือข่ายอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เพื่อสร้างระบบส่งข้อความที่ครอบคลุม
ที่มาของข้อความเสียงเป็นหัวข้อที่ขัดแย้งกัน บริษัท และบุคคลหลายคนอ้างสิทธิ์ในการประดิษฐ์เอง สิทธิบัตรแรกสำหรับอุปกรณ์บันทึกหมายเลขโทรศัพท์ในเครือข่ายนั้นออกในปลายปี 1970 และต้นปี 1980 การพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่เป็นนวัตกรรมเหล่านี้ส่วนใหญ่ตอบสนองต่อความกังวลที่เพิ่มขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพทางธุรกิจ บริษัท ที่โทรออกและรับสายนับร้อยหรือหลายพันครั้งต่อวันอาจมีปัญหาอย่างมากเพื่อให้มั่นใจว่าได้รับข้อความอย่างถูกต้องและไปยังบุคคลที่เหมาะสม ข้อความเสียงอนุญาตให้ผู้โทรฝากข้อความที่มีรายละเอียดและชัดเจนซึ่งผู้รับสามารถตั้งใจฟังได้ในยามว่าง การใช้เครือข่ายส่วนขยายโทรศัพท์ที่อุทิศให้กับบุคคลเฉพาะภายในธุรกิจเลขานุการสามารถมั่นใจได้ว่าข้อความนั้นถูกส่งไปยังบุคคลที่ถูกต้อง
ระบบการส่งข้อความเสียงมักจะใช้งานโดยใช้คอมพิวเตอร์หลักในสถานที่หรือผู้ให้บริการนอกสถานที่โดย บริษัท ภายนอก ในขณะที่ระบบการทำงานของ บริษัท นั้นสามารถปรับแต่งได้มากกว่าเครือข่ายภายนอกจะไม่ต้องใช้คนงานหรือผู้เข้าร่วมเพื่อทำความเข้าใจวิธีการใช้งานระบบ ในการใช้เครือข่ายนอกสถานที่โดยปกติแล้วอย่างน้อยหนึ่งคนจะต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการทำงานและการจัดการระบบในขณะที่การจัดการและการดูแลรักษาเครือข่ายภายนอกนั้นดำเนินการโดยบุคลากรเครือข่าย
แม้ว่าผู้ให้บริการเครือข่ายจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันไป แต่ระบบการส่งข้อความเสียงจำนวนมากนั้นค่อนข้างง่าย ผู้ใช้บันทึกข้อความที่ส่งออกพร้อมข้อมูลพื้นฐานเช่นชื่อและวิธีการเพิ่มเติมในการเข้าถึงเขาหรือเธอ เมื่อสายถูกส่งไปยังข้อความเสียงผู้โทรจะได้ยินข้อมูลนี้ก่อนที่จะมีโอกาสบันทึกข้อความสำหรับผู้ใช้ ในการฟังข้อความใหม่ผู้ใช้จะต้องเข้าถึงระบบและมักจะป้อนรหัสผ่านที่ผู้ใช้เลือก หลังจากเล่นข้อความใหม่ผู้ใช้สามารถบันทึกหรือลบข้อความหรือเล่นซ้ำก่อนที่จะบันทึกเสียงต่อไปที่จัดเก็บไว้
ระบบบางระบบยังมีคุณสมบัติเพิ่มเติมเช่นการส่งการแจ้งเตือนการโทรไปยังเครือข่ายอื่น ตัวอย่างเช่นเมื่อฝากข้อความผู้โทรอาจมีตัวเลือกในการหน้าผู้ใช้ เครือข่ายรวมอื่น ๆ อาจอนุญาตให้ผู้โทรส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือแฟกซ์ให้กับผู้ใช้ได้เช่นกัน ด้วยการรวมระบบข้อความจำนวนมากผู้โทรมีโอกาสที่ดีขึ้นในการติดต่อกับข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
คุณสมบัติที่สำคัญอีกประการของระบบฝากข้อความเสียงหลายระบบคือตัวเลือกในการเข้าถึงข้อความจากโทรศัพท์หรืออุปกรณ์ภายนอก เพื่อที่จะทำเช่นนั้นคนมักจะต้องโทรไปยังหมายเลขที่แนบมากับระบบเสียงและรอให้ข้อความที่ส่งออกที่บันทึกไว้ในการเล่น จากนั้นเมื่อกดรหัสการเข้าถึงที่ผู้ใช้เลือกหรือกำหนดโดยเครือข่ายจะสามารถเข้าถึงข้อความได้ ความยืดหยุ่นของระบบนั้นถือว่ามีความแข็งแกร่งเป็นอย่างมากเนื่องจากผู้คนสามารถเข้าถึงข้อความบนเครือข่ายจากโทรศัพท์หรืออุปกรณ์พกพาใด ๆ
